A számlák nyomon követése ijesztő feladat lehet, különösen, ha hajlamos elveszíteni őket, vagy elfelejti, hová tette őket. Szerencsére az Evernote minden eddiginél könnyebbé tette a nyugták beolvasását és egy szervezett helyen történő tárolását. Íme, hogyan kell ezt megtenni:
Ahhoz, hogy elkezdhesse beolvasni a nyugtákat az Evernote-ba, szüksége lesz egy szkennerre vagy egy jó kamerával rendelkező okostelefonra. Ha van szkennere, győződjön meg róla, hogy be van állítva és csatlakoztatva van a számítógépéhez. Ha okostelefont használ, töltse le az Evernote alkalmazást, és győződjön meg róla, hogy az a legújabb verzióra van frissítve.
Az Evernote alkalmazásban hozzon létre egy új jegyzetfüzetet kifejezetten a nyugtáinak. Ezt a jegyzetfüzetet úgy nevezheti el, ahogyan csak szeretné, de valami olyasmi, mint „Bevételek” vagy „Költségek” megfelelő lenne. Ez segíteni fog abban, hogy a nyugtákat rendszerezze és később könnyen megtalálja.
Most itt az ideje, hogy elkezdje beszkennelni a bizonylatokat. Ha szkennert használ, válassza ki a beolvasott dokumentum PDF- vagy képfájlként történő mentésének lehetőségét. Ha okostelefonját használja, nyissa meg az Evernote alkalmazást, és válassza ki a kamera ikont. Készítsen fényképet a nyugtáról, és mentse el az új „Nyugták” jegyzetfüzetébe.
Miután beszkennelte a nyugtákat, itt az ideje, hogy rendszerezze őket a jegyzetfüzetében. A jegyzetfüzetén belül minden egyes nyugta számára külön jegyzetet hozhat létre, vagy több nyugtát egy jegyzetben csoportosíthat. Az egyes jegyzetekhez címkéket is hozzáadhat, hogy később könnyen megtalálhatók legyenek. Például az egyes jegyzeteket megjelölheti a dátummal, a kiadás típusával vagy a szállítóval.
Most, hogy bizonylatai rendszerezve vannak az Evernote-ban, bármikor könnyedén áttekintheti őket. Ráadásul, ha meg kell osztania kiadásait főnökével, könyvelőjével vagy csapatával, gyorsan és egyszerűen megoszthatja velük jegyzeteit az Evernote alkalmazáson keresztül.
Összefoglalva, a számlák Evernote alkalmazással történő rendszerezése egyszerű és hatékony módja a kiadások nyomon követésének. Ha követi ezeket a lépéseket, könnyedén beolvashatja, tárolhatja és áttekintheti a nyugtáit, így az adószezon és a költségjelentések készítése gyerekjáték lesz.
A bizonylatok tárolása fontos része üzleti pénzügyei kezelésének. Íme néhány bevált gyakorlat a bizonylatok tárolására:
1. Digitálisan: A nyugták tárolásának egyik legjobb módja a digitalizálás. Szkennerrel vagy mobilalkalmazással lefényképezhet minden egyes nyugtát, és tárolhatja a számítógépén vagy a felhőben. Így könnyedén kereshet és rendezheti a nyugtákat, és nincs szükség fizikai tárolóhelyre.
2. Rendszerezze: Függetlenül attól, hogy milyen módon tárolja a nyugtáit, fontos, hogy rendszerezve tartsa őket. Dátum, kategória vagy eladó szerint szétválaszthatja őket, hogy könnyebben megtalálja, amire szüksége van, amikor szüksége van rá.
3. Tartsa őket biztonságban: Ha a fizikai bizonylatok tárolása mellett dönt, győződjön meg róla, hogy biztonságos és védett helyen tartja őket. Ez lehet egy zárt iratszekrény vagy egy tűzálló széf. A fizikai nyugtákat a víz vagy más környezeti tényezők is károsíthatják, ezért ügyeljen arra, hogy megvédje őket a potenciális veszélyektől.
4. Őrizze meg őket a szükséges ideig: Győződjön meg arról, hogy tisztában van a jogszabályi előírásokkal, hogy mennyi ideig kell megőriznie a nyugtákat. Általánosságban elmondható, hogy adózási célokra legalább hét évig érdemes megőrizni a nyugtákat.
Összességében a legjobb módja a bizonylatok tárolásának, ha olyan rendszert talál, amely megfelel az Ön és vállalkozása igényeinek. Akár a digitális, akár a fizikai tárolást választja, a bizonylatok rendszerezett és biztonságos tárolása segít a pénzügyek hatékonyabb kezelésében.
A nyugta digitalizálása a papír alapú nyugta digitális formátumba történő átalakításának folyamata. Ez hasznos lehet nyilvántartási célokra, valamint a kiadások nyomon követésére és adózási célokra. Íme néhány lépés, amelyet követhet egy nyugta digitalizálásához:
1. Szkennelje be a nyugtát: Az első lépés a nyugta szkennerrel történő beolvasása. Ha nincs szkennere, használhat olyan mobilalkalmazást, amellyel lefényképezheti a nyugtát, és digitális képként elmentheti.
2. Mentse el a képet: Miután beszkennelte vagy lefényképezte a blokkot, mentse a képet egy mappába a számítógépén vagy egy felhőalapú tárhelyszolgáltatásban, például a Google Drive-ban vagy a Dropboxban.
3. Nevezze el a fájlt: Adjon a fájlnak egy leíró nevet, amely segít azonosítani, hogy mihez tartozik a nyugta. Ha például irodaszerekről szóló nyugtáról van szó, nevezheti a fájlt „Irodaszerek nyugtája”.
4. Rendezze a fájlokat: Hozzon létre egy mappát a számítógépén vagy a felhőalapú tárhelyszolgáltatásában az összes digitális nyugta tárolására. Rendezze a fájlokat dátum, szállító vagy költségkategória szerint, hogy később könnyen megtalálhatók legyenek.
5. Legyen biztonsági mentés a fájlokról: Fontos, hogy készítsen biztonsági másolatot a digitális bizonylatokról, hogy számítógépösszeomlás vagy más katasztrófa esetén se vesszenek el. Fontolja meg egy biztonsági mentési szolgáltatás igénybevételét vagy a fájlok másolatainak külső merevlemezre történő mentését.
Összességében a számlák digitalizálása hasznos módja lehet a kiadások nyomon követésének és a szervezettség megőrzésének az új vállalkozás létrehozása és működtetése során.
Az Evernote egy népszerű jegyzetelő alkalmazás, amely lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy jegyzeteiket, dokumentumaikat és egyéb információikat digitális formában tárolják és rendszerezzék. Az Evernote számos szkennert támogat, amelyek kompatibilisek a Windows és a macOS operációs rendszerekkel.
Íme néhány az Evernote-tal együttműködő szkennerek közül:
1. Fujitsu ScanSnap: A Fujitsu ScanSnap egy népszerű szkenner, amelyet sok Evernote-felhasználó széles körben használ. Ez a szkenner lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy dokumentumokat, nyugtákat és egyéb anyagokat szkenneljenek be közvetlenül az Evernote-ba néhány kattintással.
2. Epson WorkForce: Az Epson WorkForce egy másik népszerű szkenner, amely kompatibilis az Evernote-tal. Ez a szkenner lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy dokumentumokat szkenneljenek és közvetlenül az Evernote-ba mentsenek, megkönnyítve ezzel a későbbi rendszerezést és hozzáférést.
3. Brother ADS: A Brother ADS egy sokoldalú szkenner, amely kompatibilis az Evernote-tal. Ez a szkenner lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy dokumentumokat, nyugtákat és egyéb anyagokat szkenneljenek be közvetlenül az Evernote-ba könnyedén.
4. Canon imageFORMULA: A Canon imageFORMULA egy nagy sebességű szkenner, amely kompatibilis az Evernote-tal. Ez a szkenner lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy gyorsan és hatékonyan nagy mennyiségű dokumentumot szkenneljenek be, és azokat közvetlenül az Evernote-ba mentsék.
5. HP Scanjet: A HP Scanjet egy népszerű szkenner, amelyet sok Evernote-felhasználó széles körben használ. Ez a szkenner lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy dokumentumokat szkenneljenek be, és közvetlenül az Evernote-ba mentsenek, megkönnyítve ezzel a későbbi rendszerezést és hozzáférést.
Összességében számos szkenner működik az Evernote-tal, és a felhasználók kiválaszthatják az igényeiknek leginkább megfelelőt olyan tényezők alapján, mint a szkennelési sebesség, a dokumentum mérete és a költségvetés.