A kintlévőségek könyvelése nagy fejfájást okozhat a különböző méretű vállalkozásoknak. Ha az ügyfelek nem fizetik ki a számláikat, az komoly pénzügyi problémákat okozhat, amelyek az egész szervezetre kihatnak. Szerencsére vannak olyan stratégiák, amelyekkel a vállalkozások behajthatják a kintlévőségek elszámolását, és újra a helyes útra térhetnek.
Az egyik legfontosabb stratégia a kintlévőségek behajtására a proaktivitás. A vállalkozásoknak világos irányelvekkel kell rendelkezniük a késedelmes számlák kezelésére, és ezeket az irányelveket korán és gyakran közölniük kell ügyfeleikkel. Ez magában foglalhatja emlékeztetők küldését a számlák esedékessége előtt, telefonhívásokkal vagy e-mailekkel történő nyomon követést, amikor a számlák lejártak, valamint fizetési tervek vagy kedvezmények felajánlását azoknak az ügyfeleknek, akiknek nehézséget okoz a fizetések teljesítése.
Egy másik kulcsfontosságú stratégia a behajthatatlan követelések könyvelésének behajtására a kitartás. Csábító lehet feladni a késedelmes számlákat néhány próbálkozás után, de azok a vállalkozások, amelyek kitartóak és következetesek az erőfeszítéseikben, nagyobb valószínűséggel látnak eredményt. Ez magában foglalhatja a behajtási folyamat eszkalálását felszólító levelek küldésével, behajtó ügynökségek felbérlésével, vagy akár jogi lépések megtételével, ha szükséges.
E proaktív és kitartó stratégiák mellett a vállalkozások lépéseket tehetnek annak megakadályozására is, hogy a behajthatatlan követelések könyvelése egyáltalán bekövetkezzen. Ez magában foglalhatja az új ügyfelek hitelképességének ellenőrzését, egyértelmű fizetési feltételek és határidők meghatározását, valamint a számlák szoros figyelemmel kísérését a késedelem jelei miatt. Ha a vállalkozások proaktívak, kitartóak és éberek, akkor minimálisra csökkenthetik a rossz követelések elszámolásának hatását az eredményükre.
Összességében a behajthatatlan követelések könyvelése kihívást jelentő folyamat lehet, de elengedhetetlen a pénzügyi stabilitást és növekedést fenntartani kívánó vállalkozások számára. Egyértelmű irányelvek bevezetésével, kitartó erőfeszítésekkel és a behajthatatlan követelések elszámolásának megelőzésére irányuló lépésekkel a vállalkozások minimalizálhatják a késedelmes számlák hatását, és visszatérhetnek a sikerhez vezető útra.
Amikor egy korábban leírt rossz követelés behajtásra kerül, a következő bejegyzés kerül rögzítésre a számviteli nyilvántartásban:
1. Először is, a leírt követelésszámlát visszaállítjuk a behajtott követelés összegével történő megterheléssel.
2. Ezután a pénzforgalmi számlán jóváírásra kerül ugyanezzel az összeggel.
Tegyük fel például, hogy egy vállalat egy 500 dolláros követelésegyenleget rossz követelésként leír. Később az adós kifizeti az 500 $ teljes összegét. Az ezt a tranzakciót rögzítő bejegyzés a következő lenne:
Terhelés Követelések – 500 USD
Hitelezés Készpénz – 500 USD
A követelések számláját megterheljük a korábban leírt egyenleg visszaállításával, a készpénz számlán pedig jóváírjuk az adóstól kapott készpénz összegét. Ez a bejegyzés ténylegesen csökkenti a korábban elszámolt behajthatatlan követelések költségét, és növeli mind a követelések, mind a pénzeszközök egyenlegét.
Nem, a behajtott követelés nem költség. A behajtott követelés egy korábban elszámolt ráfordítás csökkentése. Amikor egy vállalat rossz követelés ráfordítást számol el, lényegében azt mondja, hogy nem számít arra, hogy az ügyféltől fizetést kap. Ha azonban a vállalat később megkapja a fizetést az adott vevőtől, a korábban elszámolt behajthatatlan követelés költséget vissza kell vonni, és az összeget a behajthatatlan követelések behajtásaként kell elszámolni.
Tegyük fel például, hogy a vállalat 1000 dollár értékű behajthatatlan követelés költséget számol el egy ügyféllel kapcsolatban. Később a vállalat 500 $ összegű kifizetést kap ettől az ügyféltől. Ebben az esetben a vállalat 500 $ értékű behajtott követelést számol el, ami az eredeti behajthatatlan követelés költséget 500 $-ra csökkenti.
Fontos megjegyezni, hogy a behajtott követeléseket abban az időszakban kell elszámolni, amikor azok beérkeznek. Ez azt jelenti, hogy ha a vállalat a behajtott követeléseket az eredeti behajthatatlan követelés ráfordítástól eltérő elszámolási időszakban kapja meg, a behajtást külön tételként kell elszámolni az eredménykimutatásban.
A behajthatatlan követelések és a behajtott követelések két, a számvitelben és a könyvelésben általánosan használt fogalom. A behajthatatlan követelések azt az összeget jelentik, amellyel egy vállalkozás vagy magánszemély tartozik, de amelyet várhatóan nem fog visszafizetni olyan okok miatt, mint például csőd, fizetésképtelenség vagy fizetési képtelenség. Másrészt a behajtott követelések azt az összeget jelentik, amelyet korábban rossz követelésként leírtak, de később behajtották.
A fő különbség a behajtott és a behajthatatlan követelések között az, hogy a behajthatatlan követelések veszteséget jelentenek a vállalkozás számára, míg a behajtott követelések nyereséget jelentenek. Amikor egy vállalkozás leír egy rossz követelést, csökkenti a követeléseit, és a veszteséget költségként jeleníti meg az eredménykimutatásában. Ha azonban a követelés később behajtásra kerül, a vállalkozás nyereségként jeleníti meg azt az eredménykimutatásában, és növeli a követelésállományát.
Fontos megjegyezni, hogy a behajthatatlan követelések és a behajtott követelések eltérő módon kerülnek kimutatásra a pénzügyi kimutatásokban. A behajthatatlan követelések az eredménykimutatásban költségként, míg a behajtott követelések az eredménykimutatásban nyereségként szerepelnek. Továbbá a mérlegben a követelésekből levonják a követeléseket, míg a behajtott követelések a mérlegben hozzáadódnak a követelésekhez.
Összefoglalva, a behajthatatlan követelések és a behajtott követelések két fontos fogalom a számvitelben és a könyvelésben. A rossz követelések veszteséget jelentenek a vállalkozás számára, míg a behajtott rossz követelések nyereséget jelentenek. A két fogalom közötti különbség megértése fontos a vállalkozások számára a pénzügyi kimutatások pontos bemutatásához.