A szakmai világban fontos, hogy minden dokumentumot, amelyet létrehoz, személyes hangvételűvé tegyünk. Ennek egyik módja az aláírási sor hozzáadása a dokumentumhoz. Ez nemcsak professzionális jelleget kölcsönöz a munkájának, hanem azt is egyértelművé teszi, hogy ki és mikor készítette a dokumentumot. Az alábbiakban lépésről lépésre bemutatjuk, hogyan adhat hozzá aláírási sort a Microsoft Office programban.
Az első lépés az, hogy nyissa meg a dokumentumot, amelyhez aláírás-sort szeretne hozzáadni. Ez lehet egy új vagy egy meglévő dokumentum. Ha a dokumentum meg van nyitva, elkezdheti hozzáadni az aláírást.
Ezután helyezze a kurzort oda, ahol az aláírásvonalat szeretné megjeleníteni. Ez általában a dokumentum alján van, de bárhol lehet az oldalon, ahol csak akarja.
Miután a kurzor a megfelelő helyre került, kattintson a képernyő tetején található Beszúrás lapra. Ekkor számos lehetőség jelenik meg a különböző elemek beillesztésére a dokumentumba.
A Beszúrás lapon kattintson az Aláírás vonal opcióra. Ekkor megjelenik egy párbeszédpanel, amely lehetővé teszi az aláírási sor testreszabását.
Az Aláírás beállítása párbeszédpanelen testreszabhatja az aláírássorát a név, a cím és bármely más információ hozzáadásával. Kiválaszthatja azt is, hogy a dokumentum aláírására vonatkozó utasításokat is tartalmazzon, például „Itt írja alá”.
Miután testre szabta az aláírási sort, kattintson az OK gombra a mentéshez. Az aláírási sor mostantól megjelenik a dokumentumban, és elkezdheti hozzáadni az aláírását.
Összefoglalva, az aláírássor hozzáadása a Microsoft Office dokumentumaihoz egy egyszerű folyamat, amely személyes jelleget kölcsönözhet munkájának. Ha követi ezt a hat egyszerű lépést, létrehozhat egy olyan aláírási sort, amely tartalmazza a nevét, a címét és bármilyen más információt, amelyet szeretne feltüntetni. Ez nemcsak professzionálisabbá teszi a dokumentumok megjelenését, hanem azt is egyértelművé teszi, hogy ki és mikor készítette a dokumentumot.
Aláírósor hozzáadásához az Outlookban kövesse az alábbi lépéseket:
1. Nyissa meg az Outlookot, és kattintson a „Fájl” fülre.
2. Válassza ki a bal oldali menüből a „Beállítások” menüpontot.
3. Kattintson a bal oldali lehetőségek listájából a „Levél” menüpontra.
4. Az „Üzenetek készítése” szakasz alatt kattintson az „Aláírások” gombra.
5. A megjelenő „Aláírások és levélpapírok” ablakban kattintson az „Új” gombra.
6. Írja be az aláírás nevét, majd kattintson az „OK” gombra.
7. Az „Aláírás szerkesztése” részbe írja be azt a szöveget, amelyet az aláírási sorban szeretne megjeleníteni.
8. Ha formázni szeretné az aláírását, használja az ablak tetején található eszköztáron található formázási lehetőségeket.
9. Ha képet szeretne hozzáadni az aláírásához, kattintson a „Kép” gombra, és keresse meg a használni kívánt képfájlt.
10. Ha elkészült az aláírás létrehozásával, kattintson az „OK” gombra a mentéshez.
Mostantól kezdve, amikor új e-mailt állít össze vagy válaszol egy e-mailre az Outlookban, az aláírási sor automatikusan hozzáadódik az üzenet aljához.
Ha aláírásmezőt szeretne beszúrni a Wordben, kövesse az alábbi lépéseket:
1. Kattintson a felső menüsorban a „Beszúrás” fülre.
2. Kattintson a menü „Szöveg” részében az „Aláírási sor” menüpontra.
3. Az „Aláírás beállítása” ablakban adja meg az aláíró nevét és egyéb opcionális információkat.
4. Jelölje be a „Allow the signer to add comments in the Sign dialog box” jelölőnégyzetet, ha kívánja.
5. Kattintson az „OK” gombra az aláírási sor beszúrásához.
6. Mentse a dokumentumot.
Az aláírásmező beillesztése után az aláíró a sorra kattintva digitális aláírással vagy az egérrel vagy az érintőképernyővel történő aláírás rajzolásával adhatja hozzá aláírását. Ez hasznos az elektronikus aláírások papírmentes és hatékony megszerzéséhez olyan dokumentumokon, mint például a munkaszerződések vagy a teljesítményértékelések.
Több oka is lehet annak, hogy Word-dokumentumában nincs aláírásvonal. Íme néhány lehetséges ok:
1. Az aláírási sor nincs engedélyezve: Az első ok az lehet, hogy az aláírássor funkció nincs engedélyezve a Word-dokumentumában. Az aláírássor hozzáadásához a „Beszúrás” fülre kell lépnie, majd az „Aláírássor” menüpontra kell kattintania, és ki kell választania a „Microsoft Office aláírássor” lehetőséget. Ha ez a lehetőség nem elérhető, az azért lehet, mert nincs engedélyezve a Word beállításaiban.
2. Dokumentumvédelem: Egy másik ok lehet, hogy a dokumentum, amelyen dolgozik, védett, és nem teszi lehetővé a szerkesztést. Ha egy dokumentum védett, nem lehet hozzáadni vagy eltávolítani olyan elemeket, mint például az aláírási sorok. Ellenőrizheti, hogy a dokumentum védett-e, ha az „Áttekintés” fülre lép, és megkeresi a „Dokumentum védelme” opciót.
3. A Word régebbi verziója: Ha a Word régebbi verzióját használja, előfordulhat, hogy az nem rendelkezik az aláírássor funkcióval. Ezt a funkciót a Word 2007-ben vezették be, így ha korábbi verziót használ, előfordulhat, hogy nem tud aláírási sort hozzáadni.
4. Testreszabott dokumentum: Ha a dokumentum, amelyen dolgozik, testreszabott sablon, előfordulhat, hogy nem tartalmazza az aláírási sort. Ebben az esetben kézzel kell hozzáadni az aláírási sort az 1. pontban említett lépésekkel.
Összefoglalva, több oka is lehet annak, hogy Word-dokumentumában nincs aláírássor. Ellenőrizheti, hogy az aláírássor funkció engedélyezve van-e, hogy a dokumentum védett-e, hogy a Word egy régebbi verzióját használja-e, vagy hogy a dokumentum egy testreszabott sablon. Az ok azonosításával megteheti a szükséges lépéseket az aláírási sor hozzáadásához a dokumentumhoz.