Az Outlook 2007 egy hatékony eszköz, amely nemcsak az e-mailek küldését és fogadását teszi lehetővé, hanem segít a beérkező üzenetek kezelésében és rendszerezésében is. Ennek egyik módja az e-mailek archiválása. Ez különösen fontos azok számára, akik sok e-mailt kapnak, és szeretnék, hogy postaládájukban ne legyen rendetlenség. Ebben a cikkben arról lesz szó, hogyan archiválhatja az e-maileket az Outlook 2007-ben.
1. lépés: Archiválási mappa létrehozása
Az Outlook 2007-ben az e-mailek archiválásának első lépése egy archiválási mappa létrehozása. Ez a mappa fogja tartalmazni az összes olyan e-mailt, amelyet archiválni szeretne. Ehhez lépjen a Fájl menübe, és válassza az Új > Outlook adatfájl parancsot. Válassza ki a létrehozandó adatfájl típusát, például a Személyes mappák fájlját (.pst), és adjon neki nevet. Ezzel egy új mappát hoz létre a postafiókfában.
2. lépés: E-mailek áthelyezése az archív mappába
Most, hogy létrehozott egy archív mappát, itt az ideje, hogy az e-maileket áthelyezze ebbe a mappába. Ehhez egyszerűen jelölje ki az archiválni kívánt e-maileket, és húzza őket az archív mappába. Kattintson a jobb gombbal egy e-mailre, és válassza az Áthelyezés > Másik mappa lehetőséget, majd válassza ki az archiválási mappát a listából.
3. lépés: Az automatikus archiválás beállítása
Ha automatizálni szeretné az archiválási folyamatot, az Outlook 2007-ben beállíthatja az automatikus archiválást. Ezzel a funkcióval megadhatja, hogy az Outlook milyen gyakran és hová archiválja az e-maileket. Az AutoArchive beállításához lépjen az Eszközök menübe, és válassza a Beállítások menüpontot. Kattintson az Egyéb fülre, majd az AutoArchive-ra. Itt adhatja meg, hogy az Outlook milyen gyakran archiválja az e-maileket, és hol szeretné, ha azokat archiválná.
4. lépés: Az archivált e-mailek visszakeresése
Ha valaha is vissza kell hívnia egy archivált e-mailt, egyszerűen lépjen a postafiókfában az archív mappába, és keresse meg az e-mailt. Az archivált e-mailek keresésére az Outlook 2007 keresési funkcióját is használhatja.
Az e-mailek archiválása az Outlook 2007-ben egyszerű és hatékony módja annak, hogy postaládája rendezett és rendezetlen maradjon. A fent vázolt lépéseket követve könnyedén létrehozhat egy archiváló mappát, áthelyezheti az e-maileket ebbe a mappába, beállíthatja az automatikus archiválást, és szükség esetén előhívhatja az archivált e-maileket.