A kisvállalkozások számára a hitelek és törlesztések nyomon követése fárasztó feladat lehet. Szerencsére a QuickBooks egyszerű és hatékony megoldást kínál, amellyel könnyedén rögzítheti a kölcsönköveteléseket. Az alábbiakban lépésről lépésre bemutatjuk, hogyan rögzíthet egy kölcsönkövetelést a QuickBooksban.
Az első lépés egy új számla létrehozása a QuickBooksban a kölcsönkövetelések nyilvántartásához. Ehhez kattintson a „Listák” menüre, majd a „Számlatükör” menüpontra. Ott kattintson az „Új számla” gombra, és válassza az „Egyéb forgóeszköz” számlatípust. Adjon a számlának valami egyszerű nevet, például „Kölcsönkövetelés”, és nyomja meg a „Mentés és bezárás” gombot.
Most, hogy már van egy új számlája a kölcsönkövetelés nyomon követésére, itt az ideje, hogy magát a kölcsönt is rögzítse. Kattintson az „Ügyfelek” menüre, és válassza a „Fizetések fogadása” lehetőséget. Innen válassza ki azt az ügyfelet, aki a kölcsönt kapja, majd írja be a kölcsön összegét az „Összeg” mezőbe. A „Fizetési mód” mezőben válassza a „Csekk” vagy „E-csekk” lehetőséget, és adja meg a csekkszámot vagy a hivatkozási számot. A „Deposit To” mezőben válassza ki az imént létrehozott „Loan Receivable” számlát. A hitel rögzítéséhez nyomja meg a „Mentés és bezárás” gombot.
A kölcsön és a visszafizetések nyomon követése érdekében hozzon létre egy számlát az ügyfél számára. Kattintson az „Ügyfelek” menüre, és válassza a „Számlák létrehozása” lehetőséget. Írja be az ügyfél adatait és a kölcsön összegét a „Termék/szolgáltatás” mezőbe. A „Feltételek” mezőben adja meg a kölcsön futamidejét (pl. 6 hónap) és a kamatlábat (ha van ilyen). A számla létrehozásához nyomja meg a „Mentés és bezárás” gombot.
Ahogy az ügyfél törlesztéseket teljesít, fontos, hogy azokat rögzítse a QuickBooksban. Kattintson az „Ügyfelek” menüre, és válassza a „Fizetések fogadása” lehetőséget. Válassza ki az ügyfelet, és írja be a visszafizetés összegét az „Amount” mezőbe. A „Fizetési mód” mezőben válassza a „Csekk” vagy „E-csekk” lehetőséget, és adja meg a csekk számát vagy a hivatkozási számot. A „Befizetés címzettje” mezőben válassza ki a „Hitelkövetelés” számlát. A visszafizetés rögzítéséhez nyomja meg a „Mentés és bezárás” gombot.
Ezeket az egyszerű lépéseket követve könnyedén rögzítheti a kölcsönköveteléseket a QuickBooksban, és nyomon követheti a visszafizetéseket. Ez segít Önnek abban, hogy a pénzügyei felett maradjon, és biztosítsa, hogy a visszafizetéseket időben megkapja.
A kapott kölcsön QuickBooksban történő rögzítéséhez kövesse az alábbi lépéseket:
1. Kattintson a bal oldali menüben a „Banki ügyintézés” fülre.
2. Válassza ki a „Kölcsönök” menüpontot a felső menüből, majd kattintson a „Kölcsön hozzáadása” gombra.
3. Töltse ki a kölcsön adatait, beleértve a hitelező nevét, a kölcsön összegét, a kamatlábat és a fizetési feltételeket.
4. Válassza ki azt a számlát, amelyet a hitel nyomon követésére fog használni a QuickBooksban. Ez általában egy kötelezettségszámla, például a „Fizetendő kölcsönök”.
5. Szükség esetén állítson be ismétlődő fizetési ütemtervet, hogy a QuickBooks emlékeztesse Önt a fizetések esedékességére.
6. Kattintson a „Mentés és bezárás” gombra a kölcsön QuickBooksban történő rögzítéséhez.
Miután a kölcsön rögzítésre került a QuickBooksban, könnyen nyomon követheti a kifizetéseket és a kamatköltségeket. A kölcsön kifizetésekor ügyeljen arra, hogy minden egyes kifizetést a QuickBooksban a „Kölcsön kifizetése” funkcióval rögzítsen, amely automatikusan frissíti a kölcsön egyenlegét és a kamatkiadásokat.
A kölcsönkövetelések beállítása a QuickBooks desktopban néhány egyszerű lépésből áll. Az alábbi módon végezheti el:
1. Nyissa meg a QuickBooks programot, és lépjen a „Listák” menüpontra.
2. Válassza ki az „Ügyfél- és szállítói profillisták” menüpontot, majd kattintson a „Fizetési tételek listája” menüpontra.
3. Kattintson az „Új” gombra egy új fizetési tétel létrehozásához.
4. Az „Új tétel” ablakban válassza ki a „Típus” legördülő menüből a „Hitelkövetelés” opciót.
5. Adjon meg egy nevet a kölcsönköveteléshez, például a hitelfelvevő nevét vagy a kölcsön számát.
6. A „Számla” legördülő menüben válassza ki a megfelelő eszközszámlát, ahol a kölcsönkövetelést nyomon kívánja követni.
7. Az „Amount or %” mezőt állítsa 100%-ra, ha a kölcsön teljes összegét kívánja nyomon követni. Ha részösszeget szeretne követni, adja meg a követni kívánt százalékot vagy összeget.
8. Kattintson az „OK” gombra a kölcsönkövetelés tétel mentéséhez.
Miután beállította a kölcsönkövetelés tételt, használhatja azt számlák létrehozására vagy a kölcsönnel kapcsolatos kifizetések fogadására. Számla létrehozásához lépjen az „Ügyfelek” menüpontba, és válassza a „Számlák létrehozása” lehetőséget. Válassza ki a hitelfelvevő nevét, és adja hozzá a kölcsönkövetelés tételt a számlához. Fizetések fogadásához lépjen az „Ügyfelek” menübe, és válassza a „Fizetések fogadása” lehetőséget. Válassza ki a hitelfelvevő nevét, és alkalmazza a fizetést a kölcsönkövetelés tételhez.
A kölcsönkövetelések QuickBooks desktopban történő beállításával könnyedén nyomon követheti és kezelheti kölcsöneit, és biztosíthatja, hogy időben megkapja a kifizetéseket.
A kölcsönkövetelésekkel kapcsolatban néhány kulcsfontosságú lépést kell követnie ahhoz, hogy megfelelően kezelje azokat:
1. Rögzítse a kölcsönkövetelést: A kölcsönkövetelést a mérlegben eszközként kell nyilvántartani. Ez azt jelenti, hogy a kölcsön összegét hozzá kell adni a vállalat összes eszközéhez.
2. Halmozza fel a kamatokat: Ha a kölcsönnek van kamatlába, a kamatot el kell határolni, és bevételként kell elszámolni az eredménykimutatásban. Ez azt jelenti, hogy a vállalat a kamatbevételt a kölcsön futamideje alatt fogja elszámolni.
3. Figyelje a fizetési ütemezést: A hitel fizetési ütemezését szorosan figyelemmel kell kísérni annak biztosítása érdekében, hogy a kifizetések időben történjenek. Ha a kifizetések nem az ütemterv szerint történnek, a vállalatnak intézkedéseket kell tennie a fennálló egyenleg behajtása érdekében.
4. Értékvesztés kiigazítása: Ha aggályok merülnek fel azzal kapcsolatban, hogy a hitelfelvevő képes-e visszafizetni a kölcsönt, a kölcsönkövetelést esetleg értékvesztés miatt ki kell igazítani. Ez azt jelenti, hogy a vállalat csökkenti a kölcsönkövetelés összegét, hogy az tükrözze a várható veszteséget.
Összességében a kölcsönkövetelések kezelése gondos nyomon követést és könyvelést igényel annak biztosítása érdekében, hogy a vállalat pontosan rögzítse az eszközt és a kapcsolódó bevételeket vagy értékvesztést.