A prezentációk a szakmai kommunikáció alapvető részét képezik, de gyorsan rendetlenné és zavarossá válhatnak, ha nem szervezzük őket megfelelően. Ezt többek között úgy kerülheti el, ha egy szervezeti diagram segítségével egyértelmű vizuális hierarchiát hoz létre. Ebben a cikkben megmutatjuk, hogyan készíthet PowerPoint szervezeti diagramot az Excel-adatok felhasználásával, hogy a prezentációi áttekinthetőbbé és hatékonyabbá váljanak.
Mielőtt elkezdené a diagram elkészítését, elő kell készítenie az adatokat az Excelben. Nyisson meg egy új táblázatot, és hozzon létre oszlopokat a szervezeti diagram minden egyes szintjéhez. Ha például egy vállalat diagramját készíti el, akkor lehetnek oszlopai a részlegeknek, a vezetőknek és az alkalmazottaknak. Töltse ki az egyes szintek adatait, ügyelve arra, hogy minden sornak legyen egy egyedi azonosítója (például az alkalmazott azonosítószáma).
Miután elkészültek az adatok, ideje elkezdeni a táblázat elkészítését a PowerPointban. Nyisson meg egy új prezentációt, és kattintson a „Beszúrás” fülre. Ott válassza a „SmartArt” menüpontot, és válassza a „Hierarchia” opciót. Ezzel egy alapvető szervezeti diagram elrendezést kap, amellyel dolgozhat.
Az Excel-adatoknak a PowerPoint-diagramba történő importálásához kattintson a diagramra, majd kattintson a „Tervezés” fülre. Ott válassza ki az „Adatok” menüpontot, majd kattintson az „Adatok szerkesztése” gombra. Ez megnyitja az Excel táblázatot a PowerPointon belül. Másolja be adatait a megfelelő cellákba, ügyelve arra, hogy minden sor megfeleljen a diagram megfelelő szintjének.
Az adatok importálásával most már elkezdheti a diagram testreszabását az igényeinek megfelelően. Megváltoztathatja a színeket és a betűtípusokat, képeket vagy logókat adhat hozzá, és beállíthatja az elrendezést, hogy vizuálisan vonzóbbá tegye. A SmartArt Tools menü „Add Shape” (Alakzat hozzáadása) gombjával további szinteket is hozzáadhat a diagramhoz.
Összefoglalva, egy szervezeti diagram létrehozása PowerPointban az Excel-adatok felhasználásával egyszerű és hatékony módja annak, hogy prezentációit szervezettebbé és könnyebben követhetővé tegye. Ha követi ezeket a lépéseket, világos vizuális hierarchiát hozhat létre, amely segít a hallgatóságnak megérteni a szervezet vagy vállalkozás struktúráját. Tehát amikor legközelebb egy prezentációt állít össze, fontolja meg ennek a technikának a használatát, hogy racionalizálja az üzenetét, és maradandó benyomást keltsen.
Ha szervezeti diagramot szeretne beszúrni az Excelből a PowerPointba, kövesse az alábbi lépéseket:
1. Először hozza létre a szervezeti ábrát az Excelben. Ezt megteheti az Excel SmartArt funkciójának használatával. Jelölje ki azokat a cellákat, amelyeket fel szeretne venni a szervezeti diagramba, majd kattintson a szalag Beszúrás lapjára. Ott válassza ki a SmartArt lehetőséget, és válassza ki a kívánt szervezeti diagram elrendezést.
2. Miután létrehozta a szervezeti ábrát az Excelben, mentse el a fájlt.
3. Nyissa meg a PowerPointot, és lépjen arra a diára, ahová be kívánja illeszteni a szervezeti ábrát.
4. Kattintson a szalag Beszúrás lapjára, és válassza az Objektum lehetőséget. Ez megnyitja az Objektum párbeszédpanelt.
5. Az Objektum párbeszédpanelen válassza a Fájlból létrehozása lapot, majd kattintson a Tallózás gombra.
6. Keresse meg a szervezeti ábrát tartalmazó Excel fájlt, és válassza ki. Ezután kattintson a Beszúrás gombra.
7. Az Objektum párbeszédpanelen győződjön meg arról, hogy a Megjelenítés ikonként opció nincs bejelölve. Ez lehetővé teszi, hogy a szervezeti diagram közvetlenül a PowerPoint dián jelenjen meg.
8. Kattintson az OK gombra a szervezeti diagram beillesztéséhez a PowerPoint diára.
9. Szükség szerint állítsa be a szervezeti diagram méretét és pozícióját.
10. Mentse el a PowerPoint fájlt.
Ez az! Sikeresen beillesztett egy szervezeti ábrát az Excelből a PowerPointba.
Szervezeti diagram létrehozásához a PowerPointban a következő lépéseket követheti:
1. Nyissa meg a PowerPointot, és indítson el egy új prezentációt.
2. Kattintson a „Beszúrás” fülre a felső menüsorban.
3. Kattintson az „Illusztrációk” részben a „SmartArt” menüpontra.
4. A „SmartArt grafika kiválasztása” ablakban válassza ki a létrehozni kívánt szervezeti ábra típusát a „Hierarchia” kategória alatt felsorolt lehetőségek közül.
5. Kattintson az adott diagram elrendezésére, amelyik a legjobban megfelel az igényeinek.
6. Kattintson az „OK” gombra a diagram diába való beillesztéséhez.
7. Testreszabhatja a diagramot alakzatok hozzáadásával vagy eltávolításával, a színek, stílusok és betűtípusok megváltoztatásával, valamint szöveg hozzáadásával az egyes alakzatokhoz.
8. Új alakzat hozzáadásához kattintson a hozzáadni kívánt alakzatra, majd kattintson a „SmartArt Tools” lap „Add Shape” gombjára.
9. Egy alakzat törléséhez kattintson a törölni kívánt alakzatra, majd nyomja meg a billentyűzet „Delete” billentyűjét.
10. Egy alakzat áthelyezéséhez kattintson az alakzatra, majd húzza azt egy új helyre a diagramon.
11. Szöveg hozzáadásához kattintson az alakzatra, majd írja be a szöveget közvetlenül az alakzatba.
12. Miután testre szabta a szervezeti diagramot, mentse el a PowerPoint prezentációt.
Egy nagy szervezeti diagram létrehozása PowerPointban egyszerű folyamat lehet, ha követi az alábbi lépéseket:
1. Nyissa meg a PowerPointot, és válassza ki azt a diát, ahová be kívánja illeszteni a szervezeti ábrát.
2. Kattintson a felső menüben a „Beszúrás” fülre, és válassza a lehetőségek közül a „SmartArt” lehetőséget.
3. A „SmartArt grafika kiválasztása” ablakban válassza ki a bal oldali panelen a „Hierarchia” lehetőséget, és válassza ki az igényeinek leginkább megfelelő szervezeti diagram elrendezést.
4. Kattintson az „OK” gombra a kiválasztott elrendezés beillesztéséhez a diára.
5. Ha szöveget szeretne hozzáadni a diagramhoz, egyszerűen kattintson egy alakzatra, és kezdje el gépelni.
6. Ha további alakzatokat szeretne hozzáadni a diagramhoz, kattintson arra az alakzatra, amelyhez új alakzatot szeretne hozzáadni, majd kattintson a „SmartArt Tools” lap „Add Shape” gombjára.
7. Az alakzatok méretét is átméretezheti vagy áthelyezheti őket a dián kattintással és húzással.
8. A szervezeti ábra megjelenésének testreszabásához használhatja a „SmartArt Tools” lap „SmartArt Styles” és „SmartArt Colors” opcióit.
Ha nagyméretű, sokszintű szervezeti diagramja van, hasznos lehet több diára bontani. Ezt úgy teheti meg, hogy a diagram egyes részeit másolja és illeszti be új fóliákra, és szükség szerint módosítja az elrendezést. Ezenkívül a „SmartArt Tools” lap „Collapse” és „Expand” gombjaival szükség szerint elrejtheti vagy megjelenítheti a diagram egyes szintjeit.