Elege van abból, hogy manuálisan állítja össze és küldi el a számlákat vállalkozása számára? Ha igen, itt az ideje, hogy áttérjen a QuickBooks rendszerre! A QuickBooks egy olyan könyvelési szoftver, amely segíthet automatizálni a számlázási folyamatot. Ez a szoftver időt és energiát takaríthat meg, miközben biztosítja, hogy számlázása pontos és professzionális megjelenésű legyen. Íme, hogyan hozhat létre automatikus számlákat a QuickBooks segítségével.
1. lépés: A QuickBooks-fiók beállítása
Mindenekelőtt regisztrálnia kell egy QuickBooks-fiókot, ha még nem rendelkezik ilyennel. Miután regisztrált, be kell állítania a cégprofilját. Győződjön meg róla, hogy minden szükséges információt megad, például a vállalkozás nevét, címét és logóját, hogy számlái professzionálisan nézzenek ki.
2. lépés: Számlasablon létrehozása
A QuickBooks segítségével egyéni számlasablonokat hozhat létre vállalkozása számára. Ez a sablon tartalmazza cégének logóját, címét és más fontos adatokat. Hozzáadhatja továbbá a fizetési feltételeket, az esedékesség dátumát és egyéb olyan információkat, amelyeket minden számlán fel szeretne tüntetni. Miután létrehozta a számlasablonját, elmentheti azt későbbi használatra.
3. lépés: Automatikus számlázás beállítása
Miután létrehozta a számlasablonját, beállíthatja az automatikus számlázást a QuickBooksban. Ez a funkció lehetővé teszi, hogy a számlák kiküldését rendszeres időközönként, például hetente vagy havonta ütemezze. Az automatikus számlázás beállításához lépjen az „Ügyfelek” fülre, és válassza a „Számlák létrehozása” lehetőséget. Innen kiválaszthatja a számlázni kívánt ügyfeleket, a termékeket vagy szolgáltatásokat, amelyekről számlát állít ki, valamint a számlák gyakoriságát. Automatikus emlékeztetőket is beállíthat azon ügyfelek számára, akik nem fizették ki időben a számláikat.
4. lépés: A számlák áttekintése és elküldése
Miután beállította az automatikus számlázást, a QuickBooks gondoskodik a többiről. Minden számla automatikusan elkészül és kiküldésre kerül, így időt és energiát takaríthat meg. Fontos azonban, hogy elküldés előtt ellenőrizze a számláit, hogy megbizonyosodjon arról, hogy minden információ helyes. Szükség esetén az egyes számlákat testre is szabhatja.
Összefoglalva, a QuickBooks egy hatékony eszköz, amely segíthet automatizálni a számlázási folyamatot. Felhasználóbarát felületének és erőteljes funkcióinak köszönhetően időt és energiát takaríthat meg, miközben biztosíthatja, hogy számlázása pontos és professzionális megjelenésű legyen. A fenti lépéseket követve beállíthatja az automatikus számlázást a QuickBooksban, és racionalizálhatja pénzügyeit.
A QuickBooks Desktopban automatikus számlaszámozást állíthat be az „Egyéni tranzakciószámok” funkció segítségével. Az alábbi lépéseket kell követnie:
1. Nyissa meg a QuickBooks Desktop programot, és lépjen a „Szerkesztés” menüpontra. Válassza ki a legördülő menüből a „Beállítások” menüpontot.
2. A Beállítások ablakban kattintson az „Értékesítés és ügyfelek” menüpontra, majd lépjen a „Cégbeállítások” fülre.
3. Jelölje be az „Egyéni tranzakciószámok” melletti négyzetet a funkció engedélyezéséhez.
4. Válassza ki a számlasorozat kezdő számát a „Következő egyéni tranzakciószám” mezőben. Ez a szám lesz a QuickBooks által generált első számlaszám.
5. Testre szabhatja a számlaszámok előtagját vagy utótagját is, ha szöveget ír be az „Egyéni tranzakciószám előtag” vagy az „Egyéni tranzakciószám utótag” mezőkbe.
6. Kattintson az „OK” gombra a beállítások mentéséhez.
Mostantól kezdve a QuickBooks automatikusan generálja Önnek a számlaszámokat a beállításokban megadott sorrend és formázás alapján. Minden új számla a sorrendben következő számot kapja, és a számlát a számla űrlapon a „Tranzakciószám” mezőben tekintheti meg és szerkesztheti.
A számlák automatikus kifizetésének beállítása a QuickBooks Online-ban egyszerű folyamat. Az alábbi lépéseket kell követnie:
1. Jelentkezzen be a QuickBooks Online fiókjába.
2. Kattintson a képernyő jobb felső sarkában található „Fogaskerék” ikonra, és válassza a „Fiók és beállítások” lehetőséget.
3. Kattintson a „Fizetések” fülre.
4. Kattintson a „Csatlakozás” gombra a használni kívánt fizetési átjáró (például PayPal vagy Stripe) mellett.
5. Kövesse a lépéseket a fizetési átjáró QuickBooks Online-hoz való csatlakoztatásához.
6. Ha a fizetési átjáró csatlakoztatva van, kattintson az „Értékesítés” fülre.
7. Válassza ki a „Számlák” menüpontot, és keresse meg azt a számlát, amelyet automatikus fizetésre szeretne beállítani.
8. Kattintson a számlára a megnyitásához.
9. Kattintson a „Mentés és küldés” gombra.
10. Válassza ki a „Fizetési lehetőségek” résznél az „Automatikusan megterhelni az ügyfél kártyáját” lehetőséget.
11. Adja meg a vásárló hitelkártyaadatait.
12. Kattintson a „Mentés” gombra.
Ennyi! A QuickBooks Online mostantól automatikusan megterheli az ügyfél hitelkártyáját a számla esedékességének napján. Az ügyfél profiljában az „Automatikusan terhelje meg ennek az ügyfélnek a kártyáját” melletti négyzet bejelölésével automatikus fizetést is beállíthat az adott ügyfél összes jövőbeli számlájára.
Az ismétlődő számlák beállítása egyszerű folyamat, amely időt és energiát takaríthat meg azon vállalkozások számára, amelyeknek rendszeres ügyfeleik vagy ügyfeleik vannak. Íme, hogyan állíthat be ismétlődő számlát:
1. Válasszon egy megbízható könyvelőszoftvert: Az első lépés az, hogy olyan könyvelőszoftvert válasszon, amely támogatja a visszatérő számlákat. Számos lehetőség áll rendelkezésre a piacon, például a QuickBooks, a FreshBooks és a Xero.
2. Hozzon létre egy új számlát: Miután kiválasztotta a könyvelőszoftvert, hozzon létre egy új számlát, és adja meg az összes szükséges adatot, például az ügyfél nevét, a számla dátumát, a nyújtott tételeket vagy szolgáltatásokat és az esedékes összeget.
3. Állítsa be az ismétlődést: Keressen egy lehetőséget a számla ismétlődésének beállítására. Általában kiválaszthatja, hogy a számlát naponta, hetente, havonta vagy évente küldje el. Azt is beállíthatja, hogy hányszor kell a számlát létrehozni.
4. Válassza ki a fizetési módot: Válassza ki az ismétlődő számla fizetési módját. Kiválaszthatja, hogy a fizetéseket online fizetési platformokon, hitelkártyán vagy közvetlen banki átutalással fogadja.
5. Tekintse át és mentse el a számlát: Miután beállította az ismétlődő számlát és a fizetési módot, tekintse át a számlát, és végezze el a szükséges módosításokat. Mentse el a számlát, és állítsa be, hogy az automatikusan elküldésre kerüljön a kiválasztott ismétlődő ütemezés szerint.
Összefoglalva, az ismétlődő számlák beállítása egy egyszerű folyamat, amellyel időt takaríthat meg és növelheti üzleti tevékenysége hatékonyságát. A számlázási folyamat automatizálásával vállalkozásának más fontos szempontjaira összpontosíthat.