Munkáltatóként Önnek minden évben ki kell osztania az éves összefoglaló jelentést (SAR) a munkavállalóinak. A SAR az éves jelentés összefoglalója, amelyet a Munkaügyi Minisztériumnak (DOL) és az Internal Revenue Service-nek (IRS) nyújtanak be. A SAR célja, hogy a munkavállalók áttekintést kapjanak a vállalat pénzügyi helyzetéről és a nyugdíjprogramjuk teljesítményéről. Ebben a cikkben a munkáltatók által követendő SAR-felosztási szabályokat tárgyaljuk.
A nyugdíjprogram minden résztvevőjének SAR-t kell kapnia, függetlenül attól, hogy aktívak, nyugdíjasok vagy megszűntek. Ez vonatkozik azokra a munkavállalókra is, akik elhagyták a vállalatot, de még mindig van pénzük a nyugdíjprogramban. A SAR-t a programév végét követő kilenc hónapon belül kell kiosztani.
A munkáltatóknak több lehetőségük is van a SAR felosztására. A leggyakoribb módszer a SAR nyomtatott példányának postai úton történő elküldése minden egyes résztvevő utolsó ismert címére. A munkáltatók azonban elektronikus úton is terjeszthetik a SAR-t, amennyiben megfelelnek a Munkaügyi Minisztérium elektronikus kézbesítési szabályainak. Ha a munkáltató a SAR elektronikus terjesztése mellett dönt, tájékoztatnia kell a résztvevőket a SAR elérhetőségéről, és utasításokat kell adnia a hozzáférés módjára vonatkozóan.
A SAR-nak tartalmaznia kell bizonyos információkat, beleértve a program nevét, a program szponzorának nevét és munkáltatói azonosító számát (EIN), a program évét, valamint a program eszközeit és kötelezettségeit. Tartalmaznia kell továbbá a program pénzügyi teljesítményének összefoglalóját, beleértve a kezdő és záró egyenleget, a befizetéseket és a kifizetett juttatásokat, valamint az esetleges nyereségeket és veszteségeket. Ezenkívül a SAR-nak tartalmaznia kell egy nyilatkozatot, amely tájékoztatja a résztvevőket arról a jogukról, hogy kérhetnek egy példányt a teljes éves jelentésből és a kísérő táblázatokból.
Azok a munkáltatók, akik elmulasztják a SAR szétosztását, vagy akik hiányos vagy pontatlan SAR-t osztanak szét, szankciókkal sújthatók. A munkaügyi minisztérium minden egyes napra, amikor a SAR-t nem terjesztik ki, napi 1 100 USD-ig terjedő bírságot szabhat ki. Ezen túlmenően a résztvevők beperelhetik munkáltatójukat a SAR átadásának elmulasztása miatt, és a bíróság résztvevőnként és naponta legfeljebb 110 USD kártérítést ítélhet meg.
Összefoglalva, a SAR-kiosztási szabályok megértése alapvető fontosságú a nyugdíjprogramokat kínáló munkáltatók számára. E szabályok betartásával a munkáltatók biztosíthatják, hogy munkavállalóik megkapják a szükséges információkat ahhoz, hogy megalapozott döntéseket hozhassanak nyugdíjcélú megtakarításaikkal kapcsolatban. Fontos megjegyezni, hogy e szabályok be nem tartása jelentős büntetéseket és jogi felelősséget vonhat maga után.
Az összefoglaló tervleírások (SPD-k) olyan, jogszabályban előírt dokumentumok, amelyek a résztvevők számára tájékoztatást nyújtanak a munkavállalói juttatási program szerinti juttatásokról és jogokról. Az Employee Retirement Income Security Act (ERISA) értelmében az SPD-ket a program résztvevőinek a programban való részvételtől számított 90 napon belül, az új kedvezményezetteknek pedig a programban való részvételtől számított 90 napon belül kell eljuttatni.
Ezenkívül az SPD-ket ötévente újra kell osztani, ha a programban lényeges módosítások történtek, illetve tízévente, ha nem történt módosítás. A lényeges módosítások olyan változások, amelyek befolyásolnák a résztvevők jogait vagy a program szerinti juttatásokat, mint például a jogosultsági követelmények, a juttatási formulák vagy a megszolgálási ütemezés változásai.
Fontos, hogy a program adminisztrátorai pontos nyilvántartást vezessenek arról, hogy mikor és kinek osztották ki az SPD-ket, bármilyen jogvita vagy ellenőrzés esetére. Az SPD-k időben és pontosan történő kiadásának elmulasztása a Munkaügyi Minisztérium által kiszabott büntetéseket és bírságokat vonhat maga után.
A munkáltatók a törvény szerint kötelesek a 401k összefoglaló éves jelentést a program minden jogosult résztvevőjének megküldeni. Ez magában foglalja a 401k programba beiratkozott jelenlegi munkavállalókat és azokat a korábbi munkavállalókat, akiknek számlaegyenlege van a programban. A program résztvevőinek a programév végét követő 9 hónapon belül meg kell kapniuk az összefoglaló éves jelentés egy példányát. Ezenkívül a Munkaügyi Minisztérium (DOL) és az Internal Revenue Service (IRS) is kérheti az összefoglaló éves jelentés egy példányát a programkezelőtől. Fontos, hogy a munkáltatók biztosítsák, hogy az összes jogosult résztvevő időben megkapja az összefoglaló éves jelentés egy példányát, hogy megfeleljenek a jogi követelményeknek, és hogy a nyugdíjprogram adminisztrációja átlátható maradjon.
A SAR, vagyis a gyanús tevékenységről szóló jelentés egy olyan dokumentum, amelyet az Egyesült Államok Pénzügyminisztériumának Pénzügyi Bűnüldözési Hálózata (FinCEN) által szabályozott pénzügyi intézményeknek és más szervezeteknek kell benyújtaniuk. A SAR-t minden olyan esetben be kell nyújtani, amikor a pénzügyi intézmény gyanítja vagy okkal feltételezi, hogy egy tranzakció illegális tevékenységgel járhat, vagy más módon gyanús.
A SAR-t a FinCEN-nek kell megkapnia, amely felelős az e jelentésekben szereplő információk összegyűjtéséért és elemzéséért. Ezenkívül a pénzügyi intézmények kötelesek a SAR egy példányát a bejelentéstől számított legalább öt évig megőrizni.
Fontos megjegyezni, hogy a SAR-t általában nem osztják meg a jelentés tárgyát képező személlyel vagy szervezettel. Ennek oka, hogy a SAR bizalmasnak minősül, és csak a bűnüldöző és szabályozó ügynökségekkel osztják meg a nyomozás vagy más végrehajtási intézkedések részeként.
Összefoglalva, a pénzügyi intézmények és más szabályozott szervezetek kötelesek benyújtani a SAR-t a FinCEN-nek, ha gyanítják vagy okuk van feltételezni, hogy egy tranzakció illegális tevékenységgel járhat, vagy más módon gyanús. A SAR-t jellemzően nem osztják meg a jelentés tárgyát képező személlyel vagy szervezettel, és csak a nyomozások vagy végrehajtási intézkedések részeként osztják meg a bűnüldöző és szabályozó ügynökségekkel.