Amikor elektronikus úton terjeszti a dokumentumokat, nem számíthat arra, hogy a címzettek telepítették a Word-et a számítógépükre.
Sok ember nem szereti a Word-dokumentumok fogadását, még akkor sem, ha a Word telepítve van a gépeikre. Ez azért van, mert a Word dokumentumok rosszindulatú makrókat tartalmazhatnak.
Tehát a dokumentumok terjesztésének legjobb módja PDF formátum. Az Adobe Acrobat az arany szabvány a PDF-készítésben. De borsos árcédulát hordoz magában. Ha csak alkalmanként hoz létre PDF-fájlt, valószínűleg nem akarja megvenni az Acrobatot.
A Microsoft Office 2 frissítése (SP2007) magában foglalta a PDF-mentés lehetőségét.