Az e-mailek nagyszámú embercsoportnak történő küldése időigényes lehet, különösen, ha minden egyes üzenetet személyre kell szabnia. A levélösszevonás egy hasznos funkció, amely lehetővé teszi az e-mailek testreszabását és elküldését a címzettek egy csoportjának néhány kattintással. Ebben a cikkben eligazítjuk, hogyan lehet az Excelből az Outlook 2010-ben levelek egyesítését elvégezni.
1. lépés: Az Excel-táblázat előkészítése
Az első lépés az Excel-táblázat előkészítése, amely tartalmazza az e-mailekbe egyesíteni kívánt információkat. Győződjön meg róla, hogy a táblázatban minden egyes olyan információnak van egy-egy oszlopa, amelyet be szeretne építeni az e-mailekbe, például a címzettek nevei, e-mail címei és egyéb fontos adatok. Lényeges, hogy megfelelően formázza meg az adatokat a táblázatban, hogy elkerülje a hibákat az egyesítési folyamat során.
2. lépés: A levelek egyesítésének megkezdése
Miután elkészítette az Excel-táblázatot, nyissa meg a Microsoft Word programot, és hozzon létre egy új dokumentumot. Kattintson a „Levelezés” fülre, majd válassza a „Levélsűrítés indítása” lehetőséget, és válassza az „E-mail üzenetek” lehetőséget.
3. lépés: Címzettek kiválasztása
A levelek egyesítésének elindítása után válassza a „Címzettek kiválasztása” és a „Meglévő lista használata” lehetőséget. Ezután keresse meg és válassza ki az Excel táblázatot. Megjelenik egy párbeszédpanel, amely lehetővé teszi az adatokat tartalmazó munkalap és táblázat kiválasztását.
4. lépés: Az e-mail testreszabása
Miután kiválasztotta a címzetteket, most már testreszabhatja az e-mailt. Személyre szabott mezőket adhat hozzá, például a címzettek nevét és bármilyen más információt az Excel-táblázatából. Ehhez kattintson az „Összevonási mező beillesztése” gombra, és válassza ki az e-mailben szerepeltetni kívánt mezőket.
5. lépés: Az e-mailek előnézete és elküldése
Miután testreszabta az e-mailt, nézze meg előnézetben, hogy megbizonyosodjon arról, hogy minden mező helyesen lett-e összevonva. Kattintson az „Eredmények előnézete” gombra, hogy megnézze, hogyan fog kinézni az e-mailje az egyes címzettek számára. Ha minden jól néz ki, kattintson a „Befejezés és összevonás”, majd az „E-mail üzenetek küldése” gombra. Megnyílik az Outlook, és ezután elküldheti az e-maileket.
Összefoglalva, a levelek egyesítése az Excelből az Outlook 2010-be egy hasznos funkció, amely időt és energiát takaríthat meg, amikor e-maileket küld egy nagy csoport embernek. A fent vázolt lépéseket követve könnyedén testre szabhatja e-mailjeit, és néhány kattintással több címzettnek küldheti el azokat.
A következő lépésekkel küldhet tömeges e-mailt az Outlook 2010-ben:
1. Nyissa meg az Outlookot, és kattintson a képernyő bal felső sarkában található „Új e-mail” gombra.
2. A „Címzett” mezőbe írja be az összes olyan címzett e-mail címét, akinek el szeretné küldeni az e-mailt. Több e-mail címet elválaszthat pontosvesszővel (;) vagy vesszővel (,).
3. Írja be az e-mail tárgysorát és szövegét a szokásos módon.
4. Ha az egyes címzettek nevével szeretné megszemélyesíteni az e-mailt, használhatja a „Mail Merge” funkciót. Ehhez kattintson a felső menüsorban a „Levelezés” fülre, majd válassza a „Levélösszevonás indítása” lehetőséget, és válassza az „Email üzenetek” lehetőséget. Kövesse az utasításokat a levelek egyesítésének beállításához.
5. Miután összeállította az e-mailt, kattintson a felső menüsor „Fájl” fülére, majd válassza a „Mentés másként” lehetőséget. Válasszon nevet és helyet az e-mailjének, majd kattintson a „Mentés” gombra.
6. A tömeges e-mail elküldéséhez kattintson ismét a „Fájl” fülre, és válassza az „Info” lehetőséget. Kattintson a „Szabályok és figyelmeztetések kezelése” gombra, majd válassza az „Új szabály” lehetőséget.
7. Válassza ki a „Szabály alkalmazása az általam küldött üzenetekre” lehetőséget, majd kattintson a „Tovább” gombra.
8. Hagyja az összes feltételt bejelölve, és kattintson a „Tovább” gombra.
9. Válassza ki a „válaszadás egy adott sablon használatával” lehetőséget, és kattintson az „adott sablon” linkre.
10. Válassza ki az 5. lépésben elmentett e-mailt, majd kattintson a „Megnyitás” gombra.
11. Kattintson a „Befejezés” gombra a szabály befejezéséhez.
12. A tömeges e-mail elküldéséhez egyszerűen kattintson a felső menüsorban a „Küldés/Vétel” gombra, majd kattintson az „Összes küldése” gombra. Az e-mail elküldésre kerül a 2. lépésben megadott összes címzettnek.
A levelek egyesítése Excelből e-mailbe egy hasznos és hatékony módja annak, hogy személyre szabott e-maileket küldjön nagyszámú embercsoportnak. Az alábbi lépéseket kell követnie:
1. Készítse elő az adatokat az Excelben: Hozzon létre egy táblázatot az összes olyan információval, amelyet bele szeretne foglalni az e-mailjébe, például a címzettek nevét, e-mail címét és minden egyéb releváns adatot.
2. Készítse el az e-mail sablonját: A Microsoft Outlookban hozzon létre egy új e-mailt, és formázza meg úgy, ahogyan azt a végleges e-mailben szeretné megjeleníteni. Hagyjon szóközöket ott, ahol személyre szabott információkat, például a címzett nevét szeretné beilleszteni.
3. Kapcsolja össze az Excelt és az Outlookot: Az Excelben lépjen a „Levelezés” fülre, és válassza a „Levélösszevonás indítása”, majd az „E-mail üzenetek” lehetőséget. Kövesse az utasításokat az Excel táblázat és az Outlook e-mail fiók összekapcsolásához.
4. Szúrja be az egyesítőmezőket: Az e-mail sablonjában kattintson az „Összevonási mező beillesztése” gombra a „Mezők írása és beszúrása” csoportban. Válassza ki a megfelelő mezőket az Excel-táblázatából, például a „Keresztnév” vagy az „E-mail cím” mezőt.
5. Előnézet és elküldés: Miután beillesztette az összes szükséges összevonási mezőt, nézze meg előnézetben az e-mailt, hogy megbizonyosodjon arról, hogy minden információ helyes. Ezután kattintson a „Befejezés és összevonás” gombra, és válassza az „E-mail üzenetek küldése” lehetőséget. A személyre szabott e-maileket elküldi az Excel-táblázatban szereplő összes címzettnek.
Fontos megjegyezni, hogy egyes e-mail szolgáltatók korlátozzák az egyszerre küldhető e-mailek számát, ezért szükség lehet arra, hogy az e-maileket kötegekben küldje el, ha nagyszámú embernek küld.