A OneNote egy hatékony és sokoldalú jegyzetelő alkalmazás, amely lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy együttműködjenek és megosszák jegyzeteiket másokkal. Frusztráló lehet azonban, ha valaki nem kívánt változtatásokat eszközöl a jegyzetein, vagy véletlenül töröl valami fontosat. Szerencsére a OneNote számos olyan eszközt és beállítást kínál, amelyek segítségével megvédheti jegyzeteit a szerkesztéstől, akár kollégáival osztja meg azokat, akár barátaival dolgozik egy projekten.
A jegyzetek védelmének egyik legegyszerűbb módja az egyes szakaszok jelszóval történő védelme. Ez megakadályozza, hogy bárki, aki nem ismeri a jelszót, megtekinthesse vagy szerkeszthesse a tartalmat. Egy szakasz jelszóval való ellátásához kattintson a jobb gombbal a szakasz lapjára, válassza a „Jelszóval védi ezt a szakaszt” lehetőséget, és kövesse a jelszó létrehozására vonatkozó utasításokat. A jelszót bármikor megváltoztathatja vagy eltávolíthatja a szakasz fülére jobb egérgombbal kattintva, majd a „Jelszó módosítása” vagy a „Jelszó eltávolítása” lehetőséget választva.
Ha van olyan oldala, amelyet nem szeretné, hogy más szerkesszen vagy töröljön, zárolhatja azt. Az oldal zárolása megakadályozza, hogy bárki változtatásokat hajtson végre, de a tartalmat továbbra is megtekintheti. Egy oldal zárolásához kattintson a jobb gombbal az oldal lapjára, válassza az „Oldalengedélyek”, majd a „Zárolt” lehetőséget. Kiválaszthatja azt is, hogy jelszóval zárolja az oldalt, ami akkor hasznos, ha a jegyzeteit megosztja valakivel, akinek szüksége van a tartalom megtekintésére, de nem szerkesztheti azt.
Ha egy projekten dolgozik egy csoporttal, megoszthatja velük a jegyzeteit anélkül, hogy mindenkinek szerkesztési hozzáférést adna. A OneNote lehetővé teszi, hogy jegyzeteit meghatározott személyekkel ossza meg, és csak megtekintési vagy szerkesztési hozzáférést adjon nekik. A jegyzetek megosztásához kattintson a OneNote ablak jobb felső sarkában található „Megosztás” gombra, adja meg a megosztani kívánt személyek e-mail címét, és válassza ki a hozzáférési szintet.
Végül, ha valaki nem kívánt változtatásokat eszközöl a jegyzetein, a OneNote verziótörténet funkciójával visszaállíthatja a korábbi verziót. A verziótörténet lehetővé teszi, hogy megnézze egy lapon végrehajtott összes módosítást, és szükség esetén visszaállítsa a korábbi verziót. A verziótörténet eléréséhez kattintson a jobb gombbal egy lapfülre, válassza az „Oldalverziók” lehetőséget, majd válassza ki a visszaállítani kívánt verziót.
Összefoglalva, a OneNote számos olyan eszközt és beállítást kínál, amelyek segítségével megvédheti jegyzeteit a nem kívánt változtatásoktól. A szakaszok jelszóval való védelmével, az oldalak zárolásával, a jegyzetek meghatározott személyekkel való megosztásával és a verziótörténet használatával gondoskodhat arról, hogy a jegyzetei biztonságban legyenek.
Egy megosztott OneNote védelméhez a következő lépéseket követheti:
1. Nyissa meg a védeni kívánt OneNote jegyzetfüzetet.
2. Kattintson a képernyő tetején található szalag „Fájl” fülére.
3. Válassza ki a bal oldali menüből az „Info” menüpontot.
4. Kattintson a „Jegyzetfüzet védelme” gombra.
5. Válassza ki a kívánt védelem típusát. Védheti a noteszgépet jelszóval, vagy használhatja a Windows Hello biometrikus hitelesítést.
6. Ha a jelszó használatát választja, adjon meg egy erős jelszót, majd erősítse meg azt.
7. Kattintson az „OK” gombra a védelem notebookra történő alkalmazásához.
A noteszgép védelmét követően bárkinek, aki hozzá akar férni, meg kell adnia a megfelelő jelszót, vagy a Windows Hello segítségével kell hitelesítenie magát. Ez segít biztosítani, hogy csak az arra jogosult felhasználók láthassák vagy szerkeszthessék a jegyzetfüzet tartalmát.
A OneNote-ban történő szerkesztés korlátozásához egy csapatban a következő lépéseket követheti:
1. Nyissa meg azt a OneNote jegyzetfüzetet, amelynek szerkesztését korlátozni szeretné.
2. Kattintson a képernyő bal felső sarkában található „Fájl” fülre.
3. Kattintson a bal oldali menüben a „Megosztás” gombra.
4. Kattintson a képernyő jobb felső sarkában a „Invite People” (Emberek meghívása) gombra.
5. Az „Invite People” (Emberek meghívása) ablakban adja meg azoknak a csapattagoknak az e-mail címét, akikkel meg szeretné osztani a notebookot.
6. Kattintson a „Can Edit” (Szerkeszthető) melletti legördülő mezőre, és válassza a „Can View” (Megtekinthető) lehetőséget.
7. Kattintson a „Küldés” gombra a meghívó elküldéséhez a csapattagoknak.
Ezeknek a lépéseknek a követésével korlátozta a szerkesztési hozzáférést a csapattagok számára, és ők csak megtekinthetik a OneNote jegyzetfüzetet.
Igen, valaki más is szerkesztheti a OneNote jegyzetét, ha erre engedélyt ad neki. A OneNote egy közös jegyzetkészítő eszköz, amely lehetővé teszi, hogy több felhasználó egyidejűleg hozzáférjen és szerkessze ugyanazt a jegyzetfüzetet. Ahhoz, hogy valaki másnak is hozzáférést biztosítson a OneNote jegyzetfüzetéhez, meg kell osztania azt vele egy meghívó vagy link elküldésével.
A OneNote jegyzetfüzet megosztásához a Microsoft OneNote-ban kövesse az alábbi lépéseket:
1. Nyissa meg a megosztani kívánt OneNote jegyzetfüzetet.
2. Kattintson a képernyő jobb felső sarkában található „Megosztás” gombra.
3. Válassza ki a jegyzetfüzet megosztásához használni kívánt módszert (pl. e-mail, link stb.).
4. Adja meg annak a személynek az e-mail címét, akivel meg szeretné osztani a jegyzetfüzetet, vagy másolja ki és ossza meg a linket.
5. Válassza ki a megadni kívánt jogosultsági szintet (csak megtekintés vagy szerkesztés).
6. Kattintson a „Megosztás” gombra a meghívó elküldéséhez.
Miután a másik személy elfogadta a meghívást és hozzáfér a OneNote jegyzetfüzethez, szerkesztheti azt, ha Ön engedélyt adott rá. Szükség esetén azonban bármikor visszavonhatja valakinek a szerkesztési engedélyét.
Igen, megoszthat egy OneNote jegyzetfüzetet csak olvasható formában. A OneNote lehetőséget biztosít a megosztott jegyzetfüzetek különböző hozzáférési szintjeinek beállítására, beleértve a Csak megtekintés lehetőséget is. Ez azt jelenti, hogy bárki, akivel megosztja a jegyzetfüzetet, csak megtekintheti a tartalmat, de nem módosíthatja vagy szerkesztheti azt.
Az alábbi lépésekkel oszthat meg egy OneNote jegyzetfüzetet csak olvasási jogosultsággal:
1. Nyissa meg a megosztani kívánt OneNote jegyzetfüzetet.
2. Kattintson a képernyő jobb felső sarkában található Megosztás gombra.
3. Válassza ki azt az e-mail címet vagy elérhetőséget, amellyel meg kívánja osztani a jegyzetfüzetet.
4. Válassza ki az engedélyezési szintet, amelyet meg kíván adni nekik. Ebben az esetben válassza a „Megnézheti” vagy a „Csak megtekintés” lehetőséget.
5. Kattintson a „Megosztás” gombra a meghívó elküldéséhez.
Amint az a személy, akivel megosztotta a jegyzetfüzetet, elfogadja a meghívást, csak olvasási módban megtekintheti a jegyzetfüzetet. Nem lesz képes változtatni vagy szerkeszteni a tartalmat, de szükség esetén bemásolhatja és beillesztheti az információkat egy új dokumentumba.