A SharePoint kiváló eszköz az együttműködésre és a dokumentumkezelésre. Olyan munkafolyamatok létrehozására használható, amelyek segítenek az üzleti folyamatok automatizálásában és a hatékonyság növelésében. Néha azonban a munkafolyamatok elavulttá válhatnak, vagy frissítésre szorulnak. Ebben a cikkben a munkafolyamatok törlését tárgyaljuk a SharePointban.
Egy munkafolyamat törlése a SharePointban egyszerű folyamat. Először is el kell navigálnia ahhoz a listához vagy könyvtárhoz, amely a törölni kívánt munkafolyamatot tartalmazza. Ha a megfelelő oldalon van, kattintson a szalag „Munkafolyamat-beállítások” gombjára. Ott válassza a „Munkafolyamat eltávolítása” lehetőséget a munkafolyamat eltávolítási varázsló megnyitásához.
A munkafolyamat eltávolítás varázsló megjeleníti a listához vagy könyvtárhoz kapcsolódó összes munkafolyamat listáját. Válassza ki a törölni kívánt munkafolyamatot, majd kattintson a „Tovább” gombra. A következő oldalon meg kell erősítenie, hogy törölni kívánja a munkafolyamatot. Ha biztos benne, hogy törölni szeretné a munkafolyamatot, kattintson a „Törlés” gombra.
Fontos megjegyezni, hogy egy munkafolyamat törlése a SharePointban végleges. A munkafolyamat törlése után nem állítható vissza. Ezért a törlés előtt feltétlenül győződjön meg arról, hogy a munkafolyamatra már nincs szüksége.
Ha meg akarja őrizni a munkafolyamatot, a törlés előtt exportálhatja azt. Ehhez válassza ki az exportálni kívánt munkafolyamatot a munkafolyamat eltávolítás varázslóban, majd kattintson az „Exportálás” gombra. Ez létrehozza a munkafolyamat másolatát, amelyet a számítógépére menthet.
Összefoglalva, a munkafolyamatok törlése a SharePointban egy egyszerű folyamat, amely segíthet abban, hogy webhelye rendezett és naprakész maradjon. Fontos azonban, hogy a törlés előtt győződjön meg arról, hogy a munkafolyamatra már nincs szüksége. Ha meg akarja őrizni a munkafolyamatot, a törlés előtt exportálhatja azt. A következő lépéseket követve könnyedén eltávolíthatja a nem kívánt munkafolyamatokat a SharePoint webhelyéről.
Egy aktív munkafolyamat törléséhez egy meghatározott folyamatot kell követnie, hogy biztosítsa a helyes végrehajtást. Az alábbi lépéseket kell követnie:
1. Nyissa meg a Power Automate portált, és lépjen a „Saját folyamatok” fülre.
2. Keresse meg a törölni kívánt munkafolyamatot, és kattintson rá a megnyitásához.
3. Ellenőrizze, hogy a munkafolyamat fut-e vagy sem. Ha fut, akkor a törlés előtt le kell állítania. A munkafolyamatot az oldal tetején található „Leállítás” gombra kattintva állíthatja le.
4. Miután a munkafolyamatot leállította, kattintson a szintén az oldal tetején található „Törlés” gombra.
5. Megjelenik egy megerősítő üzenet, amely arra kéri, hogy erősítse meg, hogy törölni kívánja a munkafolyamatot. A megerősítéshez kattintson az „Igen” gombra.
6. A munkafolyamat mostantól törlődik a fiókjából.
Fontos megjegyezni, hogy a munkafolyamat törlése nem vonható vissza. Ezért a törlés előtt győződjön meg arról, hogy a munkafolyamatról vagy a hozzá kapcsolódó adatokról biztonsági másolat készült. Ezenkívül a munkafolyamat törlése a hozzá tartozó adatokat és kapcsolatokat is törli, ezért óvatosan járjon el.
Általánosságban nem ajánlott a munkafolyamat-fájlok törlése, mivel azok nélkülözhetetlenek az üzleti folyamatokhoz, és befolyásolhatják a szervezet termelékenységét és hatékonyságát. A munkafolyamatfájlok fontos információkat tartalmaznak, például jóváhagyásokat, visszajelzéseket és állapotfrissítéseket, amelyek elengedhetetlenek egy projekt vagy feladat előrehaladásának nyomon követéséhez.
Előfordulhatnak azonban olyan esetek, amikor a munkafolyamat-fájlok törlése szükséges, például ha a fájlokra már nincs szükség, vagy ha olyan érzékeny vagy bizalmas információkat tartalmaznak, amelyeket véglegesen el kell távolítani.
Mielőtt bármilyen munkafolyamat-fájlt törölne, fontos, hogy először áttekintse a szervezetnek a fájlkezelésre és megőrzésre vonatkozó irányelveit és eljárásait. Ez segíthet annak biztosításában, hogy a fájlok törlése a jogi vagy szabályozási követelményeknek megfelelően történjen.
Fontos figyelembe venni a munkafolyamat-fájlok törlésének lehetséges hatásait is. Ha például a fájlok egy aktuális projekthez vagy feladathoz kapcsolódó információkat tartalmaznak, törlésük késedelmet vagy fennakadást okozhat a munkafolyamatban.
Ha a munkafolyamat-fájlok törlése szükségesnek bizonyul, ajánlott először biztonsági mentést vagy archiválást készíteni a fájlokról, hogy a fontos információk ne vesszenek el. Emellett fontos biztosítani, hogy a törlési folyamat biztonságosan történjen, és hogy az adatvédelem és az adatbiztonság fenntartása érdekében az érzékeny információkat megfelelően megsemmisítsék.
Egy munkafolyamat oszlop eltávolításához egy SharePoint listából az alábbi lépéseket kell követnie:
1. Nyissa meg azt a SharePoint-listát, amelyből el kívánja távolítani a munkafolyamat oszlopot.
2. Kattintson az oldal jobb felső sarkában található „Beállítások” ikonra, és válassza ki a legördülő menüből a „Listabeállítások” menüpontot.
3. Görgessen le az „Oszlopok” részhez, és kattintson az eltávolítani kívánt munkafolyamat oszlop nevére.
4. Az „Oszlopbeállítások” oldalon kattintson a „Törlés” gombra az „Oszlop törlése” szakasz alatt.
5. A rendszer kéri, hogy erősítse meg az oszlop törlését. Kattintson az „OK” gombra a törlés folytatásához.
6. Az oszlop törlése után a kapcsolódó adatok és munkafolyamatok is törlődnek.
Fontos megjegyezni, hogy ha a munkafolyamat oszlopot bármilyen munkafolyamatban használja, akkor az oszlop törlése előtt először el kell távolítania azt ezekből a munkafolyamatokból. Ezenkívül az oszlop törlése nem vonható vissza, ezért ajánlott kétszer is ellenőrizni, hogy a megfelelő oszlopot törli-e, mielőtt folytatja.