Amikor befejezte a munkát egy dokumentumon a Microsoft Wordben, érdemes véglegesnek jelölni, hogy jelezze, hogy ez a végleges verzió. Ezzel megakadályozhatja, hogy mások változtassanak a dokumentumon, ami hasznos lehet, ha megosztja azt másokkal vagy benyújtja felülvizsgálatra. Íme, hogyan jelölhet véglegesnek egy dokumentumot a Microsoft Wordben.
Először nyissa meg a véglegesnek jelölni kívánt dokumentumot. Kattintson a képernyő bal felső sarkában a „Fájl” fülre, majd a megjelenő menüben válassza az „Info” menüpontot. Ezután kattintson a „Dokumentum védelme” gombra, amely az „Engedélyek” címszó alatt található.
A megjelenő legördülő menüben válassza a „Véglegesnek jelölés” lehetőséget. Megjelenik egy párbeszédpanel, amely arra kéri, hogy erősítse meg, hogy véglegesnek kívánja-e jelölni a dokumentumot. Kattintson az „OK” gombra a folytatáshoz.
Miután véglegesnek jelölte a dokumentumot, a képernyő tetején megjelenik egy üzenet, amely jelzi, hogy a dokumentum mostantól csak olvasható. Ez azt jelenti, hogy mások nem tudnak változtatni a dokumentumon, hacsak nem kapcsolják ki a „Véglegesnek jelölés” funkciót.
Érdemes megjegyezni, hogy a dokumentum véglegesnek jelölése nem akadályozza meg, hogy mások másolatot készítsenek a dokumentumról, és változtassanak rajta. Ha teljesen meg akarja akadályozni, hogy mások változtatásokat hajtsanak végre a dokumentumon, további biztonsági intézkedéseket kell alkalmaznia, például jelszavas védelmet vagy fájltitkosítást.
Összefoglalva, a Word-dokumentum véglegesnek jelölése gyors és egyszerű módja annak jelzésére, hogy ez a dokumentum végleges változata. Ezzel megakadályozhatja, hogy mások változtatásokat hajtsanak végre a dokumentumon, ami hasznos lehet, ha megosztja azt másokkal vagy benyújtja felülvizsgálatra. Ne feledje, hogy a dokumentum véglegesnek jelölése nem bolondbiztos, ezért ha biztosítani szeretné, hogy a dokumentumon ne lehessen változtatni, további biztonsági intézkedéseket kell alkalmaznia.
A Word-dokumentum végleges dokumentumként való védelme és csak olvashatóvá tétele alapvető lépés annak biztosításához, hogy a dokumentum tartalmát illetéktelenek ne tudják módosítani vagy szerkeszteni. Íme, hogyan védhet meg egy Word-dokumentumot végleges dokumentumként és csak olvashatóvá téve:
1. Nyissa meg a Word-dokumentumot, amelyet végleges dokumentumként szeretne védeni.
2. Kattintson a képernyő bal felső sarkában a „Fájl” fülre.
3. A legördülő menüből válassza a „Dokumentum védelme” lehetőséget.
4. Ezután kattintson a „Szerkesztés korlátozása” lehetőségre.
5. A „Szerkesztés korlátozása” szakasz alatt jelölje be a „Csak ilyen típusú szerkesztés engedélyezése a dokumentumban” melletti négyzetet.
6. A legördülő menüből válassza a „Csak olvasás” lehetőséget.
7. Ezenkívül jelszót is beállíthat, hogy megvédje a dokumentumot az illetéktelenek általi megnyitástól. Ehhez jelölje be a „Védelem érvényesítése” melletti négyzetet, majd adja meg az Ön által választott jelszót.
8. Miután beállította a védelmi beállításokat, kattintson az „Igen, védelem érvényesítésének megkezdése” gombra, hogy a védelmet a dokumentumra alkalmazza.
9. Végül mentse el a dokumentumot, hogy a védelmi beállítások érvényesüljenek.
A fenti lépéseket követve a Word dokumentumot végleges dokumentumként védheti, és csak olvashatóvá teheti, ami megakadályozza az illetéktelen szerkesztést, és biztosítja a dokumentum integritását.
Egy dokumentum véglegesnek jelöléséhez Mac számítógépen kövesse az alábbi lépéseket:
1. Nyissa meg a véglegesnek jelölni kívánt dokumentumot a megfelelő alkalmazásban (pl. Microsoft Word, Pages stb.).
2. Kattintson a képernyő bal felső sarkában található „Fájl” menüre.
3. Válassza ki a „Nyomtatás” lehetőséget a legördülő menüből.
4. A Nyomtatás párbeszédpanelen kattintson az ablak bal alsó sarkában található „PDF” gombra.
5. Válassza ki a „Mentés PDF-ként” lehetőséget a legördülő listából.
6. A Mentés párbeszédpanelen kattintson a „Biztonsági beállítások” gombra.
7. Jelölje be a „Jelszó megkövetelése a dokumentum megnyitásához” jelölőnégyzetet.
8. Adjon meg egy tetszőleges jelszót a „Jelszó” mezőbe.
9. Kattintson az „OK” gombra a Biztonsági beállítások párbeszédpanel bezárásához.
10. Válasszon egy helyet a számítógépén a PDF-fájl mentéséhez, majd kattintson a „Mentés” gombra.
Miután a dokumentumot jelszóval ellátott PDF-ként mentette el, az véglegesnek lesz jelölve, és a jelszó megadása nélkül nem szerkeszthető.
Egy teljes dokumentum megjelöléséhez használhatja a szövegszerkesztő program „Összes kijelölése” funkcióját. Ez a funkció lehetővé teszi, hogy egyszerre jelölje ki az összes szöveget a dokumentumban, ami hasznos lehet, ha a teljes dokumentumon szeretne változtatásokat vagy formázási módosításokat végezni.
Az „Összes kijelölése” funkció használatához nyissa meg a dokumentumot a szövegszerkesztő programban, és kattintson a képernyő tetején található „Szerkesztés” menüre. Onnan válassza az „Összes kijelölése” lehetőséget, vagy használja a „Ctrl + A” (PC-n) vagy a „Command + A” (Macen) billentyűkombinációt.
Miután kijelölte az összes szöveget a dokumentumban, különböző műveleteket végezhet rajta, például megváltoztathatja a betűtípust, módosíthatja a formázást vagy törölheti az összes tartalmat.
Fontos megjegyezni, hogy az „Összes kijelölése” funkció nem feltétlenül működik megfelelően, ha a dokumentumban olyan elemek vannak, amelyek nem szövegalapúak, például képek vagy táblázatok. Ezekben az esetekben előfordulhat, hogy ezeket az elemeket kézzel, külön-külön kell kiválasztania.
Ha befejezte a dokumentum szerkesztését, és jelölések nélkül szeretné véglegesíteni azt, az alábbi lépésekkel mentheti el a kívánt formátumban:
1. Először is nyissa meg a dokumentumot, amelyet jelölések nélkül, véglegesként szeretne elmenteni.
2. Kattintson a dokumentum tetején található szalag „Áttekintés” fülére.
3. A „Nyomon követés” csoportban kattintson a „Változások követése” melletti legördülő nyílra, és válassza a „Végleges” lehetőséget.
4. Ezután a „Változások” csoport alatt kattintson a „Jelölés megjelenítése” melletti legördülő nyílra, és válassza a „Nincs jelölés” lehetőséget.
5. Ha kiválasztotta a „Nincs jelölés” lehetőséget, az összes jelölés, megjegyzés és egyéb nyomon követett módosítás el lesz rejtve a dokumentumból.
6. Végül kattintson a szalag „Fájl” fülére, és válassza a „Mentés másként” lehetőséget a dokumentum kívánt formátumban történő mentéséhez.
7. A „Mentés másként” párbeszédpanelen válassza ki azt a helyet, ahová a dokumentumot menteni kívánja.
8. Írja be a dokumentum nevét a „Fájlnév” mezőbe.
9. Válassza ki a dokumentum fájlformátumát a „Mentés másként típus” legördülő listából.
10. Kattintson a „Mentés” gombra a dokumentum végleges, jelölések nélküli mentéséhez.
A fenti lépéseket követve véglegesként mentheti el a dokumentumot anélkül, hogy jelölések, megjegyzések vagy egyéb nyomon követett módosítások lennének benne láthatóak. Ez akkor lehet hasznos, ha a dokumentumot meg akarja osztani másokkal, vagy ki akarja nyomtatni minden zavaró tényező vagy felesleges információ nélkül.