Használja az Access beviteli űrlapokat az adatok beviteléhez és módosításához

Az Access adatbázis egy vagy több táblázatot tartalmaz, amelyek kapcsolódó információkat tartalmaznak. Miután létrehozott egy ilyen üres adatbázist, áttanulmányozhatja az összes táblázatot, hogy információkat töltsön ki.

Ez azonban unalmassá és zavarossá válhat. Nehéz követni az összefüggéseket a táblázatok között, miközben megpróbálja beírni az adatokat. A hozzáférési beviteli űrlapok ennek értékes eszközei. Tervezhet bemeneti űrlapokat, így logikai formátumban adhatja meg az adatokat

Kezdjük azzal, hogy létrehozunk néhány egyszerű táblázatot, majd ezek tetejére építünk egy Access beviteli űrlapot.

A cikk utasításai az Access 2019, az Access 365, 2016, 2013 és 2010 programokra vonatkoznak, hacsak másképp nem jelezzük.

Táblázatok létrehozása az Access alkalmazásban

Az Access beviteli űrlap létrehozása előtt létre kell hoznia néhány táblázatot, amelyekbe az űrlapadatai belemennek.

A Microsoft Access nagyszerű a kisvállalkozások számára. Tehát ebben a példában létrehoz egy Access adatbázist az értékesítési információk nyomon követésére.

Ez az adatbázis információkat tartalmaz az értékesítési személyzetről, a havi értékesítésről és a havi kiadásokról.

A táblázat felépítése az Access szolgáltatásban:

1. Indítson új adatbázist az Access-ben. Látni fog egy üres részt Table1.

   

2. választ Kattintson a hozzáadáshoz, és adjon hozzá öt mezőt. Készítsen egy rövid szöveget, egy hosszú szöveget, egy nagy számot, egy rövid szöveget és két pénznem mezőt.

   

3. Kattintson jobb gombbal az egyes mezőkre, és válassza a lehetőséget Átnevezheti a mezőt és írja be az új mezőnevet. Nevezzen meg minden mezőt Értékesítő neve, címe, telefonszáma, hónapja, értékesítési és költségei.

   

4. Miután átnevezte az összes mezőt, készen áll a következő lépésre.

Most, hogy a táblája készen áll az adatokra, itt az ideje, hogy elkészítsen egy űrlapot az összes adat megadásához.

A nagyszámú mező csak az Access 2019 vagy újabb verzióiban érhető el. Az Access korábbi verzióiban String mezőt kell használnia olyan adatok rögzítéséhez, mint egy telefonszám.

Hozzon létre egy hozzáférési beviteli űrlapot

Először létrehoz egy egyszerű űrlapot, amely lehetővé teszi a Table1 táblázat.

Az új beviteli űrlap létrehozásának lépésről lépésre:

1. választ Teremt a menüben, és válassza a lehetőséget Form Wizard.

   

2. Válassza ki a >> gombot a táblázat összes mezőjének kiválasztásához.

   

3. Válassza ki a Következő gombot a folytatáshoz.

4. Válassza ki a kívánt űrlapelrendezést. Az Igazolt jó, vonzó kiindulópont. Ne feledje, ez csak egy kiindulópont. A folyamat későbbi szakaszában módosíthatja az űrlap tényleges megjelenését.

   

5. Válassza ki a Következő gombot a folytatáshoz.

6. Adjon címet az űrlapnak, majd válassza a megfelelő választógombot az űrlap megnyitásához adatbeviteli vagy elrendezési módban.

   

7. Válassza ki a befejez gombra az űrlap létrehozásához.

Az űrlap használata

Miután létrehozta az űrlapot, tetszése szerint kölcsönhatásba léphet vele.

Az elrendezés nézet lehetővé teszi az egyes mezők megjelenésének és maga az űrlap testreszabását. Az adatbeviteli nézet lehetővé teszi az űrlappal való interakciót és az adatok beírását.

Az űrlap így működik:

• Használja a > és < gombokkal előre és hátra léphet a rekordkészleten.
• A > gomb automatikusan új rekordot hoz létre az aktuális rekordkészlet végén.
• A Keresés mező segítségével konkrét elemeket találhat a táblázatban.
• használat Go To a FŐOLDAL menü a táblázatrekordok között történő előre-hátra lépéshez. Léphet az első vagy az utolsó lemezre is, vagy létrehozhat újat.

Most, hogy létrehozta ezt az első űrlapot, készen áll az adatok bevitelére.

Próbálkozzon a forma kialakításával. Mivel az űrlapok lesznek az Access adatbázisának területei, amelyeket a legjobban fog látni és használni, fontos, hogy az űrlap jól legyen megtervezve.

Hozzáférési beviteli űrlap az adatbevitelhez

Most, hogy elkészült egy űrlap a táblához, készen áll az adatok bevitelére.

Az új Hozzáférési beviteli űrlap használatának előnye, hogy az adatok megadásához nem kell egyedi mezőket találnia a táblázatban. Amikor adatokat szúr be egy mezőbe, egyszerűen kiválaszthatja Tab a billentyűzeten a következő mezőre lépéshez.

Miután megnyomta a Tab írja be az utolsó mezőbe, ez elmenti a legutóbb szerkesztett rekordot a táblázatba, és a következő üres rekordra lép.

Az új Access beviteli űrlap segítségével írjon be néhány rekordot a táblába.

Látni fogja, hogy csak az űrlapadatok megadásával és a tab megnyomásával gyorsan sok bejegyzést beírhat a táblába különösebb erőfeszítés nélkül.

Amint láthatja, az adatok bevitele az Access beviteli űrlap segítségével sokkal gyorsabb, mint az adatok közvetlen beírása az Access táblába.

A táblázat adatainak módosítása

Amellett, hogy új adatokat ad hozzá a táblázathoz, az Access beviteli űrlap segítségével módosíthatja azokat az adatokat is, amelyek már szerepelnek egy táblázatban.

Így működik:

1. Görgessen előre és hátra a rekordok között a < or > ikonok, vagy a Keresés mező, hogy a táblázat bármely mezőjében adatokat keressen.

   

2. választ Megtakarítás a Kezdőlap Records csoportjában. Vagy megnyomhatja a tabulátort az utolsó űrlapmezőben. Ezen lehetőségek bármelyike ​​menteni fogja a változtatást.

3. Használja a > ikon, amelynek jobb oldalán egy csillag található, és azonnal ugrik egy új rekord beírásához, függetlenül attól, hogy melyik rekordot nézi éppen.

   

4. Ha elegendő adat áll rendelkezésére, elkezdheti új táblák hozzáadását és összekapcsolását, valamint hasznos jelentések készítését.

A Microsoft Access egy nagyon hatékony eszköz, amellyel mindent nyomon lehet követni a személyes könyvtártól kezdve az egész kisvállalkozásig. Az űrlapok sokkal könnyebben hozzáférnek az Access táblákban tárolt összes adathoz.