Mint egy vállalkozás tulajdonosa, van egy csomó felelősséget kezelni minden nap, az értékesítés és a marketing, az ügyfélszolgálat és az alkalmazottak kezelése. Az egyik terület, amelyet gyakran figyelmen kívül hagynak, a bérszámfejtés. A bérszámfejtés kritikus fontosságú funkció, amely biztosítja, hogy alkalmazottait pontosan és időben kifizessék. Ha nehezen tud lépést tartani a bérszámfejtéssel, vagy hibákat észlel a bérszámfejtésben, lehet, hogy itt az ideje megfontolni egy bérszámfejtő felbérlését.
1. A bérszámfejtés túl bonyolulttá vált: Ahogy a vállalkozása növekszik, úgy növekszik a bérszámfejtése is. Mivel egyre több alkalmazottat, juttatást és adószabályozást kell figyelembe venni, a bérszámfejtés gyorsan bonyolult és időigényes feladattá válhat. Egy bérszámfejtési menedzser segíthet a folyamat ésszerűsítésében, biztosítva, hogy minden fizetés pontos és időben kézbesített legyen.
2. Hibákat követ el: A bérszámfejtési hibák sokba kerülhetnek, mind pénzben, mind az alkalmazottak moráljában. Ha hibákat észlel a bérszámfejtésben, például helytelen levonásokat vagy elmaradt kifizetéseket, itt az ideje, hogy szakember segítségét kérje. Egy bérszámfejtő segíthet elkerülni a költséges hibákat, és biztosíthatja, hogy alkalmazottait helyesen fizessék ki.
3. Túl sok időt tölt a bérszámfejtéssel: Vállalkozástulajdonosként az Ön ideje értékes. Ha minden héten órákat tölt a bérszámfejtéssel, az nem a legjobb időtöltés. Egy bérszámfejtő felbérlésével felszabadíthatja az idejét, hogy vállalkozásának más területeire, például az értékesítésre és a marketingre összpontosíthasson.
4. Nehezen tud lépést tartani az adószabályokkal: Az adószabályok folyamatosan változnak, és kihívást jelenthet lépést tartani velük. Egy bérszámfejtő segíthet biztosítani, hogy vállalkozása megfeleljen az összes adótörvénynek, csökkentve ezzel a költséges bírságok és büntetések kockázatát.
Egy bérszámfejtési menedzser alkalmazása több szempontból is előnyös lehet vállalkozása számára. Nemcsak a bérszámfejtési folyamatok racionalizálásában segíthetnek, hanem időt és pénzt is megtakaríthatnak Önnek a költséges hibák elkerülése és annak biztosítása révén, hogy vállalkozása megfeleljen az összes adótörvénynek. Ha gondjai vannak a bérszámfejtéssel, itt az ideje, hogy fontolóra vegye egy bérszámfejtő felbérlését.
A bérszámfejtő célja a vállalat bérszámfejtési folyamatának felügyelete és irányítása. Ez magában foglalja annak biztosítását, hogy minden alkalmazottat pontosan és időben fizessenek ki, a munkavállalói juttatásokat vagy juttatásokat érintő változások kezelését, valamint a bérszámfejtéssel kapcsolatos valamennyi vonatkozó törvény és rendelet betartásának biztosítását. A bérszámfejtő felelős a pontos bérszámfejtési nyilvántartások vezetéséért, az adók és egyéb levonások kiszámításáért és levonásáért, valamint a fizetési csekkek vagy közvetlen befizetések elkészítéséért és kiosztásáért. Emellett a bérszámfejtési vezető feladata lehet a bérszámfejtési szoftverrendszerek kezelése, valamint a bérszámfejtési folyamatok zökkenőmentes lebonyolítása érdekében más részlegekkel vagy külső beszállítókkal való együttműködés. Összességében a bérszámfejtő kritikus szerepet játszik annak biztosításában, hogy a dolgozókat tisztességesen és időben fizessék ki, ami elengedhetetlen a pozitív és produktív munkakörnyezet fenntartásához.
A bérszámfejtési szakember és a bérszámfejtési menedzser egyaránt egy szervezet bérszámfejtési osztályán belüli szerepkör, de eltérő felelősségi szintekkel és munkaköri feladatokkal rendelkeznek.
A bérszámfejtési specialista a bérszámfejtéssel kapcsolatos napi feladatok ellátásáért felelős. Feladataik közé tartozhat az alkalmazottak bérszámfejtésének kiszámítása és feldolgozása, a fizetések pontosságának biztosítása, az alkalmazottak nyilvántartásának vezetése, valamint az alkalmazottak bérszámfejtéssel kapcsolatos megkereséseinek megválaszolása. Felelősek lehetnek a bérszámfejtéssel kapcsolatos vonatkozó törvényeknek és rendeleteknek való megfelelés biztosításáért is.
Másrészt a bérszámfejtési vezető stratégiai szerepet tölt be a bérszámfejtési osztályon belül. Ők felelősek a bérszámfejtési folyamat felügyeletéért az elejétől a végéig, beleértve a bérszámfejtő csapat irányítását, a bérszámfejtési irányelvek és eljárások kidolgozását és végrehajtását, a bérszámfejtési adatok elemzését és a folyamat javítására vonatkozó javaslatok megtételét, valamint a jogi és szabályozási követelményeknek való megfelelés biztosítását. Emellett szorosan együttműködhetnek más részlegekkel, például a HR-rel és a pénzügyekkel annak biztosítása érdekében, hogy a bérszámfejtés integrálódjon más üzleti funkciókkal.
Összefoglalva, bár mindkét szerepkör a bérszámfejtéssel kapcsolatos, a bérszámfejtési szakember a napi feladatokra összpontosít, míg a bérszámfejtési vezető stratégiai szerepet tölt be a bérszámfejtési funkció egészének irányításában.
A 100 alkalmazottra jutó bérszámfejtők száma nagymértékben változhat különböző tényezőktől függően, például a szervezet méretétől és összetettségétől, a bérszámfejtés automatizáltsági szintjétől és a bérszámfejtő csapatra bízott feladatok körétől függően. Általános iránymutatásként azonban a bérszámfejtők és az alkalmazottak arányára vonatkozó, általánosan használt referenciaérték az 1:100. Ez azt jelenti, hogy minden 100 alkalmazottra egy teljes munkaidős egyenértékű (FTE) bérszámfejtő munkatárs jut, aki a bérszámfejtési funkció kezeléséért felelős.
Fontos megjegyezni, hogy ez a referenciaérték nincs kőbe vésve, és a korábban említett tényezők alapján változhat. Például a kisebb, kevesebb alkalmazottat foglalkoztató szervezeteknél előfordulhat, hogy nincs szükség külön bérszámfejtő csapatra, és a feladatokat a HR- vagy a pénzügyi személyzet kezelheti. Ezzel szemben a nagyobb, összetettebb bérszámfejtési követelményekkel – például több telephellyel, nemzetközi bérszámfejtéssel vagy nagyszabású juttatási programokkal – rendelkező szervezetekben a bérszámfejtő személyzet és az alkalmazottak aránya magasabb lehet.
Összességében a 100 alkalmazottra jutó bérszámfejtők száma kritikus szempont a szervezetek számára az időben történő, pontos és szabályszerű bérszámfejtés biztosítása érdekében. Fontos, hogy a szervezetek rendszeresen felülvizsgálják bérszámfejtési létszámukat, hogy biztosítsák, hogy megfelelő létszámmal rendelkeznek a bérszámfejtési folyamatok hatékony kezeléséhez.