Üzlettulajdonosként elengedhetetlen a pénzforgalom hatékony kezelése a stabil pénzügyi helyzet fenntartása érdekében. A pénzforgalom kezelésének egyik alapvető szempontja a követelések nyomon követése. A kintlévőségek azok a pénzösszegek, amelyekkel az ügyfelek az Ön vállalkozásának tartoznak a termékekért vagy szolgáltatásokért. Ahhoz, hogy vállalkozása stabil pénzforgalommal rendelkezzen, elengedhetetlen a kintlévőségek hatékony kezelése. A követelések módosítására két gyakori módszer az értékvesztés és a közvetlen leírás módszere.
Az értékvesztés módszer egy olyan számviteli gyakorlat, amelyet a behajthatatlan követelések becslésére és kiigazítására használnak. Ez a módszer magában foglalja egy értékvesztési számla létrehozását, amelyet a mérlegben a követelések számlájának ellentételezésére használnak. Az értékvesztési számla a behajthatatlan követelésekből származó becsült veszteségek nyilvántartására szolgál. Az értékvesztés kiszámításához a vállalkozások a behajthatatlan követelésekre vonatkozó múltbeli adatokat használják, és a teljes követelésállományra egy százalékos értéket alkalmaznak. Például, ha egy vállalkozásnak 100 000 USD követelése van, és úgy becsüli, hogy a követelések 5%-a behajthatatlan, akkor a kétes követelésekre képzett értékvesztés 5000 USD lesz.
A közvetlen leírás módszere egy másik módszer, amelyet a követelések kiigazítására használnak, de kevésbé tekintik konzervatívnak, mint az értékvesztés módszerét. Ennél a módszernél a vállalkozás a behajthatatlan követeléseket azonnal leírja, amint megállapítja, hogy azok behajthatatlanok. Ennél a módszernél a behajthatatlan követeléseket kivezetik a mérlegben szereplő követelések számláról, és a veszteséget az eredménykimutatásban rögzítik. Ezt a módszert gyakran alkalmazzák kisvállalkozások vagy olyan vállalkozások, amelyek nagy mennyiségű, alacsony összegű követeléssel rendelkeznek.
Összefoglalva, a követelések kezelése minden vállalkozás számára létfontosságú az egészséges pénzforgalom fenntartásához. Az értékvesztés módszere és a közvetlen leírás módszere két általánosan használt módszer a követelések kiigazítására. Az értékvesztéses módszer konzervatívabbnak tekinthető, és magában foglalja a behajthatatlan számlák becslését és egy értékvesztési számla létrehozását. A közvetlen leírási módszer a behajthatatlan követelések leírását jelenti, amint azok behajthatatlannak bizonyulnak. Elengedhetetlen, hogy megértse ezeket a módszereket, és kiválassza a vállalkozása számára legmegfelelőbbet, hogy biztosítsa a pénzforgalom hatékony kezelését.
A követelések két típusa a rövid és a hosszú lejáratú követelések.
A rövid lejáratú követelések az ügyfelekkel szemben fennálló tartozások, amelyek várhatóan egy éven belül vagy a vállalkozás szokásos működési ciklusán belül behajthatók, attól függően, hogy melyik a hosszabb. Ezek az összegek általában likvid eszközöknek minősülnek, és a mérlegben forgóeszközökként szerepelnek.
Ezzel szemben a hosszú lejáratú követelések olyan vevőkkel szembeni követelések, amelyek várhatóan egy éven belül vagy az üzleti tevékenység szokásos működési ciklusán belül nem kerülnek behajtásra. Ezeket az összegeket általában kevésbé likvidnek tekintik, mint a rövid lejáratú követeléseket, és a mérlegben hosszú lejáratú eszközként szerepelnek.
A vállalkozások számára fontos, hogy megfelelően kezeljék a követeléseiket, hogy biztosítsák az időben történő behajtást és minimalizálják a behajthatatlan követelések kockázatát. Ez hatékony hitelezési politikával, időben történő számlázással és a kintlévőségek rendszeres ellenőrzésével érhető el.
A követelések egy olyan korrekció, amely az eredményszemléletű elszámolás módszerébe tartozik. Ez azt a pénzösszeget jelenti, amellyel a vállalatnak az ügyfelei tartoznak a már teljesített, de még ki nem fizetett árukért vagy szolgáltatásokért. Ez a kiigazítás azért fontos, mert lehetővé teszi, hogy a vállalat pontosan tükrözze pénzügyi helyzetét a mérlegében.
A követeléseket eszközként tartják nyilván a mérlegben, és a hitelre történő értékesítéssel növekszik. Mivel azonban nem minden vevő fizeti ki időben a számláit, e követelések egy része végül behajthatatlanná válik. Ennek figyelembevétele érdekében a vállalat a kétes követelésekre képzett értékvesztéssel módosítja a követeléseit. Ez az értékvesztés a kintlévőségek azon részének becsült összegét jelenti, amelyet várhatóan nem sikerül behajtani.
A követelésekre vonatkozó helyesbítő tételek készítésekor a vállalat jellemzően a követelések összegét a főkönyv terhelő oldalán, a kétes követelésekre képzett értékvesztést pedig a hiteloldalon rögzíti. A kettő nettó összege jelenti a vállalat összes követelését. Ezzel a kiigazítással a vállalat pontosabban tükrözheti pénzügyi helyzetét, és elkerülheti eszközeinek túlértékelését.
A követelések nyilvántartásának két alapvető módja az eredményszemléletű és a pénzforgalmi szemléletű módszer.
Az eredményszemléletű módszer a bevételeket akkor könyveli, amikor azok keletkeznek, függetlenül attól, hogy a fizetés mikor érkezik meg. Ez azt jelenti, hogy a követeléseket akkor könyvelik, amikor az értékesítés megtörtént, és a követelés összegét addig követik, amíg a vevő ki nem fizeti a számlát. Ezt a módszert általában azok a vállalkozások alkalmazzák, amelyek hitelt nyújtanak ügyfeleiknek, mivel lehetővé teszi számukra a kintlévőségek nyomon követését és a pénzforgalom nyomon követését.
A pénzforgalmi szemléletű módszer ezzel szemben azt jelenti, hogy a bevételt csak akkor könyvelik el, amikor a fizetés beérkezik. Ez azt jelenti, hogy a követeléseket nem követik külön, és a bevételt csak akkor számolják el, amikor a készpénz ténylegesen beérkezik. Ezt a módszert általában azok a kisvállalkozások alkalmazzák, amelyek nem nyújtanak hitelt ügyfeleiknek, mivel egyszerűbb és könnyebben karbantartható.
Mindkét módszernek megvannak az előnyei és hátrányai, és a köztük való választás az egyes vállalkozások sajátos igényeitől és körülményeitől függ. Az eredményszemléletű módszer pontosabb képet ad a vállalkozás pénzügyi teljesítményéről, de részletesebb nyilvántartást és számviteli szakértelmet igényel. A pénzforgalmi szemléletű módszer egyszerűbb és könnyebben karbantartható, de előfordulhat, hogy nem ad pontos képet a vállalkozás pénzügyi teljesítményéről, ha az értékesítés és a fizetés beérkezése között jelentős késések vannak.