Amikor e-mailt küld, biztos akar lenni abban, hogy az professzionális és csiszolt. Az aláírásblokk hozzáadása az e-mailekhez nagyszerű módja ennek elérésére. Az aláírásblokk egy testreszabható terület, amely az e-mailek végén jelenik meg, és megjeleníti elérhetőségi adatait, munkakörét és minden egyéb fontos adatot. Íme, hogyan adhat aláírásblokkot az Outlook 2010 alkalmazáshoz:
2. lépés: Kattintson a „Beállítások” gombra, majd válassza ki a bal oldali menüből a „Levél” menüpontot.
4. lépés: Kattintson az „Új” gombra egy új aláírás létrehozásához.
5. lépés: Adjon nevet az új aláírásnak, majd kezdje el begépelni az aláírási blokk tartalmát. Ez tartalmazhatja a nevét, munkakörét, telefonszámát, e-mail címét, weboldalát és bármilyen más információt, amit szeretne feltüntetni.
6. lépés: Használja a formázási eszközöket az aláírási blokk megjelenésének testreszabásához. Megváltoztathatja a szöveg betűtípusát, méretét, színét és igazítását, valamint képeket vagy logókat is hozzáadhat.
7. lépés: Válassza ki, hogy melyik e-mail fiókot szeretné társítani az aláírási blokkhoz. Különböző fiókokhoz különböző aláírásblokkokat hozhat létre, ha több fiókot is beállított az Outlookban.
8. lépés: Döntse el, hogy az új e-mailekben, a válaszokban/továbbküldésekben vagy mindkettőben szerepeltetni kívánja-e az aláírásblokkot.
Mostantól minden alkalommal, amikor új e-mailt ír vagy válaszol egy üzenetre, az aláírási blokk automatikusan megjelenik az üzenet végén. Azzal, hogy az aláírási blokkban tartalmazza elérhetőségi és egyéb adatait, megkönnyítheti az emberek számára, hogy kapcsolatba lépjenek Önnel, és építheti szakmai márkáját. Rajta, próbálja ki – az e-mailjei hálásak lesznek érte!
A Microsoft Outlook 2010-ben aláírást adhat az e-mailekhez, hogy további információkat adjon meg magáról vagy a vállalatáról. Az aláírás funkció helye az Outlook 2010-ben attól függ, hogy melyik nézetet használja. Ha a szalag nézetet használja, az aláírás funkciót az „Üzenet” fül alatt, a „Tartalom” szakaszban, majd az „Aláírás” gombra kattintva találja. Alternatív megoldásként, ha a klasszikus menü nézetet használja, kattintson a felső menüsor „Eszközök” gombjára, válassza a „Beállítások” lehetőséget, majd navigáljon a „Levélformátum” fülre. Onnan az „Aláírások” gombra kattintva érheti el az aláírás funkciót. Az aláírás funkcióhoz való hozzáférés után létrehozhatja és testre szabhatja aláírását, beleértve szöveg, képek és hivatkozások hozzáadását, majd alkalmazhatja azt az e-mailekhez.
Az aláírásblokk hozzáadása az e-mailjéhez professzionális módja annak, hogy elérhetőségi adatait és egyéb fontos részleteket közöljön a címzettekkel. Íme, hogyan adhat aláírásblokkot az e-mailjéhez:
1. Nyissa meg e-mail kliensét vagy webmail fiókját, és navigáljon a beállítások vagy opciók menüponthoz.
2. Keressen egy „Aláírás” vagy „Email aláírás” feliratú opciót, és kattintson rá.
3. Az aláírásszerkesztőbe írja be azt a szöveget, amelyet az aláírásblokkban szeretne szerepeltetni. Ez tartalmazhatja a nevét, a munkakörét, a cég nevét, a telefonszámát, az e-mail címét és bármilyen más, megosztani kívánt adatot.
4. A megadott formázási eszközökkel testre szabhatja az aláírási blokk betűtípusát, méretét és színét.
5. Ha van olyan logója vagy képe, amelyet be szeretne illeszteni az aláírási blokkjába, kattintson a kép ikonjára, és válassza ki a fájlt a számítógépéről.
6. Mentse el a módosításokat, és lépjen ki a beállítások vagy opciók menüből.
Mostantól kezdve az e-mail aláírási blokkja automatikusan hozzá lesz adva minden kimenő üzenetéhez. Ne feledje, hogy egyes e-mail kliensek eltérő beállításokkal vagy lehetőségekkel rendelkeznek az aláírásblokk hozzáadásához, ezért előfordulhat, hogy az adott e-mail szolgáltatásra vonatkozó konkrét utasításoknak kell utánanéznie.
Az aláírásblokk helye az Outlookban az Ön által használt Outlook verziójától függ. Az alábbiakban az Outlook legújabb verziójában, az Outlook 365-ben található aláírásblokk megtalálásának lépéseit ismertetjük:
1. Nyissa meg az Outlookot, és kattintson a képernyő bal felső sarkában található „Új e-mail” gombra.
2. Az új e-mail ablakban kattintson a képernyő tetején található „Üzenet” fülre.
3. Az „Üzenet” fülön belül keresse meg a „Tartalom” részt, és kattintson az „Aláírás” legördülő menüre.
4. A legördülő menüből válassza az „Aláírások…” lehetőséget.
5. Ez megnyitja az „Aláírások és levélpapírok” ablakot, ahol létrehozhatja és kezelheti e-mail aláírásait.
Az Outlook régebbi verzióiban, például az Outlook 2016-ban és az Outlook 2013-ban az aláírásblokk az „Üzenet” fül alatt is megtalálható. Az „Aláírások és írószerek” ablak elérésének konkrét lépései azonban némileg eltérhetnek. Mindig érdemes az Outlook adott verziójának segéddokumentációját segítségül hívni, ha gondjai vannak az aláírásblokk megtalálásával.
Több oka is lehet annak, hogy az aláírásblokk nem jelenik meg az Outlookban. Íme néhány lehetséges ok és megoldás:
1. Az aláírás nincs beállítva: Ha nem hozott létre aláírást az Outlookban, akkor az nem jelenik meg, amikor e-mailt állít össze. Az aláírás beállításához válassza a Fájl > Beállítások > Levél > Aláírások menüpontot, és hozzon létre egy új aláírást.
2. Rossz e-mail fiók: Ha több e-mail fiókot is beállított az Outlookban, győződjön meg róla, hogy a megfelelő fiókot választotta ki, amelyhez az aláírást szeretné megjeleníteni. Ezt úgy ellenőrizheti, hogy az e-mail összeállítása ablakban a „From” mezőben kiválasztja a fiókot.
3. Az aláírás nincs alapértelmezettként beállítva: Ha létrehozott egy aláírást, de az nem jelenik meg, ellenőrizze, hogy be van-e állítva alapértelmezett aláírásként. Ehhez válassza a Fájl > Beállítások > Levél > Aláírások menüpontot, és válassza ki az aláírást a listából. Ezután győződjön meg arról, hogy az „Új üzenetek” és a „Válaszok/továbbküldések” legördülő menükben a megfelelő aláírás van-e kiválasztva.
4. Az aláírás nem került hozzá az e-mailhez: Ha létrehozott egy aláírást, és alapértelmezettként beállította, de mégsem jelenik meg, győződjön meg róla, hogy hozzáadta azt a készülő e-mailhez. Ezt úgy teheti meg, hogy az e-mail összeállítása ablakban az „Aláírás” gombra kattint, és kiválasztja a hozzáadni kívánt aláírást.
5. Outlook verzió: Ha az Outlook régebbi verzióját használja, előfordulhat, hogy az nem támogat bizonyos aláírási funkciókat, vagy olyan hibák vannak benne, amelyek megakadályozzák az aláírás megjelenését. Próbálja meg frissíteni az Outlook legújabb verziójára, vagy forduljon segítségért a Microsoft ügyfélszolgálatához.
Összességében több oka is lehet annak, hogy az aláírási blokk nem jelenik meg az Outlookban. Ha ellenőrzi ezeket a gyakori okokat és megoldásokat, akkor képesnek kell lennie a probléma megoldására és az aláírás újbóli használatára.