Vállalkozóként, szabadúszóként vagy önálló vállalkozóként jogosult lehet az adóév során a gépjárművével megtett kilométerek után adókedvezményre. A megtett kilométerek meghatározása azonban ijesztő feladat lehet. Szerencsére több módszer is létezik arra, hogy pontosan megbecsülje az adóévben megtett kilométereket.
A hagyományos módszer alkalmazásához kezdje azzal, hogy feljegyzi járművének kilométeróra-állását az adóév elején és végén. Ezután kövesse nyomon az összes üzleti céllal megtett kilométert, beleértve az ügyfelekkel való találkozókra, üzleti megbeszélésekre, valamint az irodába vagy munkahelyre történő utazásokat. Az adóév végén vonja le a kilométeróra kezdeti állását a kilométeróra végi állásából, hogy meghatározhassa az év teljes futásteljesítményét. Ezután vonja le az esetlegesen megtett személyes kilométereket, például a munkába járást, hogy megkapja az adóévre vonatkozó üzleti kilométer-mennyiséget.
Az adóévi futásteljesítmény becslésének másik módja a GPS-követő eszköz használata. Sok GPS-készülék útnaplóval van felszerelve, amely rögzíti az egyes utak során megtett távolságot. Egyszerűen töltse le az adatokat a GPS-készülékről, és tekintse át az útnaplókat, hogy meghatározhassa az adóévre vonatkozó teljes üzleti futásteljesítményét. Alternatívaként számos mobilalkalmazás képes nyomon követni a megtett kilométereket, és egyszerű módon exportálhatja az adatokat az adószoftverébe vagy könyvelőjéhez.
Ha nem akar részletes nyilvántartást vezetni az üzleti kilométerekről az adóév során, akkor használhatja a normál kilométeróra-módszert. Ez a módszer lehetővé teszi, hogy minden egyes üzleti céllal megtett mérföld után meghatározott összeget vonjon le. A 2021-es adóévben a standard kilométerdíj mértéke 56 cent/mérföld. Ha ezzel a módszerrel szeretné kiszámítani az adókedvezményét, egyszerűen szorozza meg az üzleti célú futásteljesítményét a szabványos futásteljesítmény mértékével.
Ha részletes nyilvántartást vezetett a járművével kapcsolatos összes költségről, beleértve a benzint, a javításokat és a karbantartást, akkor a tényleges költségek módszerét használhatja az adólevonás meghatározásához. E módszer alkalmazásához számítsa ki, hogy az összes gépjármű-költségének hány százaléka kapcsolódik az üzleti használathoz. Ezután szorozza meg az üzleti kilométerek számát ezzel a százalékkal, hogy megkapja az adókedvezményt.
Összefoglalva, az adóévi futásteljesítmény meghatározása fontos feladat, amellyel pénzt takaríthat meg az adószezonban. Akár a hagyományos módszert, akár a GPS-módszert, a szabványos mérföldtarifa-módszert vagy a tényleges költségek módszerét választja, ügyeljen arra, hogy egész évben pontos nyilvántartást vezessen a vállalkozással kapcsolatos összes kilométerről. Ezzel biztosíthatja, hogy megkapja az Önt megillető adókedvezményeket, és elkerülheti az adóhatósággal kapcsolatos esetleges problémákat.
Az egyik legjobb módja az adózáshoz szükséges kilométerek nyomon követésének, ha kilométer-követő alkalmazást vagy szoftvert használ. Ezek az alkalmazások lehetővé teszik, hogy könnyedén beírja a kezdő és a záró kilométert, és külön-külön nyomon kövesse az üzleti és a személyes kilométereket. Néhány népszerű kilométer-követési alkalmazás a MileIQ, az Everlance és a TripLog.
Ha inkább kézzel szeretné nyomon követni a megtett kilométereket, akkor vezethet egy naplót az autójában, és rögzítheti az egyes utazások dátumát, kezdő és záró kilométerét, valamint célját. A naplóban külön-külön is nyomon követheti az üzleti és a személyes kilométereket.
Egy másik lehetőség egy GPS-követő eszköz használata, amely automatikusan nyomon követi a megtett kilométereket. Ezek az eszközök csatlakoztathatók az autó OBD-II portjához, vagy Bluetooth-on keresztül csatlakoztathatók okostelefonjához.
Függetlenül attól, hogy melyik módszert választja, fontos, hogy az adózási célokra pontos nyilvántartást vezessen a megtett kilométerekről. Ez segít Önnek abban, hogy levonásokat igényelhessen az üzleti célú kilométerek után, és csökkentse adókötelezettségét.
Az IRS a kilométerdíjat olyan dokumentációval ellenőrzi, mint például a kilométernapló vagy a költségelszámolás, amely tartalmazza a dátumot, a kezdő és a befejező helyet, az utazás célját és a megtett mérföldek számát. A kilométer-nyilvántartásnak egyidejűnek kell lennie, ami azt jelenti, hogy az utazás időpontjában vagy annak közelében kell rögzíteni. Az IRS további dokumentumokat, például a benzin- vagy karbantartási számlákat is kérhet az igényelt kilométerek alátámasztására. Ezen túlmenően az IRS összehasonlíthatja az igényelt kilométer-költséget az iparági szabványokkal, például a szabványos kilométer-költséggel, annak megállapítása érdekében, hogy az igényelt összeg ésszerű-e. Fontos, hogy az esetleges büntetések vagy ellenőrzések elkerülése érdekében pontos nyilvántartást vezessenek és igazolják az igényelt kilométerek megtételét.
A 2021-es adóévtől kezdve az IRS lehetővé teszi az adófizetők számára, hogy üzleti célokra mérföldenként 56 centes standard mérfölddíj-levonást igényeljenek. Ez azt jelenti, hogy ha a személyes járművét üzleti célú utazásokhoz használja, akkor a megtett mérföldek után a standard mérföldtarifa szerinti adólevonást igényelheti. Az adóban elszámolható mérföldek száma azonban nincs korlátozva, feltéve, hogy a megtett kilométereket megfelelő céllal vezette.
Fontos megjegyezni, hogy a normál mérfölddíj levonás csak üzleti célú utazásokra alkalmazható, személyes használatra nem. Ezen túlmenően, ha a szabványos kilométerdíjat választja, nem érvényesítheti a gépkocsival kapcsolatos egyéb kiadások, például a benzin, a karbantartás vagy a javítás költségeinek levonását sem. Fontos, hogy pontos nyilvántartást vezessen az üzleti célú kilométerekről, beleértve az utazás dátumát, célját és a megtett kilométereket, hogy a levonást pontosan tudja érvényesíteni.