A munkahelyi vizsgálatok minden vállalat működésének szükséges részét képezik. Azért végzik őket, hogy biztosítsák, hogy a munkahely biztonságos, egészséges és mentes legyen a diszkrimináció vagy zaklatás minden formájától. Ennek következtében kulcsfontosságú, hogy a vizsgálatot szakszerűen és alaposan végezzék el. Ebben a cikkben a munkahelyi vizsgálati jegyzőkönyv megírásának lépéseit tárgyaljuk.
1. A panasz vagy incidens azonosítása
A hatékony munkahelyi vizsgálat lefolytatásának első lépése a panasz vagy incidens azonosítása. Ez történhet a panaszos meghallgatásával vagy az írásos panaszok vagy incidensjelentések áttekintésével.
2. A vizsgálat terjedelmének meghatározása
Ezután meg kell határoznia a vizsgálat terjedelmét. Ez magában foglalja a kihallgatandó személyek, a felülvizsgálandó dokumentumok és a vizsgálat ütemezésének meghatározását.
3. Jelölje ki a nyomozót
Miután meghatározta a vizsgálat terjedelmét, ki kell jelölnie a nyomozót. Ennek a személynek olyan személynek kell lennie, aki pártatlan, és akinek nincs személyes érdeke a vizsgálat kimenetelében.
4. Gyűjtse össze a bizonyítékokat
A nyomozónak össze kell gyűjtenie minden releváns bizonyítékot, beleértve a tanúvallomásokat, e-maileket és minden más olyan dokumentumot, amely a vizsgálat szempontjából lényeges lehet.
5. Tanúk kihallgatása
A vizsgálónak ki kell hallgatnia minden olyan tanút, aki releváns információval szolgálhat a panaszról vagy incidensről.
6. A bizonyítékok elemzése
Miután az összes bizonyítékot összegyűjtötte, a nyomozónak elemeznie kell azokat, hogy megállapítsa, alátámasztják-e a panaszt, vagy ellentmondanak-e annak.
7. Ténymegállapítások
Az összegyűjtött és elemzett bizonyítékok alapján a vizsgálónak ténymegállapításokat kell tennie. Ezeknek a megállapításoknak a valószínűségek mérlegelésén kell alapulniuk.
8. A megállapítások értékelése
A megállapítások megtétele után a vizsgálatvezetőnek értékelnie kell azokat, hogy megállapítsa, alátámasztják-e a panaszt vagy sem.
9. Ajánlások megtétele
A megállapítások és az értékelés alapján a vizsgálónak ajánlásokat kell tennie a munkáltatónak a meghozandó intézkedésekre, például fegyelmi intézkedésekre vagy a politikák és eljárások módosítására.
10. Írja meg a vizsgálati jegyzőkönyvet
Végül a vizsgálónak meg kell írnia a vizsgálati jegyzőkönyvet. Ennek a dokumentumnak tartalmaznia kell a panasz összefoglalóját, a vizsgálat terjedelmét, a gyűjtött bizonyítékokat, a ténymegállapításokat és az ajánlásokat.
Összefoglalva, a hatékony munkahelyi vizsgálat lefolytatása alapvető fontosságú a biztonságos és egészséges munkahely fenntartásához. E tíz lépés betartásával a munkáltatók biztosíthatják, hogy a vizsgálatokat szakszerűen és alaposan folytassák le, és hogy megfelelő intézkedéseket tegyenek a feltárt problémák kezelésére.
Egy vizsgálati jelentés megírása magában foglalja az információk gyűjtésének, az adatok elemzésének és a megállapítások világos és tömör bemutatásának szisztematikus folyamatát. Íme egy példa arra, hogyan kell vizsgálati jelentést írni:
1. Bevezetés: Kezdje a vizsgálat rövid áttekintésével, beleértve a vizsgálat célját és hatályát.
2. Módszertan: Ismertesse a vizsgálat lefolytatásához használt módszereket, például az interjúkat, a dokumentumok áttekintését és a helyszíni látogatásokat.
3. Megállapítások: Mutassa be a vizsgálat megállapításait logikus és szervezett módon, címsorok és alcímek használatával, hogy segítse az olvasót a jelentésben való eligazodásban. Tartalmazzon minden lényeges információt, például tanúvallomásokat, tárgyi bizonyítékokat és fényképeket.
4. Elemzés: Elemezze a megállapításokat a vizsgált probléma(k) kiváltó oka(i) azonosítása érdekében. Használjon ábrákat, grafikonokat és táblázatokat az adatok világos és tömör bemutatásához.
5. Következtetések: Foglalja össze a vizsgálat főbb megállapításait és következtetéseit. Tegyen ajánlásokat a korrekciós intézkedésekre vonatkozóan, amelyeket a hasonló incidensek jövőbeni előfordulásának megelőzése érdekében meg kell tenni.
6. Függelékek: Tartalmazzon minden alátámasztó dokumentumot, például tanúvallomásokat, fényképeket, valamint a vonatkozó irányelveket és eljárásokat.
A vizsgálati jelentés megírásakor fontos, hogy objektív, tényszerű és tömör legyen. Használjon szakmai hangnemet, és kerülje a személyes véleményeket vagy feltételezéseket. Ügyeljen arra, hogy a jelentés elküldése előtt gondosan lektorálja azt, hogy hibátlan és könnyen érthető legyen.
A vizsgálati jelentés megírása minden munkahelyi vizsgálat fontos szempontja. Arra szolgál, hogy dokumentálja a vizsgálat megállapításait, és közölje ezeket a megállapításokat az érintett felekkel. Egy jól megírt vizsgálati jelentésnek a következőket kell tartalmaznia:
1. A probléma világos és tömör megfogalmazása: A jelentésnek a vizsgálatot kiváltó probléma rövid összefoglalásával kell kezdődnie. Ennek a nyilatkozatnak világosnak és könnyen érthetőnek kell lennie.
2. A vizsgálati folyamat leírása: A jelentésnek tartalmaznia kell a vizsgálat során tett lépések részletes leírását, beleértve a bizonyítékok gyűjtésére alkalmazott módszereket, az elvégzett interjúkat és minden egyéb releváns információt.
3. Megállapítások: A jelentésnek egyértelműen tartalmaznia kell a vizsgálat megállapításait. Ez magában foglalja a vállalati politika, a törvények vagy rendeletek megsértését, valamint minden egyéb releváns információt.
4. Elemzés: A jelentésnek tartalmaznia kell a megállapítások elemzését, vázolva a jogsértések okait és azonosítva a hozzájáruló tényezőket vagy a mögöttes problémákat.
5. Ajánlások: A jelentésnek tartalmaznia kell a korrekciós intézkedésekre vonatkozó ajánlásokat, beleértve a politikák, eljárások vagy képzések olyan módosításait, amelyek szükségesek lehetnek a hasonló incidensek jövőbeni megelőzéséhez.
6. Következtetés: A jelentésnek a vizsgálat és annak megállapításainak összefoglalásával kell zárulnia. Tartalmaznia kell a vizsgálatot végző személy záró gondolatait vagy megjegyzéseit is.
Összességében egy jól megírt vizsgálati jelentésnek objektívnek és alaposnak kell lennie, és világosan meg kell ismertetnie az adott problémát, a vizsgálati folyamatot, valamint a megállapításokat és ajánlásokat.