Az ügyféladatok nyomon követése minden vállalkozás számára elengedhetetlen. A QuickBooks egy olyan könyvelési szoftver, amely segíthet az ügyféladatok kezelésében. Vállalkozása növekedésével azonban előfordulhat, hogy egyes ügyfelek inaktívvá válnak, ami zsúfolttá teheti ügyféllistáját. Ebben a cikkben megmutatjuk, hogyan hozhat létre inaktív ügyféllistát a QuickBooksban.
2. lépés: Kattintson az „Ügyfélközpont” lehetőségre.
4. lépés: Görgessen végig az ügyféllistán, és válassza ki azokat az ügyfeleket, akiket inaktívnak szeretne jelölni.
6. lépés: Az „Ügyfél szerkesztése” ablakban lépjen a „További információk” fülre.
8. lépés: Ismételje meg a folyamatot minden más ügyfél esetében, akit inaktívnak szeretne megjelölni.
Az ügyfelek inaktívként való megjelölésével könnyen kiszűrheti őket a szokásos ügyféllistából, hogy elkerülje a rendetlenséget. Az inaktív ügyfelek megtekintéséhez egyszerűen kattintson az „Ügyfelek és munkák” fülre, és válassza ki a legördülő menüből az „Inaktív ügyfelek” lehetőséget.
Amellett, hogy rendezetté teszi ügyféllistáját, az inaktív ügyfelek listájának létrehozása segíthet abban is, hogy azonosítsa, mely ügyfeleknek van szükségük további figyelemre, hogy újra kapcsolatba lépjen velük. Célzott marketingkampányokat vagy utóhívásokat hozhat létre, hogy megpróbálja visszaszerezni ezeket az ügyfeleket.
Összefoglalva, az inaktív ügyfelek listájának létrehozása a QuickBooksban egyszerű és hatékony módja az üzleti műveletek racionalizálásának. Ügyféllistájának rendszerezésével és az inaktív ügyfelek azonosításával az aktív ügyfelekkel való szorosabb kapcsolatépítésre és az általános üzleti teljesítmény javítására összpontosíthatja erőfeszítéseit.
A QuickBooks Desktopban az alábbi lépésekkel könnyen megtekintheti az inaktív ügyfelek listáját:
1. Nyissa meg a QuickBooks Desktop programot, és lépjen az Ügyfelek menüpontra.
2. Kattintson az Ügyfélközpontra.
3. Az Ügyfélközpontban megjelenik egy „Ügyfelek és munkák” nevű lap. Kattintson rá.
4. A jobb oldalon egy fogaskerék ikont fog látni. Kattintson rá, és válassza az „Inaktívak bevonása” lehetőséget.
5. Ez megjeleníti a QuickBooks Desktop összes inaktív ügyfelének listáját.
A keresősáv segítségével is megkereshet egy adott inaktív ügyfelet, ha beírja a nevét a keresősávba, és a fogaskerék ikon legördülő menüjéből kiválasztja a „Beleértve az inaktívakat” lehetőséget. Ez leszűkíti a keresési eredményeket, és csak azokat az inaktív ügyfeleket jeleníti meg, amelyek megfelelnek a megadott névnek.
Miután megtalálta az inaktív ügyfelet, újra aktiválhatja őt a nevének kiválasztásával és az „Aktívvá tenni” gombra kattintva. Ez visszaállítja az ügyfelet az aktív listára, és lehetővé teszi, hogy folytassa a munkát vele.
Amikor inaktívvá tesz egy ügyfelet a QuickBooksban, az azt jelenti, hogy az ügyfél már nem aktív ügyfele a vállalkozásának. Ezt a műveletet általában akkor hajtják végre, ha az ügyfél már nem üzletel Önnel, vagy ha az ügyfél elhunyt. Az ügyfél inaktívvá tétele a QuickBooksban több következménnyel jár:
1. Az ügyfél neve többé nem jelenik meg az aktív ügyfelek listájában, ami megkönnyíti az ügyféladatbázis kezelését.
2. Az ügyfél tranzakciói el lesznek rejtve a QuickBooks „Ügyfelek” lapján, ami segít a könyvelési adatok rendszerezésében és könnyű áttekinthetőségében.
3. A továbbiakban nem tud új tranzakciókat létrehozni az inaktív ügyfél számára, illetve nem tudja hozzáadni az ügyfelet semmilyen új tranzakcióhoz.
4. Azonban minden korábbi tranzakció, amelyhez az ügyfél kapcsolódott, megmarad a QuickBooksban a múltra való tekintettel, így szükség esetén hivatkozhat rájuk.
5. Az ügyfelet bármikor újra aktiválhatja a QuickBooksban, ha a jövőben ismét üzletet köt önnel.
Fontos megjegyezni, hogy egy ügyfél inaktívvá tétele a QuickBooksban nem törli az adatait a könyvelési szoftverből. Ezért később is hozzáférhet az adataihoz, ha szüksége van rá.
Ha inaktívvá szeretne tenni egy ügyfelet a QuickBooks Online-ban, kövesse az alábbi lépéseket:
1. Jelentkezzen be a QuickBooks Online fiókjába, és kattintson a bal oldali menüben az „Értékesítés” lehetőségre.
2. Kattintson az oldal tetején található „Ügyfelek” fülre.
3. Keresse meg azt az ügyfelet, akit inaktívvá szeretne tenni, és kattintson a nevére az adatainak megnyitásához.
4. Az ügyfél adatai oldalon kattintson a jobb felső sarokban található „Szerkesztés” gombra.
5. Görgessen lefelé az „Állapot” részhez, és változtassa meg a kapcsoló gombot „Aktív” helyett „Inaktív”-ra.
6. A módosítások megerősítéséhez kattintson a „Mentés” gombra.
Ha egy ügyfelet inaktívvá tesz a QuickBooks Online-ban, a neve többé nem jelenik meg az aktív ügyfelek listáján. Azonban továbbra is hozzáférhet az információikhoz, ha az „Ügyfelek” fülön kiválasztja az „Inaktív ügyfelek” menüpontot. Ezenkívül az inaktív ügyfélhez kapcsolódó, még ki nem fizetett számlák vagy tranzakciók nem lesznek érintettek, és szükség szerint továbbra is elérhetők és kezelhetők.