Minden évben a vállalkozóknak és a munkáltatóknak W-2 nyomtatványokat kell biztosítaniuk alkalmazottaiknak. Ezek a nyomtatványok szükségesek ahhoz, hogy a munkavállalók beadhassák adóbevallásukat, a munkáltató pedig az év során a munkavállaló által kifizetett béreket és adókat jelentse. Bár a W-2 nyomtatványok nyomtatási folyamata ijesztőnek tűnhet, alapvető fontosságú, hogy minden pontos és naprakész legyen. Ebben az útmutatóban megadjuk Önnek a W-2 nyomtatványok egyszerű nyomtatásához szükséges összes lépést.
Mielőtt elkezdené a W-2 nyomtatványok nyomtatását, össze kell gyűjtenie az összes szükséges információt. Ezek közé tartozik a munkavállaló neve, címe, társadalombiztosítási száma és a teljes kereset. Tudnia kell továbbá a munkavállaló fizetéséből visszatartott szövetségi, állami és helyi adók összegét. Győződjön meg arról, hogy ezek az információk helyesek és naprakészek, hogy elkerülje a hibákat a W-2 nyomtatványon.
A W-2 nyomtatványok nyomtatásához olyan szoftvert kell használnia, amely kompatibilis a bérszámfejtő rendszerével. Sok bérszámfejtő rendszer rendelkezik beépített funkciókkal, amelyek lehetővé teszik a W-2 nyomtatványok nyomtatását közvetlenül a szoftverből. Ha a bérszámfejtő rendszere nem rendelkezik ezzel a funkcióval, akkor vásárolhat olyan harmadik féltől származó szoftvert, amelyet kifejezetten a W-2 nyomtatványok nyomtatására terveztek.
Miután rendelkezik a szükséges szoftverrel, be kell állítania a nyomtatót. Biztosítania kell, hogy a nyomtatója a megfelelő papírméretet állítsa be, és hogy a megfelelő papírral legyen feltöltve. A legtöbb W-2 nyomtatványt 8,5 x 11 hüvelykes papírra nyomtatják, de kétszer is ellenőrizze, hogy a nyomtatványok megfelelnek-e a papír méretének.
Az összes szükséges információ összegyűjtése, a szoftver telepítése és a nyomtató beállítása után ideje kinyomtatni a W-2 nyomtatványokat. Győződjön meg róla, hogy a megfelelő alkalmazottat választotta ki, és hogy minden információ pontos. Miután megerősítette, hogy minden helyes, kattintson a nyomtatás gombra, és a W-2 nyomtatványok kinyomtatásra kerülnek.
Összefoglalva, a W-2 nyomtatványok nyomtatása ijesztő feladatnak tűnhet, de a megfelelő szoftverrel és nyomtató beállításával könnyen elvégezhető. Ha követi ezeket a lépéseket, biztosíthatja, hogy W-2 nyomtatványai pontosak és naprakészek legyenek, időt takaríthat meg, és minimalizálhatja a hibák kockázatát. Ne feledje, a pontos W-2 nyomtatványok nemcsak a munkavállalók adóbevallása, hanem a munkáltatói adóbevallás szempontjából is fontosak. A zökkenőmentes és hatékony adószezon érdekében kezdje el a folyamatot korán, és kerülje el az utolsó pillanatban történő kapkodást.
Igen, kinyomtathatja saját W-2-eseit, feltéve, hogy hozzáfér a szükséges szoftverhez és erőforrásokhoz. Az Internal Revenue Service (IRS) ingyenesen kitölthető W-2 nyomtatványt biztosít, amelyet letölthet és kinyomtathat a weboldaláról. Ha azonban bérszámfejtő szoftvert vagy szolgáltatást használ, akkor ezek általában az év végén ellátják Önt W-2 nyomtatványokkal az alkalmazottai számára.
Fontos, hogy a kinyomtatott W-2 nyomtatványok minden szükséges információt tartalmazzanak, beleértve a munkáltatói azonosító számot (EIN), a munkavállalói azonosító számot (EIN), a megkeresett béreket és a visszatartott adókat. Arra is ügyelnie kell, hogy a nyomtatványokat az IRS által meghatározott megfelelő papír alapanyagra és formátumban nyomtassa ki.
Ha nem biztos abban, hogy hogyan nyomtassa ki saját W-2 nyomtatványait, vagy kérdései vannak a folyamattal kapcsolatban, ajánlott, hogy konzultáljon egy adószakértővel, vagy forduljon közvetlenül az IRS-hez útmutatásért.
Az Internal Revenue Service (IRS) szerint a W-2 nyomtatványokat olyan speciális papírra kell nyomtatni, amely megfelel bizonyos követelményeknek. Ezt a papírt A példánynak nevezik, és különleges jellemzőkkel rendelkezik, például piros kieső tintával, perforációval és meghatározott mérettel. Ezért nem ajánlott a W-2 nyomtatványokat normál papírra nyomtatni.
A munkáltatók kötelesek a W-2 nyomtatványok másolatát a munkavállalóik rendelkezésére bocsátani, és benyújtani a társadalombiztosítási hivatalhoz (SSA). Az IRS követelményeinek be nem tartása büntetést és bírságot vonhat maga után.
Ha azonban szüksége van egy másolatra a nyilvántartása számára, kinyomtathatja a munkavállaló W-2 nyomtatványának másolatát hagyományos papírra. Csak győződjön meg róla, hogy a nyomtatványon egyértelműen szerepel az összes előírt információ, beleértve a munkavállaló nevét, társadalombiztosítási számát, valamint az összes jövedelmet és a forrásadó összegét. Fontos megjegyezni, hogy ez a másolat csak az Ön nyilvántartására szolgál, és nem használható az adóbevalláshoz.
Igen, a W-2 nyomtatvány PDF-másolatát megkaphatja a munkáltatójától, ha az elektronikus kézbesítést kínál, vagy ha olyan adóelőkészítő szoftvert használ, amely lehetővé teszi a W-2 adatok importálását. Ha a munkáltatója elektronikus kézbesítést kínál, akkor be kell jelentkeznie a munkavállalói portálra, vagy fel kell vennie a kapcsolatot a HR-képviselőjével, hogy hozzáférést kérjen a W-2 elektronikus másolatához. Ha adóelőkészítő szoftvert használ, akkor általában a munkáltatói azonosító szám (EIN) és a W-2 rovat adatainak megadásával felkérik a W-2 adatok importálására. Fontos megjegyezni, hogy az IRS előírja a munkáltatók számára, hogy a W-2 nyomtatványokat minden év január 31-ig juttassák el a munkavállalóknak, ezért azonnal vegye fel a kapcsolatot a munkáltatójával, ha nem kapta meg a W-2 nyomtatványt ezen időpontig.
A W-2 nyomtatvány ingyenes kinyomtatásának többféle módja is van. Íme néhány lehetőség, amelyet érdemes megfontolni:
1. Érdeklődjön a munkáltatónál: Ma már sok vállalat kínál elektronikus W-2 nyomtatványokat, amelyeket egy online portálon keresztül érhet el. Ellenőrizze munkáltatójánál, hogy ez a lehetőség elérhető-e az Ön számára. Ha igen, akkor előfordulhat, hogy ingyenesen kinyomtathatja otthon a W-2 nyomtatványt.
2. Használjon adóelőkészítő szoftvert: Számos adóelőkészítő szoftver, például a TurboTax és a H&R Block ingyenes W-2 nyomtatást kínál az adóbevallási szolgáltatásaik részeként. Ha azt tervezi, hogy ezen programok valamelyikét használja az adóbevalláshoz, akkor lehet, hogy a W-2 nyomtatványt is ingyenesen kinyomtathatja.
3. Látogasson el a helyi könyvtárba: Egyes közkönyvtárak ingyenes adóelőkészítési segítséget nyújtanak az adószezonban. Lehet, hogy számítógépek és nyomtatók is rendelkezésre állnak, amelyek segítségével kinyomtathatja a W-2 nyomtatványt.
4. Vegye fel a kapcsolatot az IRS-szel: Ha nem tudja beszerezni a W-2 nyomtatványt a munkáltatójától vagy az adóelőkészítő szoftveren keresztül, akkor esetleg kérhet egy másolatot a bér- és jövedelemigazolásáról az IRS-től. Ez az átirat tartalmazza a W-2 nyomtatványon szereplő információkat, amelyeket felhasználhat az adóbevallásához. Ezt az átiratot online kérheti az IRS weboldalán keresztül, vagy az IRS ingyenes telefonszámán, az 1-800-908-9946-os számon.
Függetlenül attól, hogy melyik módszert választja, mindenképpen nézze át alaposan a W-2 nyomtatványt, hogy megbizonyosodjon arról, hogy minden információ pontos. Ha bármilyen hibát észlel, a lehető leghamarabb vegye fel a kapcsolatot a munkáltatójával, hogy kérje a javított nyomtatványt.