Vállalkozás tulajdonosaként vagy független vállalkozóként a költségek kezelése a pénzügyi tervezés egyik legfontosabb szempontja. Az adószezon stresszes lehet, különösen, ha a költségtérítések megfelelő jelentéséről van szó. Az esetleges büntetések vagy ellenőrzések elkerülése érdekében elengedhetetlen, hogy megértse a költségtérítésre vonatkozó 1099-es irányelveket.
Az első lépés annak meghatározása, hogy a költségtérítés elszámolható vagy nem elszámolható tervnek minősül. Az elszámolható terv megköveteli, hogy a munkavállaló nyugtát adjon, és részletezze az egyes kiadások üzleti célját. Ezek a költségek nem számítanak bele a munkavállaló adóköteles jövedelmébe, és nem jelennek meg a 1099-es nyomtatványon. A nem elszámoltatható programok viszont nem követelnek meg bizonylatokat vagy részletes információkat, de a munkavállaló adóköteles jövedelmében szerepelnek, és a 1099-es nyomtatványon jelentik őket.
Ezután fontos tudni, hogy mely költségek jogosultak költségtérítésre. Az általános támogatható költségek közé tartoznak az utazási költségek, például a repülőjegy és a szállás, az étkezés és a szórakozás ésszerű keretek között, valamint az irodaszerek. Fontos megjegyezni, hogy a kiadásoknak a vállalkozás szempontjából szükségesnek és ésszerűnek kell lenniük, és nem lehetnek pazarlóak vagy extravagánsak. Minden olyan költséget, amely meghaladja az ésszerűnek tekintett mértéket, az IRS elutasíthat.
Ami a költségtérítések bejelentését illeti, a vállalkozásoknak 1099-MISC nyomtatványt kell az alkalmazottak rendelkezésére bocsátaniuk, ha a költségtérítések teljes összege egy naptári évben eléri vagy meghaladja a 600 dollárt. A 1099-MISC nyomtatványnak tartalmaznia kell a munkavállaló nevét, címét és társadalombiztosítási számát, valamint az év során kifizetett költségtérítések teljes összegét.
Amellett, hogy a vállalkozásoknak 1099-es nyomtatványokat kell biztosítaniuk az alkalmazottaknak, ezeket a visszatérítéseket az IRS-nek is be kell jelenteniük. Ez a 1096-os nyomtatvány benyújtásával történik, amely a vállalkozás által kiadott összes 1099-MISC nyomtatványt összefoglalja.
Összefoglalva, a költségtérítésre vonatkozó 1099-es irányelvek megértése kulcsfontosságú mind a vállalkozók, mind a független vállalkozók számára. A költségek megfelelő besorolásával és a költségtérítések bejelentésével a vállalkozások elkerülhetik a lehetséges büntetéseket, és biztosíthatják az IRS-szabályoknak való megfelelést.