Vállalkozás tulajdonosaként vagy alkalmazottként nem ritka, hogy a vállalat nevében felmerülnek kiadások. Ezek a kiadások lehetnek utazási költségek, irodaszerek vagy akár az ügyfelekkel való étkezések. A legtöbb esetben ezeket a kiadásokat a vállalat megtéríti. Ezeknek a kiadásoknak a nyomon követése azonban fejfájást okozhat, különösen, ha kézi rendszert használ. Szerencsére a Quickbooks megkönnyíti a megtérített költségek nyomon követését. Ebben a cikkben megmutatjuk, hogyan kell ezt megtenni.
Ahhoz, hogy a Quickbooksban nyomon követhesse a visszatérítendő költségeket, létre kell hoznia egy számlát a nyomon követésükhöz. Ezt a számlát Visszatérítendő költségszámlának nevezzük. Ennek a számlának a létrehozásához lépjen a Listák menübe, és válassza a Számlatükör menüpontot. Kattintson az Új számla gombra, és válassza ki a számla típusaként az Egyéb folyó kötelezettséget. Nevezze el a számlát „Költségtérítéses kiadások” névvel, majd kattintson a Mentés és bezárás gombra.
Amikor a vállalat nevében felmerül egy kiadás, azt rögzítenie kell a Quickbooksban. Ehhez lépjen a Banki menübe, és válassza a Csekkek írása menüpontot. Írja be a kedvezményezett nevét, a kiadás összegét és a számlát, amelyet a kiadás kifizetésére használt. A Költségek lapon válassza ki az 1. lépésben létrehozott Visszatérítendő költségek számlát. Kattintson a Mentés és bezárás gombra.
Ha készen áll a költségtérítés igénylésére, hozzon létre egy számlát. Lépjen az Ügyfelek menüpontba, és válassza a Számlák létrehozása lehetőséget. Adja meg az ügyfél nevét, mint a megtérítendő céget. A Tétel lapon válassza ki az 1. lépésben létrehozott Visszatérítendő költségek számlát. Adja hozzá a kiadás leírását a Leírás mezőben. Írja be a kiadás összegét az Amount (Összeg) mezőbe. Kattintson a Mentés és bezárás gombra.
Amikor a vállalat megtéríti Önnek a költséget, rögzítse a kifizetést a Quickbooksban. Lépjen az Ügyfelek menüpontba, és válassza a Fizetések fogadása lehetőséget. Válassza ki az ügyfél nevét és a 3. lépésben létrehozott számlát. Írja be a költségtérítés összegét a Fizetés mezőbe. Kattintson a Mentés és bezárás gombra.
Összefoglalva, a visszatérített költségek nyomon követése a Quickbooksban egyszerű folyamat. A Visszatérítendő kiadások számla létrehozásával, a kiadás rögzítésével, a visszatérítés igénylésével és a kifizetés fogadásával könnyedén nyomon követheti az összes visszatérített költségét. Ez segít abban, hogy szervezett maradjon, és biztosítsa, hogy a vállalat nevében felmerülő összes költséget megtérítik Önnek.
A költségtérítés a QuickBooksban többféleképpen kategorizálható, az Ön egyedi igényeitől és preferenciáitól függően. Íme néhány általános lépés, amelyet követhet:
1. Állítson be egy „Visszatérítendő költségek” számlát: Ha még nem tette meg, hozzon létre egy külön számlát a számlakeretben kifejezetten a visszatérítendő kiadások számára. Így könnyebb lesz ezeket a kiadásokat más típusú kiadásoktól elkülönítve nyomon követni.
2. Rögzítse a kiadást: Amikor egy alkalmazottnak vagy vállalkozónak olyan kiadása keletkezik, amelyet meg fognak téríteni, rögzítse azt a QuickBooksban szokásos módon (pl. a „Számlák bevitele” vagy a „Költségek” funkcióval). Ügyeljen arra, hogy válassza ki a megfelelő költségszámlá(ka)t, és adja meg az összeget.
3. Kategorizálja a költséget visszatérítendőnek: Ugyanebben a tranzakcióban a „Visszatérítendő” jelölőnégyzet bejelölésével kategorizálhatja a kiadást visszatérítendőnek. Ezzel a QuickBooks tudatja, hogy ezt a kiadást a munkavállalónak vagy a vállalkozónak kívánja megtéríteni.
4. Készítsen számlát vagy csekket a visszatérítéshez: Ha készen áll arra, hogy megtérítse az adott személynek a költséget, hozzon létre egy új számlát vagy csekket a QuickBooksban. A „Költségek” fülön látnia kell a korábban rögzített visszatérítendő költséget. Jelölje ki, és a QuickBooks automatikusan kitölti a részleteket (például a költségszámlát és az összeget).
5. Rendelje a költségtérítést a megfelelő kategóriához: A számla vagy csekk „Kategória adatai” szakaszában válassza ki azt a számlát, amelyen a költségtérítést nyomon kívánja követni (pl. „Munkavállalói költségtérítések” vagy „Vállalkozói költségtérítések”). Ez biztosítja, hogy a visszatérítés megfelelően kerül rögzítésre a pénzügyi jelentésekben.
Az alábbi lépéseket követve könnyedén nyomon követheti és kategorizálhatja a költségtérítéseket a QuickBooksban.
A megtérített költségek rögzítése több lépést foglal magában a könyvelési folyamatban. Itt vannak a lépések:
1. Azonosítsa a megtérített költségeket – Ezek olyan költségek, amelyeket eredetileg a vállalat vagy a magánszemély fizetett ki, és később egy harmadik fél megtérített.
2. Az eredeti költség rögzítése – Az eredeti költséget a megfelelő költségszámlán (pl. utazási költség, irodaszerek stb.) kell rögzíteni terhelési bejegyzéssel.
3. A költségtérítés rögzítése – A költségtérítés beérkezésekor az összeget jóváírásként kell rögzíteni ugyanazon a költségszámlán, amelyen az eredeti költséget rögzítették.
4. Egyeztesse a kiadásokat – A kiadások és a visszatérítések teljes összegét össze kell egyeztetni annak biztosítása érdekében, hogy ne legyenek eltérések. Az esetleges eltéréseket ki kell vizsgálni és meg kell oldani.
5. A nettó kiadás kimutatása – A pénzügyi kimutatásokban a kiadás nettó összegét (eredeti kiadás mínusz visszatérítés) kell feltüntetni. Ezt úgy lehet megtenni, hogy az időszak összes költségéből kivonjuk az összes visszatérítést.
Összességében a megtérített költségek pontos nyilvántartása fontos a pontos pénzügyi nyilvántartások vezetéséhez és annak biztosításához, hogy a költségek megfelelően szerepeljenek a pénzügyi kimutatásokban.