Akár szabadságra megy, akár néhány napot vesz ki a munkából, fontos, hogy tudassa az emberekkel, hogy ez idő alatt nem elérhető. Ennek egyik módja, hogy az Outlook Express programban létrehozza az Out of Office üzenetet. Ez az üzenet automatikusan elküldésre kerül mindenkinek, aki e-mailt küld Önnek, amíg Ön távol van. Íme, hogyan hozhat létre egy Out of Office üzenetet az Outlook Expressben.
Az első lépés az Outlook Express megnyitása. Ha nincs telepítve a számítógépére, letöltheti a Microsoft webhelyéről.
Miután megnyitotta az Outlook Express-t, kattintson a képernyő tetején található „Eszközök” menüre.
Az „Eszközök” menüben kattintson az „Üzenetszabályok” menüpontra.
Az „Message Rules” ablakban kattintson a „Mail” gombra.
Új üzenetszabály létrehozásához kattintson az „Új” gombra.
A „Válassza ki a szabály feltételeit” mezőben válassza a „Minden üzenetre” lehetőséget.
A „Select the Actions for your rule” (A szabály műveleteinek kiválasztása) mezőben válassza a „Reply with message” (Válaszolás üzenettel) lehetőséget.
Az „Üzenet” hivatkozásra kattintva hozza létre a Hivatalon kívüli üzenetet. Az üzenet megírásához használhatja a szövegmezőt. Feltétlenül tüntesse fel, hogy mikor lesz távol az irodától és mikor tér vissza.
Miután létrehozta az üzenetet, kattintson a „Mentés” gombra a mentéshez.
A „Szabály neve” mezőben adjon a szabályának egy olyan nevet, amely segít megjegyezni, hogy mit csinál. Nevezheti például „Out of Office” (Hivatalon kívül) elnevezésűnek.
Győződjön meg róla, hogy az „Enabled” (Engedélyezve) négyzet be van jelölve, így a szabály aktív lesz.
Kattintson az „OK” gombra a szabály mentéséhez.
Az Out of Office üzenete most már be van állítva az Outlook Expressben. Bárki, aki távollétében e-mailt küld Önnek, automatikusan megkapja az üzenetét. Amikor visszatér az irodába, a következő lépéseket követve újra kikapcsolhatja az Out of Office üzenetet.