Minden vállalkozás hatékony és eredményes működéséhez elengedhetetlen a hatékony ellenőrzési terv. Segíthet annak biztosításában, hogy a vállalkozás megfeleljen az összes vonatkozó törvénynek és előírásnak, megelőzheti a csalást és a korrupciót, és azonosíthatja azokat a területeket, ahol a vállalat javíthat a működésén. Az alábbiakban bemutatunk néhány kulcsfontosságú lépést, amelyet követni kell az ellenőrzési politikai terv megtervezésekor.
Az ellenőrzési politikai terv megtervezésének első lépése a vállalkozást fenyegető kockázatok felmérése. Ez magában foglalja a csalás vagy korrupció lehetséges területeinek, valamint a lehetséges megfelelési problémák azonosítását. Figyelembe kell vennie azokat az egyedi kockázatokat is, amelyekkel a vállalkozása iparágából vagy méretéből adódóan szembesülhet.
Miután azonosította a kockázatokat, célokat kell kitűznie az ellenőrzési szabályzat tervéhez. Ezeknek a célkitűzéseknek konkrétnak, mérhetőnek, elérhetőnek, relevánsnak és határidőhöz kötöttnek (SMART) kell lenniük. Például kitűzheti azt a célt, hogy új ellenőrzések bevezetésével csökkentse a csalás kockázatát, vagy rendszeres ellenőrzések elvégzésével javítsa a megfelelőséget.
A kockázatértékelés és a célkitűzések alapján szabályzatokat és eljárásokat kell kidolgoznia az ellenőrzések irányítására. Ezeknek a szabályzatoknak meg kell határozniuk az ellenőrzés hatókörét, az ellenőrök felelősségi körét és a megállapítások jelentésének folyamatát. Az audit során feltárt problémák kezelésére is meg kell határoznia eljárásokat.
Miután kidolgozta a szabályzatokat és eljárásokat, közölnie kell azokat a szervezet minden érintett szereplőjével. Ez magában foglalja az alkalmazottakat, a vezetőséget és az igazgatótanácsot. Képzést is kell biztosítania annak érdekében, hogy mindenki megértse szerepét és felelősségét, és tudja, hogyan kell követni az irányelveket és eljárásokat.
Összefoglalva, a hatékony ellenőrzési irányelvek tervének megtervezése alapvető fontosságú minden olyan vállalkozás számára, amely maximalizálni szeretné a lehetőségeit. A kockázatok felmérésével, a célok meghatározásával, az irányelvek és eljárások kidolgozásával, valamint az alkalmazottak tájékoztatásával és képzésével biztosíthatja, hogy vállalkozása megfeleljen az összes vonatkozó törvénynek és előírásnak, megelőzheti a csalást és a korrupciót, és azonosíthatja azokat a területeket, ahol javíthat a működésén.
Az ellenőrzési tervet úgy tervezik meg, hogy a vállalat működésének és pénzügyi kimutatásainak minden lényeges szempontját alaposan felülvizsgálják és értékelik a pontosság és a vonatkozó törvényeknek és rendeleteknek való megfelelés szempontjából. Az ellenőrzési terv megtervezése a következő lépésekből áll:
1. Határozza meg az ellenőrzés céljait: Az ellenőrzési terv megtervezésének első lépése az ellenőrzési célok meghatározása. Ez magában foglalja a vállalat működésének és pénzügyi kimutatásainak azon területeit, amelyeket felül kell vizsgálni, valamint azokat a konkrét célokat, amelyeket az ellenőrzéssel el kell érni.
2. Határozza meg az audit hatókörét: Az ellenőrzés céljai alapján a következő lépés az ellenőrzés hatókörének meghatározása. Ez magában foglalja a vállalat működésének és pénzügyi kimutatásainak azon konkrét területeinek meghatározását, amelyeket felül kell vizsgálni, valamint az elvégzendő felülvizsgálat mélységét.
3. Kockázatértékelés kidolgozása: A következő lépés egy kockázatértékelés kidolgozása, amely azonosítja azokat a potenciális kockázatokat, amelyek hatással lehetnek a vállalat működésére és pénzügyi kimutatásaira. Ez magában foglalja a vállalat belső kontrolljainak elemzését és az olyan gyenge pontok azonosítását, amelyek hibákhoz vagy csaláshoz vezethetnek.
4. Könyvvizsgálati terv kidolgozása: Az ellenőrzés céljai, az ellenőrzés hatóköre és a kockázatértékelés alapján kidolgozzák az ellenőrzési tervet. Ez a terv felvázolja az elvégzendő konkrét ellenőrzési eljárásokat, az ellenőrzés időkeretét és az ellenőrzés elvégzéséhez szükséges erőforrásokat.
5. Felülvizsgálat és jóváhagyás: Az ellenőrzési terv kidolgozását követően a felső vezetés és az auditbizottság felülvizsgálja és jóváhagyja azt annak biztosítása érdekében, hogy az átfogó és hatékony legyen az audit céljainak elérésében.
6. Végrehajtás és ellenőrzés: Az ellenőrzési terv tervezési folyamatának utolsó lépése a terv végrehajtása és az ellenőrzési folyamat folyamatos nyomon követése annak biztosítása érdekében, hogy az hatékonyan szolgálja a kívánt célok elérését. Ez magában foglalja a rendszeres jelentéstételt az ellenőrzés előrehaladásáról és az ellenőrzési folyamat során felmerülő kérdésekről vagy aggályokról.
Az ellenőrzési politika egy szervezet által a belső ellenőrzési folyamatok szabályozására és irányítására létrehozott irányelvek és eljárások összessége. A szabályzat meghatározza az audit célkitűzéseit, az audit hatókörét és az auditcsoport feladatait.
Az ellenőrzési politika meghatározza továbbá az ellenőrzési témák kiválasztásának kritériumait, az ellenőrzések gyakoriságát, valamint az ellenőrzési megállapítások jelentésére és nyomon követésére vonatkozó eljárásokat. Tartalmazhat konkrét utasításokat az auditok lefolytatására vonatkozóan, például a dokumentációs követelményekre, az adatgyűjtési módszerekre és a mintavételi eljárásokra vonatkozóan.
Az ellenőrzési politika a szervezet hatékony irányításának és kockázatkezelésének kritikus eleme. Segít biztosítani, hogy a szervezet megfeleljen a jogi és szabályozási követelményeknek, azonosítja és kezeli a működési hiányosságokat, és értékeli a belső kontrollok hatékonyságát.
A hatékony ellenőrzési politikának átfogónak kell lennie, rendszeresen felül kell vizsgálni és frissíteni kell, és valamennyi érdekelt féllel közölni kell, hogy mindenki megértse szerepét és felelősségét. Emellett a politikát össze kell hangolni a szervezet általános stratégiai célkitűzéseivel és kockázatkezelési keretrendszerével annak biztosítása érdekében, hogy az ellenőrzési funkció hatékonyan hozzájáruljon a szervezet sikeréhez.