A kintlévőségek az egyik legkritikusabb pénzügyi folyamat bármely vállalkozásban. Lényeges, hogy nyomon kövessük azt a pénzt, amellyel az ügyfelek tartoznak a vállalatnak. A kintlévőségek belső ellenőrzése szükséges a pénzügyi nyilvántartások pontosságának és teljességének biztosításához. A belső ellenőrzési folyamat segít azonosítani a hibákat, csalásokat és egyéb szabálytalanságokat, amelyek a követeléskezelés folyamatában előfordulhattak. Íme néhány lépés a követeléskezelés belső ellenőrzésének elvégzéséhez.
1. Tervezze meg az ellenőrzést
A követeléskezelés ellenőrzésének első lépése az ellenőrzés megtervezése. Az ellenőrzési tervnek tartalmaznia kell az ellenőrzés céljait, az ellenőrzés hatókörét és az alkalmazandó ellenőrzési eljárásokat. Az ellenőrzés céljainak konkrétnak, mérhetőnek, elérhetőnek, relevánsnak és határidőhöz kötöttnek kell lenniük. Az ellenőrzésnek ki kell terjednie a követeléskezelés valamennyi területére, beleértve a számlázást, a behajtást és a hitelkezelést is. Az ellenőrzési eljárásokat úgy kell megtervezni, hogy azok a meglévő belső kontrollok hatékonyságát és a pénzügyi nyilvántartások pontosságát vizsgálják.
2. Adatgyűjtés és -elemzés
Miután az ellenőrzési terv elkészült, a következő lépés az adatok gyűjtése és elemzése. A begyűjtendő adatok közé tartozhatnak számlák, bizonylatok, bankszámlakivonatok és ügyfélszámlakivonatok. Az adatokat elemezni kell az esetleges eltérések, hibák vagy szabálytalanságok azonosítása érdekében. Az elemzésnek ki kell terjednie a követelések öregedésének, a behajthatatlan követelésekre képzett tartalékoknak és a hitelpolitikának a felülvizsgálatára is.
3. A belső kontrollok tesztelése
A belső ellenőrzési folyamat harmadik lépése a meglévő belső kontrollok tesztelése. A belső kontrollok olyan politikák és eljárások, amelyek biztosítják a pénzügyi nyilvántartások pontosságát és teljességét. A tesztelendő belső kontrollok közé tartozhatnak a feladatok elkülönítése, az engedélyezési korlátok és az egyeztetési eljárások. A tesztelés történhet megfigyeléssel, kérdezéssel és a dokumentáció áttekintésével.
4. A megállapítások és ajánlások jelentése
A belső ellenőrzési folyamat utolsó lépése a megállapítások és ajánlások jelentése. A jelentésnek tartalmaznia kell az ellenőrzés eredményeit, a gyenge pontokat és a javításra vonatkozó ajánlásokat. A jelentésnek tartalmaznia kell a megállapításokra és ajánlásokra adott vezetői választ is. A vezetőségi válasznak tartalmaznia kell az ajánlások végrehajtására vonatkozó cselekvési terveket és határidőket.
Összefoglalva, a követelések belső ellenőrzése olyan alapvető folyamat, amely segít biztosítani a pénzügyi nyilvántartások pontosságát és teljességét. Az ellenőrzési folyamat magában foglalja a tervezést, az adatgyűjtést és -elemzést, a belső kontrollok tesztelését, valamint a megállapítások és ajánlások jelentését. A kintlévőségek belső ellenőrzésének elvégzésével a vállalkozások azonosíthatják és mérsékelhetik a kockázatokat, javíthatják a pénzügyi teljesítményt, és növelhetik az ügyfelek elégedettségét.
A belső ellenőrzési folyamat 5 fázisa a következő:
1. Tervezés: Ebben a fázisban a belső ellenőr megtervezi az ellenőrzést a hatókör, a célok és az ellenőrizendő területek meghatározásával. Ez a fázis magában foglalja az ellenőrzéshez szükséges erőforrások azonosítását és az ellenőrzési terv elkészítését is.
2. Terepmunka: Ez a szakasz magában foglalja az ellenőrzés lefolytatását különböző forrásokból, például pénzügyi nyilvántartásokból, dokumentumokból és az alkalmazottakkal készített interjúkból származó adatok összegyűjtésével és elemzésével. A könyvvizsgáló értékeli továbbá az adatok pontosságának és megbízhatóságának biztosítása érdekében alkalmazott belső ellenőrzéseket.
3. Jelentéstétel: Ebben a fázisban az ellenőr jelentést készít megállapításairól és ajánlásairól az ellenőrzés során gyűjtött adatok alapján. A jelentés részletezi a könyvvizsgáló észrevételeit, következtetéseit és fejlesztési javaslatait.
4. Utókövetés: Az ellenőrzési jelentés kiadása után az ellenőr nyomon követi az ellenőrzött féllel, hogy megbizonyosodjon arról, hogy az ajánlott intézkedéseket megteszik, és az ellenőrzés során feltárt problémákat kezelik.
5. Monitoring: A belső ellenőrzési folyamat utolsó szakasza magában foglalja az ellenőrzési ajánlások és a belső ellenőrzések folyamatos nyomon követését annak biztosítása érdekében, hogy az esetleges problémákat azonnal kezeljék, és hogy a szervezet megfeleljen a vonatkozó törvényeknek és rendeleteknek.
Az ellenőrzési folyamat jellemzően hét lépésből áll, amelyek a következők:
1. Az audit megtervezése: Az első lépés az ellenőrzési folyamat megtervezése, amely magában foglalja az ellenőrzés jellegének, hatókörének és céljainak megértését, valamint a fő kockázatok és kontrollok azonosítását.
2. Kockázatértékelés elvégzése: Miután az auditterv elkészült, a következő lépés a kockázatértékelés elvégzése. Ez magában foglalja azon kockázatok azonosítását és értékelését, amelyek hatással lehetnek a pénzügyi kimutatásokra, valamint annak meghatározását, hogy e kockázatok hogyan csökkenthetők.
3. Az ellenőrzési stratégia kidolgozása: A kockázatértékelés alapján a könyvvizsgáló kidolgoz egy könyvvizsgálati stratégiát, amely felvázolja az elvégzendő könyvvizsgálati eljárások hatókörét, időzítését és jellegét.
4. Bizonyítékok gyűjtése: A következő lépés a bizonyítékgyűjtés, amely magában foglalja az audit megállapításait és következtetéseit alátámasztó adatok és dokumentáció összegyűjtését. Ez magában foglalhatja a pénzügyi kimutatások, számlák, bizonylatok és egyéb releváns dokumentumok áttekintését.
5. A bizonyítékok értékelése: A bizonyítékok összegyűjtése után a könyvvizsgáló elemzi és értékeli azokat annak megállapítása érdekében, hogy alátámasztják-e az ellenőrzés során levont következtetéseket.
6. A megállapítások jelentése: A bizonyítékok értékelése után a könyvvizsgáló jelentést készít, amely összefoglalja az ellenőrzés megállapításait és következtetéseit. Ez a jelentés általában ajánlásokat tartalmaz a szervezet pénzügyi beszámolási és ellenőrzési folyamatainak javítására.
7. Utókövetés: Az ellenőrzési folyamat utolsó lépése a nyomon követés, amely magában foglalja a könyvvizsgáló ajánlásai végrehajtásának nyomon követését és annak biztosítását, hogy az ellenőrzés során feltárt problémák időben megoldásra kerüljenek.