Minden e-mail elérhető marad bárhonnan, bármilyen engedélyezett gépen, kivéve a Post Office Protocol és a zárt szervereken küldött e-maileket.
POP3: Helyi e-mail
A legtöbb e-mail rendszer ma olyan modern technológiákat használ, mint az IMAP vagy az Exchange. Ezek az e-mail csomagok e-maileket hagynak a szerveren, így minden csatlakoztatott eszköz minden helyről hozzáfér az összes üzenethez.
Ugyanakkor a levelek kiszolgálóról a helyi számítógépre történő továbbítására szolgáló régi szervertechnológia másként viselkedik. A Post Office Protocol e-mailt küld annak az eszköznek, amelyik eredetileg elérte, majd törli a szerverről. Tehát még ha három e-mail program is elérte ugyanazt a POP alapú e-mail fiókot, az egyes üzenetek mind a három között szétszóródnak, és egyikük sem lát olyan üzeneteket, amelyekhez a többi számítógép hozzáférett.
A POP3-ot ma már ritkán használják, de a régi e-mail rendszerek, különösen a nagyon kicsi vagy nagyon régiek, még mindig telepítik, így nem kell fizetniük az előfizetők e-mailjeinek tárolásáért. Tehát tegyen néhány nagyobb, de jól bejáratott szolgáltatást is, például a Yahoo-t, bár a főbb e-mail szolgáltatók számára be kell választania a POP-ot.
Az összes eszközén lévő összes e-mail eléréséhez kerülje a POP-fiókokat.
Szerveroldali üzenetküldés
Egyes kiszolgálóként konfigurált számítógépek belső e-mail rendszereket használnak, amelyek zártak a rendszeren kívülről történő hozzáféréshez. Például egy Linux számítógép e-maileket küld a root felhasználónak a kritikus figyelmeztetésekről. A legtöbb esetben kevés szükség van ezekre az üzenetekre a kiszolgálón kívül, de ha mégis látnia kell őket, akkor be kell állítania egy IMAP-kiszolgálót, vagy be kell jelentkeznie az SSH használatával.