Ahogy társadalmi és szakmai köreink bővülnek, úgy nő az igény arra is, hogy szervezett névjegyzéket vezessünk. A Microsoft Word egyszerű, de hatékony módot kínál a címlista létrehozására és kezelésére. Néhány egyszerű lépést követve pillanatok alatt jól rendszerezett névjegyzékkel rendelkezhet.
1. lépés: Indítsa el a Microsoft Word programot, és nyisson meg egy új, üres dokumentumot. Használhat egy meglévő dokumentumot is, de a könnyű hozzáférés érdekében mindig jobb, ha a címlistát külön tartja.
2. lépés: Kattintson az eszköztáron a „Levelezés” fülre, és válassza a „Levélgyűjtés indítása” lehetőséget. A legördülő menüből válassza a „Step-by-Step Mail Merge Wizard” lehetőséget. Ez megnyit egy új ablakot a képernyő jobb oldalán.
3. lépés: Az ablaktáblán válassza a „Use the current document” (Az aktuális dokumentum használata) lehetőséget, majd kattintson a „Next” (Tovább) gombra. A következő lépésben válassza ki az „Új lista megadása” lehetőséget, majd kattintson ismét a „Tovább” gombra.
4. lépés: Itt elkezdheti megadni a névjegyei adatait. Az első sorban lesznek az oszlopcímek, ezért győződjön meg róla, hogy tartalmazza a szükséges mezőket, mint név, cím, telefonszám, e-mail stb. További mezőket adhat hozzá a „Customize Columns” (Oszlopok testreszabása) gombra kattintva és a listából kiválasztva. Ha végzett, kattintson az „OK” gombra.
5. lépés: Adja meg a kapcsolattartók adatait a nevük és egyéb információk hozzáadásával a megfelelő oszlopokban. Új sorokat adhat hozzá a „Hozzáadás” gombra kattintva, vagy sorokat törölhet a „Törlés” gombra kattintva. Ha végzett, mindenképpen mentse el a dokumentumot.
6. lépés: Most már használhatja a címlistát címkék, borítékok vagy levelek készítéséhez. Menjen vissza a „Levélküldemények” fülre, és válassza ki a létrehozni kívánt dokumentumtípust. Kövesse az utasításokat, és válassza ki a címlistát, amikor a rendszer kéri. A „Címzettlista szerkesztése” gombra kattintva rendezheti, szűrheti vagy szerkesztheti a listát.
Ezeket az egyszerű lépéseket követve olyan címlistát hozhat létre a Microsoft Wordben, amely rendezetté teszi a munkát, és hosszú távon időt takarít meg. Ügyeljen arra, hogy rendszeresen frissítse a listát, és készítsen biztonsági másolatot az adatvesztés elkerülése érdekében.
Ha Wordben listából szeretne címcímkéket készíteni, kövesse az alábbi lépéseket:
1. Nyissa meg a Microsoft Word programot a számítógépén, és hozzon létre egy új dokumentumot.
2. Kattintson az oldal tetején a „Levélküldemények” fülre.
3. Kattintson a „Címkék” gombra a „Levélküldemények” lap „Létrehozás” szakaszában.
4. A „Címkék” fülön válassza ki a használni kívánt címketípust a „Címkeszállítók” legördülő listából, vagy válassza az „Új címke” lehetőséget, ha a címkeméret nem szerepel a listában.
5. A „Címkeopciók” részben válassza ki a címkeíveknek megfelelő termékszámot.
6. Kattintson az „OK” gombra a Címke beállítások ablak bezárásához.
7. A „Cím” szakaszban kattintson a „Címzettek kiválasztása” gombra, és válassza a „Meglévő lista használata” lehetőséget, ha már van címlista egy fájlban, vagy az „Új lista megadása” lehetőséget egy új címlista létrehozásához.
8. Ha meglévő lista használata mellett dönt, keresse meg a fájlt, és válassza ki. Ha új lista létrehozása mellett dönt, írja be a címeket a megadott mezőkbe.
9. Ha kiválasztotta vagy létrehozta a listát, kattintson az „OK” gombra az „Adatforrás kiválasztása” ablak bezárásához.
10. A „Cím” részben kattintson a „Címblokk beillesztése” gombra a címzett nevének és címének a címkéhez való hozzáadásához.
11. Testreszabhatja a címblokkot a „Match Fields” (Megfelelő mezők) gombra kattintva és a felvenni kívánt mezők kiválasztásával.
12. Kattintson az „OK” gombra a „Címblokk beillesztése” ablak bezárásához.
13. Nézze meg előzetesen a címkéket az „Előnézet” részben az „Eredmények előnézete” gombra kattintva.
14. Végezze el a címkék elrendezésének vagy formázásának szükséges módosításait.
15. Kattintson a „Finish & Merge” (Befejezés és egyesítés) gombra a „Finish” (Befejezés) szakaszban, és válassza a „Print Documents” (Dokumentumok nyomtatása) lehetőséget a címkék kinyomtatásához.
Több címmel ellátott címcímkék készítéséhez a Wordben az alábbi egyszerű lépéseket követheti:
1. Nyisson meg egy új Word-dokumentumot, és kattintson a Küldemények fülre.
2. Kattintson a Címkékre a Létrehozás csoportban.
3. A Címkék lapon válassza ki a Címkeszállítók és a Termékszám listából a használni kívánt címketípust.
4. Kattintson az Opciók gombra a címke méretének és elrendezésének meghatározásához, majd kattintson az OK gombra.
5. A Cím mezőbe írja be az első használni kívánt címet, majd az Enter billentyűvel lépjen a következő sorba.
6. Írja be a második címet, és ismételje ezt a folyamatot, amíg be nem írja az összes használni kívánt címet.
7. Kattintson az Új dokumentum gombra egy új dokumentum létrehozásához, amelyben az összes cím címkeként formázott cím szerepel.
Miután létrehozta a címcímkéket, kinyomtathatja azokat a saját nyomtatóján, vagy elmentheti PDF-fájlként, hogy elküldhesse egy professzionális nyomdának. A címkéket grafikák hozzáadásával, a betűtípusok vagy színek megváltoztatásával, illetve cégének logójával is testreszabhatja. A Word beépített címkesablonjaival és könnyen használható eszközeivel még soha nem volt ilyen egyszerű a több címkecímkék készítése.
Igen, a Microsoft Word több címkecímke-sablonnal rendelkezik, amelyek segítségével professzionális megjelenésű címkéket készíthet vállalkozása számára. A címke sablonok eléréséhez nyisson meg egy új Word-dokumentumot, és kattintson a képernyő tetején található „Címkék” fülre. Onnan válassza a „Címkék”, majd a „Beállítások” menüpontot. Ekkor megjelenik egy ablak, ahol többféle címketípus és méret közül választhat.
Miután kiválasztotta a megfelelő címkesablont, testre szabhatja azt üzleti információival és tervezési preferenciáival. A Word lehetővé teszi azt is, hogy adatokat importáljon Excel-táblázatból vagy más adatforrásból, hogy automatikusan feltöltse a címkéket az ügyféladatokkal.
A Word címkecímke-sablonjainak használatával időt és energiát takaríthat meg vállalkozása címkéinek elkészítése során, miközben egységes és professzionális megjelenést is biztosíthat.