Vállalkozás tulajdonosaként vagy vezetőjeként elengedhetetlen, hogy nyomon kövesse az összes alkalmazottját és azok munkaállapotát. A QuickBooks Online kiváló eszköz a bérszámfejtés és az alkalmazottak nyilvántartásának kezelésére, de mi történik, ha egy alkalmazott inaktívvá válik? Ezeknek az alkalmazottaknak a felkutatása kihívást jelenthet, de néhány egyszerű lépéssel gyorsan újra kapcsolatba léphet a megszakított kapcsolattal.
Első lépésként lépjen be a QuickBooks Online fiókjába, és navigáljon az Alkalmazottak fülre. Onnan válassza az Összes alkalmazott opciót, amely megjeleníti az összes aktív és inaktív alkalmazott listáját. Az inaktív alkalmazottak kiszűréséhez kattintson a Foglalkoztatási státusz legördülő menüre, és válassza az Inaktív lehetőséget. Ekkor megjelenik az összes olyan munkavállaló listája, aki már nem aktív a vállalatnál.
Miután azonosította az inaktív alkalmazottakat, megkezdheti a velük való újbóli kapcsolatfelvételt célzó intézkedéseket. Az első lépés az inaktivitásuk okának meghatározása. Elhagyták a vállalatot, vagy szabadságon vannak? Ha elhagyták a vállalatot, mindenképpen frissíteni kell a foglalkoztatási státuszukat, és törölni kell őket az aktív bérlistáról. Ha szabadságon van, győződjön meg arról, hogy a szabadság státusza naprakész, és hogy megkapja a megfelelő fizetést.
Ha nem tudja meghatározni a munkavállaló inaktivitásának okát, feltétlenül szükséges, hogy közvetlenül keresse meg a munkavállalót. Ezt megteheti úgy, hogy e-mailt küld nekik, vagy telefonon felhívja őket az utolsó ismert elérhetőségükön. Az is fontos, hogy frissítse elérhetőségi adatait a QuickBooks Online-ban, hogy a legfrissebb információkkal rendelkezzen.
Összefoglalva, az inaktív alkalmazottak nyomon követése a QuickBooks Online-ban elengedhetetlen a vállalkozása bérszámfejtésének és munkavállalói nyilvántartásának kezeléséhez. Ha követi ezeket az egyszerű lépéseket, gyorsan azonosíthatja és újra kapcsolatba léphet az inaktív alkalmazottakkal, biztosítva, hogy nyilvántartása naprakész és pontos legyen. Ne feledje, hogy szükség szerint frissítse foglalkoztatási státuszukat, elérhetőségeiket és bérszámfejtési státuszukat, hogy nyilvántartása rendezett és pontos maradjon.
A QuickBooks Online-ban az inaktív számlák a Számlatükörben találhatók. Megkeresésükhöz az alábbi lépéseket követheti:
1. Jelentkezzen be a QuickBooks Online fiókjába, és kattintson az oldal jobb felső sarkában található Fogaskerék ikonra.
2. Válassza ki a Számlatükör menüpontot a Cége szekcióban.
3. Keresse meg a Számlatükör oldal tetején a Szűrő ikont, és kattintson rá.
4. Jelölje be az Inaktívak bevonása melletti négyzetet az összes inaktív számla megjelenítéséhez.
5. Kattintson az Alkalmazás gombra a módosítások mentéséhez és az inaktív számlák megtekintéséhez.
Ezeket a számlákat újra aktiválhatja, ha rákattint az inaktív számlára, és a legördülő menüből kiválasztja az Aktívvá tétel lehetőséget. Fontos, hogy a pontos pénzügyi beszámoló biztosítása érdekében naprakészen és tisztán tartsa a számlakeretet.
Egy inaktív alkalmazott megváltoztatásához a QuickBooks Online-ban kövesse az alábbi lépéseket:
1. Jelentkezzen be a QuickBooks Online fiókjába, és kattintson a bal oldali menüben az „Alkalmazottak” fülre.
2. Keresse meg a módosítani kívánt inaktív alkalmazottat, és kattintson a nevére a profiljának megnyitásához.
3. Kattintson a „Szerkesztés” gombra az alkalmazott profiljának jobb felső sarkában.
4. A „Foglalkoztatás” fül alatt módosítsa a státuszt „Inaktív”-ról „Aktív”-ra.
5. Ha a munkavállaló meghatározott fizetési ütemezésben volt, vagy meghatározott órabérrel rendelkezett, győződjön meg róla, hogy ezt az információt is frissítette.
6. Miután elvégezte az összes szükséges módosítást, kattintson a „Mentés” gombra az oldal alján, hogy frissítse a munkavállaló státuszát.
Fontos megjegyezni, hogy ha a munkavállaló adatai megváltoztak (például a címe, telefonszáma vagy adóadatai), akkor ezeket az információkat is frissítenie kell, mielőtt „Aktív” státuszra módosítja. Ez biztosítja, hogy a bérszámfejtési adatok pontosak és naprakészek legyenek.
Ahhoz, hogy megtalálja korábbi alkalmazottait, néhány lépést tehet:
1. Ellenőrizze a vállalat nyilvántartását: Nézze át a vállalat HR- vagy bérszámfejtési nyilvántartását, hogy megtalálja a volt alkalmazottai elérhetőségi adatait, beleértve a telefonszámokat és az e-mail címeket.
2. Használja ki a közösségi médiát: Használja a LinkedIn-t és más szakmai hálózati oldalakat a volt alkalmazottai felkutatására. Ezeken a platformokon keresztül álláshirdetéseket is közzétehet, vagy üzeneteket küldhet korábbi alkalmazottainak.
3. Vegye fel a kapcsolatot a referenciáikkal: Ha rendelkezik korábbi alkalmazottai referenciáinak elérhetőségi adataival, keresse meg őket, és kérdezze meg, hogy van-e aktuális telefonszámuk vagy e-mail címük a korábbi alkalmazottnak.
4. Vegyen igénybe háttérellenőrző szolgáltatást: Egyes háttérellenőrzési szolgáltatások segíthetnek a korábbi alkalmazottak felkutatásában a közhiteles nyilvántartások és egyéb adatbázisok keresésével.
5. Vegyen igénybe egy harmadik féltől származó szolgáltatást: Vannak olyan cégek, amelyek emberek, köztük volt alkalmazottak felkutatására szakosodtak. Felbérelheti valamelyik ilyen szolgáltatást, hogy segítsen felkutatni a volt alkalmazottat.
Mielőtt megpróbál kapcsolatba lépni volt alkalmazottjával, győződjön meg arról, hogy erre jogos oka van, például ha állást kínál neki, vagy információt kér a munkatörténetéről. Ezenkívül győződjön meg arról, hogy betartja a munkavállalói adatvédelemre és adatvédelemre vonatkozó hatályos törvényeket és előírásokat.
Az alkalmazottak megtalálása a QuickBooks Online-ban egyszerű folyamat. Ehhez kövesse az alábbi lépéseket:
1. Jelentkezzen be a QuickBooks Online fiókjába.
2. Kattintson a képernyő bal oldalán található Alkalmazottak fülre.
3. Itt megjelenik a fiókjához hozzáadott összes alkalmazott listája. Ezt a listát az olyan oszlopcímekre kattintva rendezheti, mint a Név, Fizetési típus stb.
4. A keresősáv segítségével megkereshet egy adott alkalmazottat a nevének vagy egyéb adatainak, például az e-mail címének, telefonszámának vagy társadalombiztosítási számának beírásával.
5. Ha új alkalmazottat szeretne felvenni, kattintson a képernyő jobb felső részén található Alkalmazott hozzáadása gombra, és kövesse az utasításokat az adatainak megadásához.
Miután megtalálta vagy hozzáadta a munkavállalót, ugyanezen az Alkalmazottak lapon kezelheti az adatait, beleértve a bérszámfejtést, a ledolgozott órákat, a juttatásokat és az adókat.