Minden munkahelyen fontos, hogy világos és átfogó fegyelmi szabályzat legyen érvényben. Egy ilyen szabályzat meghatározza az alkalmazottak viselkedésével kapcsolatos elvárásokat és a jogsértések következményeit. Azt is biztosítja, hogy a munkavállalókkal szemben igazságos és következetes bánásmódot alkalmazzanak, és hogy mindenki tisztában legyen tettei következményeivel.
A munkahelyi fegyelmi politikát a szervezet minden szintjének – beleértve a vezetőséget, a humán erőforrásokat és a munkavállalókat – közreműködésével kell kialakítani. Ez biztosítja, hogy mindenki ugyanazon az oldalon álljon, és hogy a politika igazságos és ésszerű legyen. A szabályzatnak tartalmaznia kell a tiltott magatartások listáját, mint például a zaklatás, a diszkrimináció, a lopás és a kábítószerrel való visszaélés. A szabályzatnak tartalmaznia kell azokat a lépéseket is, amelyeket akkor tesznek, ha egy alkalmazott megsérti a szabályzatot, beleértve a szóbeli figyelmeztetést, az írásbeli figyelmeztetést, a felfüggesztést és a felmondást.
Fontos, hogy a munkáltatók következetesen és igazságosan hajtsák végre a fegyelmi szabályzatot. Ez azt jelenti, hogy minden alkalmazottra ugyanazokat a normákat kell alkalmazni, függetlenül a pozíciójától vagy a vállalatnál töltött szolgálati idejétől. A munkáltatóknak arról is meg kell győződniük, hogy a munkavállalók megértették a szabályzatot és annak megsértésének következményeit. Ezt képzési programokkal, munkavállalói kézikönyvekkel és rendszeres kommunikációval lehet elérni.
Egy világos és átfogó fegyelmi szabályzat megléte mind a munkáltatók, mind a munkavállalók számára előnyös lehet. A munkáltatók elkerülhetik a jogi problémákat, ha bizonyítják, hogy lépéseket tettek a munkahelyi tiltott magatartások megelőzésére. A munkavállalók biztonságban érezhetik magukat annak tudatában, hogy tisztességes bánásmódban részesülnek, és hogy a nem megfelelő viselkedésnek következményei vannak.
Összefoglalva, a munkahelyi fegyelmi szabályzat minden szervezet számára alapvető fontosságú eszköz. Elősegíti a biztonságos és tiszteletteljes munkahelyet, biztosítja, hogy a munkavállalók megértsék a viselkedésükkel kapcsolatos elvárásokat, és keretet biztosít a tisztességes és következetes végrehajtáshoz. A munkáltatóknak meg kell győződniük arról, hogy a szabályzatuk naprakész, világosan megfogalmazott és minden munkavállaló számára hatékonyan kommunikált.
A fegyelmi szabályzat olyan irányelvek és eljárások összessége, amelyeket egy szervezet követ a munkavállalók helytelen magatartásának vagy rossz teljesítményének kezelése és kezelése érdekében. A szabályzat felvázolja azokat a szabályokat, elvárásokat, következményeket és korrekciós intézkedéseket, amelyeket az alkalmazottaknak fegyelmi problémák esetén követniük kell.
A fegyelmi szabályzat jellemzően a következő elemeket tartalmazza:
1. Magatartási kódex: A szervezet viselkedési és magatartási normáinak világos és tömör megfogalmazása, amely felvázolja a munkavállalóktól elvárt elfogadható és elfogadhatatlan viselkedésformákat.
2. Fegyelmi intézkedések: Azon fegyelmi intézkedések és következmények felsorolása, amelyekkel az alkalmazottak a magatartási kódex vagy más irányelvek megsértése esetén szembesülhetnek. Világosan meg kell jelölni az egyes intézkedések súlyossági fokát, például szóbeli figyelmeztetés, írásbeli figyelmeztetés, felfüggesztés, felmondás vagy jogi eljárás.
3. Vizsgálati eljárások: A fegyelmi ügyek vagy panaszok kivizsgálásának részletes eljárása, beleértve az érintett felek szerepét és felelősségét, a titoktartási követelményeket és a határidőket.
4. Fellebbezési eljárások: Az alkalmazottak számára a fegyelmi intézkedések vagy határozatok megfellebbezésére szolgáló eljárás, beleértve a lépéseket, határidőket és azt, hogy kihez kell fordulni.
5. Dokumentációs követelmények: Minden fegyelmi intézkedés dokumentálására vonatkozó követelmény, beleértve a dátumot, az időpontot, a kötelességszegés jellegét és a megtett korrekciós intézkedéseket.
6. Munkavállalói segítségnyújtás: Olyan rendelkezés, amely támogatást és segítséget nyújt azoknak a munkavállalóknak, akik személyes vagy munkával kapcsolatos problémákkal küzdenek, amelyek hozzájárulhatnak a kötelességszegéshez vagy a rossz teljesítményhez.
Összességében egy jól megtervezett fegyelmi politika elősegíti a pozitív munkahelyi környezet kialakulását, védi a munkavállalók jogait, és biztosítja a fegyelmi intézkedések méltányosságát és következetességét.
A fegyelmi eljárás egy hivatalos eljárás, amelyet egy szervezet akkor követ, ha egy munkavállaló megsérti a vállalat irányelveit, vagy nem felel meg az elvárt viselkedési normáknak. A folyamat jellemzően négy lépésből áll, amelyek a következők:
1. Szóbeli figyelmeztetés: A fegyelmi eljárás első lépése általában a munkavállaló felettesének vagy vezetőjének szóbeli figyelmeztetése. Ennek a figyelmeztetésnek az a célja, hogy közölje a munkavállalóval, hogy a viselkedése nem elfogadható, és lehetőséget adjon neki a korrekcióra. A szóbeli figyelmeztetés során a felettesnek vagy a vezetőnek világosan meg kell mondania, hogy a munkavállaló mit rontott el, és mit kell tennie a javulás érdekében.
2. Írásbeli figyelmeztetés: Ha a munkavállaló viselkedése a szóbeli figyelmeztetés után sem javul, a következő lépés az írásbeli figyelmeztetés. Az írásbeli figyelmeztetésnek dokumentálnia kell a munkavállaló helytelen viselkedését, a további helytelen viselkedés következményeit, és azokat a lépéseket, amelyeket a munkavállalónak meg kell tennie a viselkedése kijavítása érdekében. A munkavállalónak az írásbeli figyelmeztetés egy példányát is át kell adni, és meg kell kérni, hogy aláírásával igazolja, hogy megkapta azt.
3. Felfüggesztés: Ha a munkavállaló viselkedése az írásbeli figyelmeztetés után sem javul, a következő lépés általában a felfüggesztés. A felfüggesztés hossza a kötelességszegés súlyosságától és a szervezet szabályzatától függ. A felfüggesztés ideje alatt a munkavállaló általában nem dolgozhat, és nem kap fizetést.
4. Megszüntetés: Ha a felfüggesztés után sem javul a munkavállaló viselkedése, a fegyelmi eljárás utolsó lépése a felmondás. A felmondásnak szakszerű és tiszteletteljes módon kell történnie, és a munkavállalónak világos indokot kell adni a felmondásra. A munkavállalót tájékoztatni kell a jogairól is, például a munkanélküli-ellátás igénybevételének jogáról és a döntés megfellebbezésének jogáról.