A családi és egészségügyi szabadságról szóló törvény (FMLA) munkahelyi védelemmel ellátott szabadságot biztosít a jogosult munkavállalók számára, akiknek súlyos egészségi állapot miatt vagy súlyos egészségi állapotban lévő családtagjuk ápolása miatt kell szabadságot kivenniük. A munkáltatók azonban kihívásokkal szembesülhetnek, amikor az FMLA-szabadság ideje alatt a mentesített munkavállalóktól megvonják a fizetést. Íme, mit kell tudniuk a munkáltatóknak a törvénynek való megfelelés biztosítása érdekében.
A mentesített munkavállalók azok, akik mentesülnek a Fair Labor Standards Act (FLSA) túlórapótlékra vonatkozó követelményei alól. Ők jellemzően fizetett alkalmazottak, akik a ledolgozott órák számától függetlenül fix fizetést kapnak. Amikor egy mentesített munkavállaló FMLA-szabadságot vesz ki, a munkáltatónak biztosítania kell, hogy a munkavállaló továbbra is ugyanazt a fizetést kapja, mint a szabadság előtt, kivéve, ha a szabadságot egy teljes munkahétnél rövidebb szakaszokban veszik ki.
Ha az FMLA szabadságot egy teljes munkahétnél rövidebb időre veszik ki, a munkáltató levonhatja a munkavállaló fizetését a kivett időre. A csökkentést azonban úgy kell végrehajtani, hogy az ne sértse az FLSA béralapra vonatkozó követelményét. Ez azt jelenti, hogy a munkáltató nem vonhatja meg a munkavállaló bérét a kiesett órák száma alapján, hanem csak egész napokra lebontva.
Például, ha egy mentesített munkavállaló félnapos FMLA szabadságot vesz ki, a munkáltató nem vonhatja meg a munkavállaló bérét erre a félnapra. Ha azonban a munkavállaló egész napos FMLA-szabadságot vesz ki, a munkáltató levonhatja a munkavállaló fizetését arra a napra. Ha a munkavállaló egy teljes hétig vesz ki FMLA-szabadságot, a munkáltató az egész hétre vonatkozóan csökkentheti a munkavállaló bérét.
Fontos, hogy a munkáltatóknak világos szabályzatokkal és eljárásokkal kell rendelkezniük az FMLA-szabadság ideje alatt a mentességet élvező munkavállalók bérének csökkentésére vonatkozóan. Ezeket az irányelveket minden munkavállalóval közölni kell, és következetesen és méltányosan kell alkalmazni az FMLA-szabadságot igénybe vevő valamennyi munkavállalóra.
Összefoglalva, a munkáltatók az FMLA-szabadság ideje alatt csökkenthetik a fizetésüket a mentességet élvező munkavállalóktól, de csak teljes napokban, és csak akkor, ha a munkavállaló a szabadságot egy teljes munkahétnél rövidebb időre veszi ki. A munkáltatóknak világos irányelvekkel és eljárásokkal kell rendelkezniük a fizetéscsökkentésre vonatkozóan, és biztosítaniuk kell, hogy ezeket az irányelveket következetesen és méltányosan alkalmazzák minden munkavállalóra. E szabályok megértésével és pontos betartásával a munkáltatók biztosíthatják a jogszabályoknak való megfelelést, és elkerülhetik a lehetséges jogi problémákat.
Ha egy munkavállaló a bérszámfejtési határidő lejárta előtt elmulasztja jelenteni az időnyilvántartását, az számos problémát okozhat a munkáltató számára, többek között késedelmet okozhat a bérszámfejtés feldolgozásában, és a munkavállaló számára esetlegesen pontatlan kompenzációt eredményezhet. Íme néhány lépés, amelyet meg lehet tenni egy ilyen helyzet kezelésére:
1. Kommunikálja az időben történő jelentés fontosságát: Az első lépés annak biztosítása, hogy a munkavállalók megértsék a munkaidő-nyilvántartásuk időben történő bejelentésének fontosságát. Ez történhet rendszeres kommunikációval, például e-mailekkel, emlékeztetőkkel vagy csapatmegbeszélésekkel.
2. Határozzon meg egyértelmű határidőket: Fontos, hogy egyértelmű határidőket határozzunk meg az időjelentésre vonatkozóan, és gondoskodjunk arról, hogy a munkavállalók tisztában legyenek ezekkel. Ez segíthet elkerülni a félreértéseket, és biztosítja, hogy mindenki tudja, mikor kell benyújtania az időnyilvántartást.
3. Kövesse nyomon a munkavállalót: Ha egy munkavállaló nem jelenti be időben az időnyilvántartását, fontos, hogy azonnal nyomon kövesse a dolgozót. Ez történhet e-mailben vagy telefonon keresztül, hogy emlékeztesse őket a határidőre, és kérje meg őket, hogy a lehető leghamarabb nyújtsák be a feljegyzéseiket.
4. Dokumentálja a problémát: Fontos a probléma dokumentálása arra az esetre, ha az ismétlődő problémává válik. Jegyezze fel, hogy a munkavállaló nem jelentette be időben a munkaidő-nyilvántartást, és hogy milyen kommunikációra került sor a problémával kapcsolatban.
5. Beszélje meg a problémát a munkavállalóval: A határidő lejárta után fontos, hogy a munkavállalóval foglalkozzon a problémával. Ezt megteheti egy személyes megbeszélés vagy teljesítményértékelés keretében, ahol megbeszélheti a cselekedeteinek hatását, és támogatást ajánlhat fel, hogy segítsen neki javítani az időgazdálkodási készségein.
6. Szükség esetén alkalmazzon következményeket: Ha a probléma továbbra is fennáll, és a munkavállaló nem mutat javulást, szükségessé válhat következmények, például írásbeli figyelmeztetés vagy fegyelmi intézkedés végrehajtása.
Összességében a bérszámfejtési határidő előtt az időnyilvántartást elmulasztó munkavállaló kezelésének kulcsa az egyértelmű kommunikáció, az elvárások meghatározása, az azonnali nyomon követés, a probléma dokumentálása, valamint a munkavállalóval való konstruktív és támogató megbeszélés.
Általánosságban elmondható, hogy a Fair Labor Standards Act (FLSA) értelmében nem megengedett a fizetéscsökkentés. A fizetett alkalmazottak a teljes munkahétre előre meghatározott összeget kapnak, függetlenül a ledolgozott órák számától. Ezért a munkáltatók nem csökkenthetik a fizetésüket a részleges távollétek vagy a nem teljes munkahét miatt.
Ez alól a szabály alól azonban vannak kivételek. Ha a munkavállaló személyes okok miatt egy teljes napot hiányzik, a munkáltató levonhatja az aznapi bérét a munkavállaló fizetéséből. Továbbá, ha a munkavállaló betegség vagy fogyatékosság miatt hiányzik egy teljes napot, és a munkáltató jóhiszemű betegszabadság-tervvel rendelkezik, a munkáltató levonhatja a napi fizetést a munkavállaló fizetéséből.
Fontos megjegyezni, hogy az állami törvények további korlátozásokat tartalmazhatnak a fizetett munkavállaló bérének levonására vonatkozóan. Texasban nincsenek állami törvények a fizetéslevonásra vonatkozóan, így a munkáltatóknak a szövetségi irányelveket kell követniük.
Összefoglalva, bár vannak korlátozott körülmények, amikor a munkáltató csökkentheti egy alkalmazott fizetését, a szövetségi törvények szerint ez általában nem megengedett. A munkáltatóknak tisztában kell lenniük a korlátozásokkal, és jogi tanácsadóval kell konzultálniuk, ha bármilyen kérdésük vagy aggályuk van.