Vállalkozás tulajdonosaként fontos, hogy nyomon kövesse a munkavállalói kiadásokat a pénzügyi pontosság és elszámoltathatóság biztosítása érdekében. A QuickBooks kényelmes megoldást kínál a munkavállalói költségtérítések kezelésére, mivel lehetővé teszi a számlák beírását és a kiadások nyomon követését. Az alábbiakban lépésről lépésre bemutatjuk, hogyan kell a QuickBooksban a munkavállalók költségtérítését szolgáló számlákat beírni.
1. lépés: Költségszámla létrehozása
Mielőtt elkezdené a dolgozói költségtérítésekhez szükséges számlák bevitelét, létre kell hoznia egy költségszámlát. Ezt a számlát fogja használni az összes munkavállalói kiadás nyomon követésére. A költségszámla létrehozásához lépjen a „Listák” menübe, és válassza a „Számlatükör” menüpontot. Kattintson az „Új számla” gombra, és a „Számlatípus” résznél válassza a „Költség” lehetőséget. Adjon nevet a számlának, és mentse el.
2. lépés: Szállítói profil létrehozása
Ezután létre kell hoznia egy szállítói profilt a visszatérítendő alkalmazott számára. Ehhez lépjen a „Szállítók” menübe, és válassza az „Új szállító” lehetőséget. Töltse ki az alkalmazott adatait, beleértve a nevét és címét. Ha végzett, mentse el a profilt.
3. lépés: Számla megadása
A munkavállalói költségtérítéshez szükséges számla megadásához lépjen a „Szállítók” menübe, és válassza a „Számlák megadása” lehetőséget. Válassza ki a munkavállaló nevét a legördülő menüből a „Szállító” alatt. Adja meg a kiadás részleteit, beleértve a dátumot, a leírást és az összeget. A „Számla” részben válassza ki az 1. lépésben létrehozott költségszámlát. Az adatok megadásának befejeztével mentse el a számlát.
4. lépés: Fizesse ki a számlát
Miután beírta a számlát, ki kell fizetnie azt, hogy megtérítse a munkavállalónak. Ehhez lépjen a „Számlák kifizetése” menüpontra a „Szállítók” részben. Válassza ki az imént bevitt számlát, és válassza ki a fizetési módot. Írhat csekket vagy használhat elektronikus fizetési módot. Adja meg a fizetési adatokat, és mentse el a fizetést.
5. lépés: A kiadások nyomon követése
Végül a pénzügyi pontosság biztosítása érdekében nyomon kell követnie az összes munkavállalói kiadást. Ehhez lépjen a „Jelentések” menübe, és válassza a „Költségek és szállítók” menüpontot. Válassza ki az alkalmazott nevét a legördülő menüből, és válassza ki a megjeleníteni kívánt dátumtartományt. Ez a jelentés megmutatja az alkalmazottal kapcsolatos összes kiadást a megadott időszakban.
Összefoglalva, a QuickBooksban az alkalmazottak költségtérítésére szolgáló számlák bevitele egyszerű folyamat, amellyel időt takaríthat meg, és biztosíthatja a pénzügyi pontosságot. Ha követi ezeket a lépéseket, hatékonyan kezelheti az alkalmazottak költségeit, és nyomon követheti az összes költségtérítést.
Egy visszatérített tranzakció QuickBooksban történő rögzítéséhez az alábbi lépéseket követheti:
1. Hozzon létre egy új költségtranzakciót a főmenü „Költségek” lapjára lépve, majd válassza az „Új költség” lehetőséget.
2. Töltse ki a szükséges mezőket, például a dátumot, a kedvezményezettet és a számlát. Írja be a tranzakció összegét az „Összeg” mezőbe.
3. A „Kategória” mezőben válassza ki a megfelelő költségszámlát, amely alatt a tranzakciót rögzíteni kell.
4. A „Fizetés” mezőben válassza ki azt a bankszámlát, amelyre a költségtérítést befizették.
5. A „Memo” mezőbe írjon egy rövid megjegyzést, amely jelzi, hogy a tranzakció visszatérítés volt.
6. Ha minden mező kitöltésre került, kattintson a „Mentés és bezárás” gombra a tranzakció mentéséhez.
Alternatívaként rögzítheti a visszatérítést befizetési tranzakcióként is, ha a főmenüben a „Banki műveletek” fülre lép, és kiválasztja a „Befizetés végrehajtása” lehetőséget.
1. Válassza ki azt a bankszámlát, amelyre a visszatérítést befizették.
2. Adja meg a befizetés dátumát és az összeget.
3. A „Received From” mezőbe írja be annak a személynek vagy cégnek a nevét, aki a költségtérítést nyújtotta.
4. A „Számláról” mezőben válassza ki azt a költségszámlát, amelyen az eredeti tranzakciót rögzítették.
5. A „Memo” mezőbe írjon egy rövid megjegyzést, amely jelzi, hogy a befizetés visszatérítés volt.
6. Ha minden mezőt kitöltött, kattintson a „Mentés és bezárás” gombra a befizetési tranzakció mentéséhez.
Ha követi ezeket a lépéseket, pontosan rögzítheti a visszatérített tranzakciókat a QuickBooksban, és biztosíthatja, hogy pénzügyi nyilvántartása naprakész és pontos legyen.
A QuickBooksban a következő lépésekkel számlázhat költségtérítésről:
1. Hozzon létre egy számlát: Menjen a bal oldali menü Ügyfelek lapjára, és válassza a „Számlák létrehozása” lehetőséget. Töltse ki az ügyfél adatait, a termék vagy szolgáltatás adatait és a visszatérítésre kért összeget.
2. Válassza ki a „Számlázható” opciót: Jelölje be a „Számlázható” négyzetet a termék vagy szolgáltatás mellett, amelyre visszatérítést kér. Ez lehetővé teszi a QuickBooks számára, hogy nyomon kövesse a költségeket, és számlát készítsen az ügyfél számára, amikor eljön a visszatérítés ideje.
3. Rendeljen egy ügyfelet a számlához: Az „Ügyfél” mezőben válassza ki azt az ügyfelet, aki megtéríti Önnek a költségeket.
4. Mentse és küldje el a számlát: Miután minden szükséges információt kitöltött, mentse el a számlát, és küldje el az ügyfélnek. Ő értesítést fog kapni, és közvetlenül a QuickBookson keresztül ki tudja fizetni a számlát.
5. Készítsen számlát a költségekről: Miután az ügyfél kifizette a számlát, létrehozhat egy számlát a felmerült költségekről. Menjen a bal oldali menüben a Szállítók fülre, és válassza a „Számlák bevitele” lehetőséget. Töltse ki a szállító adatait, a költség adatait és az összeget.
6. Kapcsolja össze a számlát a számlával: A számla „Költségek” lapján jelölje be a költségtérítéshez létrehozott számla melletti négyzetet. Ezzel összekapcsolja a két tranzakciót, és biztosítja, hogy az ügyfél a helyes költségeket téríti meg Önnek.
7. Mentse és zárja be a számlát: Miután összekapcsolta a számlát a számlával, mentse el és zárja be a számlát. A QuickBooks automatikusan kiigazítja a követeléseit és a kötelezettségeit, hogy azok tükrözzék a visszatérítést.