A QuickBooks a pénzügyi tranzakciók, a számlázás és az értékesítési megrendelések kezelésének alapvető eszköze. Azonban előfordulhatnak hibák, és néha előfordulhat, hogy az értékesítési megrendelések nem kapcsolódnak a hozzájuk tartozó számlákhoz. Ez zavart és pontatlanságot okozhat a pénzügyi nyilvántartásban. Szerencsére a QuickBooks rendelkezik egy egyszerű eljárással az értékesítési megrendelések és a számlák visszakapcsolására. Ebben a cikkben végigvezetjük a QuickBooksban az értékesítési rendelés és a számla visszakapcsolásának lépésein.
Mielőtt egy értékesítési megbízást újra összekapcsolna egy számlával, azonosítania kell, hogy melyik értékesítési megbízást és számlát kell újra összekapcsolnia. Ezt úgy teheti meg, hogy megkeresi az esedékes egyenleggel rendelkező értékesítési megrendeléseket vagy a nyitott egyenleggel rendelkező számlákat. Miután azonosította az értékesítési megbízást és a számlát, folytathatja az újrakapcsolást.
Ahhoz, hogy a QuickBooksban újra összekapcsolhasson egy értékesítési megbízást egy számlával, jóváírási feljegyzést kell létrehoznia. Ez lényegében egy negatív számla, amely csökkenti az eredeti számla egyenlegét. A jóváírási emlékeztető létrehozásához lépjen az Ügyfelek menübe, és válassza a jóváírási emlékeztetők/visszatérítések létrehozása parancsot. Válassza ki az ügyfelet, és írja be az értékesítési rendelés számát a Hivatkozási szám mezőbe. Adja meg a jóváírandó mennyiséget és tételeket, majd mentse el a jóváírást.
Miután létrehozta a jóváírást, alkalmaznia kell a megfelelő számlához. Ehhez lépjen az Ügyfelek menübe, és válassza a Fizetések fogadása menüpontot. Válassza ki az ügyfelet és azt a nyitott számlát, amelyet vissza szeretne kapcsolni az értékesítési megbízáshoz. Kattintson a Kedvezmények és jóváírások gombra, és válassza ki az imént létrehozott jóváírási emlékeztetőt. A jóváírási megjegyzés a számlára kerül alkalmazásra, nullára csökkentve az esedékes egyenleget.
Most, hogy a számla egyenlege nulla, újracsatlakoztathatja az értékesítési megrendelést a számlához. Ehhez lépjen a Vevők menübe, és válassza a Számlák létrehozása parancsot. Válassza ki a vevőt, és írja be a Hivatkozási szám mezőbe az értékesítési rendelés számát. Adja meg a mennyiséget és a számlázandó tételeket, majd mentse el a számlát. Az értékesítési rendelés most újra összekapcsolódik a számlával, és a tranzakció befejeződött.
Összefoglalva, a QuickBooksban a vevői rendelés és a számla visszakapcsolása egyszerű folyamat, amely néhány lépésben elvégezhető. A fenti lépések követésével biztosíthatja, hogy pénzügyi nyilvántartása pontos és naprakész legyen. A QuickBooks egy hatékony eszköz, amellyel hatékonyan kezelheti vállalkozása pénzügyeit, és funkcióinak elsajátítása hosszú távon időt és pénzt takaríthat meg.
Egy értékesítési megbízás számlává alakítása a QuickBooksban egyszerű folyamat, amely néhány lépésben elvégezhető. Az alábbi módon végezheti el:
1. Nyissa meg a QuickBooks programot, és lépjen az „Ügyfelek” menüpontra.
2. Válassza ki a „Számlák létrehozása” lehetőséget a legördülő menüből.
3. A „Számlák létrehozása” ablakban válassza ki az „Ügyfél:Munkahely” legördülő menüt, és válassza ki azt az ügyfelet, akinek számlát szeretne készíteni.
4. Ha már létrehozott egy értékesítési megbízást ehhez az ügyfélhez, kattintson az ablak alján található „Másolás” gombra, és válassza a „Számlára másolás” lehetőséget.
5. Ez megnyitja a „Számla létrehozása” ablakot, amely tartalmazza az értékesítési megrendelés összes részletét, beleértve az ügyfél adatait, a megrendelt tételeket és az árképzést.
6. Tekintse át a számla adatait, beleértve a mennyiségeket, az árakat és az esetlegesen alkalmazandó kedvezményeket vagy adókat.
7. Ha elégedett a számlával, kattintson a „Mentés és bezárás” gombra a számla QuickBooksba történő mentéséhez.
Ennyi! Most már sikeresen átalakított egy értékesítési megrendelést számlává a QuickBooksban. A számla mostantól elérhető lesz a fiókjában, és elküldheti azt a vevőjének fizetésre.
Az értékesítési megrendelés számlává alakítása az értékesítési folyamat egyik fontos lépése. Lehetővé teszi a vállalkozások számára, hogy véglegesítsék a tranzakciót, és megkapják az eladott termékek vagy szolgáltatások ellenértékét. Az alábbi lépéseket kell követni az értékesítési megrendelés számlává alakításához:
1. lépés: Az értékesítési megrendelés adatainak megerősítése
Mielőtt az értékesítési megrendelést számlává alakítaná, elengedhetetlen, hogy kétszer is ellenőrizze, hogy minden adat pontos-e. Ez magában foglalja az eladott terméket vagy szolgáltatást, a mennyiséget, az árat, az ügyfél adatait és minden egyéb lényeges adatot.
2. lépés: A számla létrehozása
Miután megerősítette az értékesítési megbízás részleteit, itt az ideje a számla létrehozásának. Ez történhet kézzel egy számlasablon segítségével vagy egy könyvelési szoftver segítségével. A számlának ugyanazokat az információkat kell tartalmaznia, mint az értékesítési megrendelésnek, a számlaszámmal, a dátummal és a fizetési feltételekkel együtt.
3. lépés: A számla összekapcsolása az értékesítési megrendeléssel
A tranzakció megfelelő nyomon követése érdekében fontos, hogy a számlát összekapcsolja az értékesítési megrendeléssel. Ez történhet kézzel vagy egy könyvelési szoftver segítségével. A számla és az értékesítési megrendelés összekapcsolásával a vállalkozások könnyen nyomon követhetik a tranzakció állapotát, és biztosíthatják, hogy mindent megfelelően elszámoljanak.
4. lépés: A számla elküldése az ügyfélnek
A számla létrehozása és az értékesítési megrendeléshez való kapcsolása után ideje elküldeni a számlát az ügyfélnek. Ez történhet e-mailben, postai úton vagy más előnyben részesített módon. A számlának egyértelmű utasításokat kell tartalmaznia a fizetés módjára és a fizetési határidőkre vonatkozóan.
5. lépés: A fizetés nyomon követése
Miután a számlát elküldték a vevőnek, fontos a fizetés nyomon követése. Ez történhet rendszeres emlékeztetőkkel vagy a könyvelési szoftveren keresztül automatizált folyamatokkal. A fizetés nyomon követésével a vállalkozások biztosíthatják, hogy a pénzforgalom egészséges maradjon, és a tranzakciókat megfelelően elszámolják.
Összefoglalva, az értékesítési megbízás számlává alakítása egyszerű, de fontos folyamat bármely vállalkozás számára. A fent vázolt lépések követésével a vállalkozások biztosíthatják, hogy az eladott termékekért vagy szolgáltatásokért megkapják a fizetést, és fenntarthatják a megfelelő számviteli gyakorlatot.