Az Outlook 2007 egy széles körben használt e-mail kliens, amely számos olyan funkcióval rendelkezik, amelyekkel az e-mail kezelése gyerekjáték. Az egyik ilyen funkció a terjesztési lista, amely lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy egyszerre több címzettnek küldjenek e-maileket. Az elosztólista életmentő lehet olyan vállalkozások és szervezetek számára, amelyek gyakran küldenek e-maileket ugyanannak az embercsoportnak.
Sokakat foglalkoztat a kérdés, hogy hány nevet lehet egy Outlook 2007 terjesztési listába tenni. A válasz az, hogy ez az Outlook használt verziójától függ. Az Outlook 2007 esetében a maximális névszám, amelyet egy terjesztési listába felvehet, 50 név. Ez a szám magában foglalja az e-mail címeket és a megjelenített neveket is.
Fontos megjegyezni, hogy az 50 név nem kőbe vésett korlát. Az e-mail kiszolgáló képességeitől függően növelheti az elosztólistában szereplő nevek számát. Azonban ajánlott a nevek számát a minimumon tartani, hogy elkerülje az e-mail kiszolgáló túlterhelését és az esetleges e-mail kézbesítési problémák kialakulását.
A terjesztési lista létrehozása az Outlook 2007-ben egyszerű. A kezdéshez nyissa meg az Outlookot, és kattintson a „Kapcsolatok” fülre. Ott kattintson az eszköztáron az „Új terjesztési lista” gombra. Adjon nevet a terjesztési listának, majd a „Tagok kiválasztása” gombra kattintva adjon hozzá embereket a listához. A nevek hozzáadása történhet kézzel történő beírással vagy a névjegyzékben való kereséssel.
Miután az összes nevet hozzáadta a terjesztési listához, a lista segítségével egyszerre több címzettnek küldhet e-maileket. Ehhez egyszerűen írjon egy új e-mailt, és írja be a „Címzett” mezőbe a terjesztési lista nevét. Az Outlook automatikusan feltölti a listán szereplők e-mail címeit.
Összefoglalva, az Outlook 2007 terjesztési listáján legfeljebb 50 név szerepelhet. Bár ez a szám kevésnek tűnhet, a legtöbb vállalkozás és szervezet számára elegendő. A terjesztési lista létrehozása egyszerű, és időt takaríthat meg a csoportos e-mailek küldésekor. Csak ne feledje, hogy a nevek számát a minimumon tartsa, hogy elkerülje az e-mail kiszolgáló túlterhelését.
Egy nagy terjesztési lista létrehozása az Outlookban hasznos módja lehet annak, hogy időt és energiát takarítson meg, amikor e-maileket küld egy nagy csoportnak. Az alábbiakban ismertetjük a nagy terjesztési lista létrehozásának lépéseit az Outlookban:
1. Nyissa meg az Outlookot, és kattintson az „Emberek” fülre.
2. Kattintson az eszköztáron található „Új kapcsolatcsoport” gombra.
3. Adjon az új kapcsolatcsoportnak egy olyan nevet, amely segítségével később könnyen azonosíthatja azt.
4. Kattintson a „Tagok hozzáadása” gombra, és válassza ki a kapcsolatok forrását. Választhat, hogy a címjegyzékből, az Outlook névjegyzékből vagy akár egy Excel-táblázatból adja hozzá a névjegyeket.
5. Válassza ki azokat a névjegyeket, amelyeket hozzá kíván adni a terjesztési listához, és kattintson a „Tagok” gombra a hozzáadáshoz. Új névjegyeket az „Új névjegy” gombra kattintva is felvehet.
6. Miután hozzáadta az összes, a terjesztési listába felvenni kívánt névjegyet, kattintson a „Mentés és bezárás” gombra a lista mentéséhez.
Most, hogy létrehozta a terjesztési listát, könnyen küldhet e-maileket a lista összes tagjának, ha az e-mail „Címzett” mezőjébe beírja a lista nevét. Ezzel időt takaríthat meg, és csökkentheti annak kockázatát, hogy valakit elfelejtsen hozzáadni egy fontos e-mailhez.
Egy tömeges e-mail lista létrehozása az Outlookban nagyszerű módja annak, hogy racionalizálja kommunikációs erőfeszítéseit, és néhány kattintással elérjen egy nagy csoportot. Íme, hogyan hozhat létre egy tömeges e-mail listát az Outlookban:
1. Nyissa meg az Outlookot, és kattintson a navigációs sávban a „Kapcsolatok” fülre.
2. Kattintson a „Kezdőlap” fül alatt található „Új névjegycsoport” gombra.
3. Adjon nevet a csoportnak a „Név” mezőben, majd kattintson a „Tagok hozzáadása” gombra.
4. Válassza ki, hogy a tagokat az Outlook névjegyzékből, egy címjegyzékből vagy e-mail címük kézi megadásával kívánja-e felvenni.
5. Ha úgy dönt, hogy az Outlook névjegyzékből vagy egy címjegyzékből szeretne tagokat felvenni, válassza ki a felvenni kívánt névjegyeket, és kattintson a „Tagok” gombra. Ha úgy dönt, hogy kézzel adja meg az e-mail címeiket, írja be őket a „Tagok” mezőbe, pontosvesszővel elválasztva őket egymástól.
6. Ha az összes kívánt tagot hozzáadta a csoporthoz, kattintson az „OK” gombra a módosítások mentéséhez.
7. Ha e-mailt szeretne küldeni az új csoportjának, hozzon létre egy új e-mail üzenetet az Outlookban, és írja be a csoport nevét a „Címzett” mezőbe. Az Outlook automatikusan elküldi az e-mailt a csoport összes tagjának.
Ez az! Sikeresen létrehozott egy tömeges e-mail listát az Outlookban.
Az, hogy hány névjegy lehet egy terjesztési listában, a terjesztési lista létrehozásához használt e-mail szolgáltatótól vagy szoftvertől függ. Általánosságban elmondható, hogy a legtöbb e-mail szolgáltató maximum 100-500 névjegyet engedélyez egyetlen terjesztési listában. Egyes szolgáltatások azonban az előfizetési csomagtól vagy csomagtól függően nagyobb vagy kisebb számú kontaktot is engedélyezhetnek. Fontos, hogy tájékozódjon az adott e-mail szolgáltatótól vagy a használt szoftvertől a terjesztési listához hozzáadható kapcsolatok maximális számának meghatározásáról. Emellett fontos megjegyezni, hogy ha túl sok névjegy van egy terjesztési listán, akkor az e-maileket spamnek minősíthetik, vagy nem minden címzettnek kézbesíthetik. Előnyös lehet egy nagy listát kisebb alcsoportokra szegmentálni a sikeres e-mail-kézbesítés biztosítása érdekében.