A számvitel világában két olyan fogalom létezik, amelyeket gyakran felváltva használnak, de amelyek között egyértelmű különbségek vannak: az előlegek és az időbeli elhatárolások. Bár mindkettő a pénzügyi tranzakciók időzítésével kapcsolatos, alapvetően különböző fogalmak, amelyeket minden vállalkozónak meg kell értenie. Ebben a cikkben megvizsgáljuk az előlegek és az időbeli elhatárolások közötti legfontosabb különbségeket, azt, hogy milyen hatással vannak a vállalkozására, és mit kell szem előtt tartania a kezelésük során.
Az előlegek olyan kiadásokra utalnak, amelyeket előre kifizettek, de még nem használtak fel vagy nem fogyasztottak el. Ha például a következő hat hónapra előre kifizeti a bérleti díjat, az előre fizetett kiadásnak minősül. Más gyakori példák az előre fizetett kiadásokra a biztosítási díjak, az előfizetések és az előre fizetett reklámok. Amikor előre kifizetett költséget fizet, azt eszközként tartja nyilván a mérlegében, mivel olyan értéket képvisel, amelyért már fizetett. Ahogy az előre fizetett költség felhasználásra vagy felhasználásra kerül, fokozatosan költségként könyveli el az eredménykimutatásban.
Az elhatárolások viszont olyan kiadásokra utalnak, amelyek már felmerültek, de még nem kerültek kifizetésre. Például, ha a hónap végén kap egy közüzemi számlát, de csak a következő hónapban fizeti ki, akkor ez egy elhatárolt kiadás. További gyakori példák az elhatárolt kiadásokra a bérek, az adók és a hitelkamatok. Amikor elhatárolt kiadás merül fel, azt kötelezettségként rögzíti a mérlegében, mivel olyan tartozást jelent, amellyel tartozik, de még nem fizette ki. Ahogy az elhatárolt költséget visszafizeted, fokozatosan költségként rögzíted az eredménykimutatásodban.
Az aktív időbeli elhatárolások több okból is fontosak. Mindenekelőtt lehetővé teszik, hogy pontosan tükrözze vállalkozása pénzügyi helyzetét. Az előre fizetett és elhatárolt költségek rögzítésével pontosabb képet kaphat a pénzforgalmáról és az általános pénzügyi helyzetéről. Ezenkívül az előlegek és az elhatárolások segítenek biztosítani, hogy pénzügyi kimutatásai megfeleljenek az általánosan elfogadott számviteli alapelveknek (GAAP), amelyek az Egyesült Államokban a pénzügyi beszámolás standard irányelvei. Végezetül az előlegek és az elhatárolások segíthetnek jobb üzleti döntések meghozatalában, mivel pontosabb pénzügyi információkkal szolgálnak.
Az előlegek és elhatárolások kezelése összetett folyamat lehet, különösen a kisvállalkozások tulajdonosai számára, akiknek nincs külön könyvelőcsapatuk. Van azonban néhány bevált gyakorlat, amely segíthet Önnek az előlegek és elhatárolások kezelésében. Először is, fontos, hogy az előre fizetett és elhatárolt kiadásokat a rendszeres kiadásoktól elkülönítve kövesse nyomon, hogy pontosan tükrözni tudja őket a pénzügyi kimutatásokban. Másodszor, rendszeresen felül kell vizsgálnia előlegeit és elhatárolásait, hogy megbizonyosodjon azok helyes nyilvántartásáról, és hogy azonosítsa az esetleges problémákat. Végül pedig jó ötlet, ha szakképzett könyvelővel vagy könyvelővel dolgozik együtt, aki segíthet Önnek az előlegek és elhatárolások kezelésében, és biztosíthatja, hogy pénzügyi kimutatásai pontosak és megfelelőek legyenek.
Összefoglalva, az előlegek és az időbeli elhatárolások a könyvelés két olyan alapvető fogalma, amelyet minden vállalkozónak meg kell értenie. Bár első pillantásra hasonlónak tűnhetnek, alapvetően különböző fogalmakról van szó, amelyek különböző módon befolyásolják vállalkozását. Az előlegek és az időbeli elhatárolások közötti különbségek megértésével jobban kezelheti pénzforgalmát, biztosíthatja a GAAP-nak való megfelelést, és megalapozottabb üzleti döntéseket hozhat.
Az előlegek a számvitelben azokat a kiadásokat jelentik, amelyeket előre kifizettek, de még nem merültek fel. Ezeket előre fizetett költségeknek vagy halasztott költségeknek is nevezik. Az előlegeket általában a felhasználásukig vagy felhasználásukig eszközként tartják nyilván a vállalat mérlegében.
Az előlegek közé tartoznak például az előre fizetett bérleti díjak, az előre fizetett biztosítások és az előre fizetett előfizetési díjak. Egy vállalat például a következő hat hónapra előre kifizetheti a bérleti díjat, és az összeget előre fizetett bérleti díj eszközként tartja nyilván. Minden egyes hónap elteltével az előre kifizetett bérleti díj egy része költségként kerül elszámolásra, és a vállalat eredménykimutatásában kerül kimutatásra.
Az előlegek fontosak a számvitelben, mivel segítenek biztosítani, hogy a kiadások megfelelően illeszkedjenek ahhoz az időszakhoz, amelyben felmerülnek. Ez fontos a pontos pénzügyi beszámolás és előrejelzés szempontjából. Ezen túlmenően az előlegek segíthetnek a vállalatoknak jobban kezelni a pénzforgalmukat, mivel lehetővé teszik számukra, hogy a kiadásokat előre kifizessék, és a költségeket időben eloszlassák.
Az elhatárolás azt a számviteli módszert jelenti, amely a bevételeket és a kiadásokat akkor számolja el, amikor azok keletkeznek vagy felmerülnek, függetlenül attól, hogy a készpénz ténylegesen mikor érkezik meg vagy mikor kerül kifizetésre. Az elhatárolásra példa, amikor egy vállalat decemberben szolgáltatást nyújt egy ügyfélnek, de az ügyfél csak a következő év januárjában fizet. Az elhatárolási módszer szerint a decemberben nyújtott szolgáltatásokból származó bevételt még akkor is elszámolnák az adott évi pénzügyi kimutatásokban, ha a készpénz csak a következő évben érkezik meg. Hasonlóképpen, ha egy vállalatnak decemberben merülnek fel kiadások, például bérek, bérleti díjak vagy közüzemi szolgáltatások, de a számlákat csak januárban fizeti ki, a kiadásokat továbbra is a decemberi pénzügyi kimutatásokban kell elszámolni, mivel ekkor merültek fel. Az eredményszemléletű elszámolás pontosabb képet ad a vállalat pénzügyi teljesítményéről, mivel az időszak alatt történt gazdasági tevékenységet tükrözi, nem pedig csak a kapott vagy kifizetett készpénzt.