Végezze el a Microsoft Word Mail Merge From Excel programot

A Microsoft Word és az Excel levelezési funkciója leegyszerűsíti ugyanazon dokumentum több címzettnek történő elküldését, de személyre szabott változtatásokkal. A levélösszevonás során egy dokumentum (például egy levél) kombinálva van egy adatforrás-dokumentummal, például egy táblázattal. Így teheti meg.

Az ebben a cikkben szereplő utasítások a Microsoft 365, Word 2019, Word 2016, Word 2013 és Word 2010 szoftverekre vonatkoznak.

Készítse elő az adatokat az Egyesítéshez

A Word levelezési szolgáltatás zökkenőmentesen működik az Excelből származó adatokkal. Bár létrehozhat egy adatforrást a Word programban, az adatok felhasználási lehetőségei korlátozottak. Ha a levelezőlista adatait táblázatba foglalja, akkor nem szükséges újból beírnia az információkat a Word adatforrásába.

Bármely Excel munkalapot különösebb előkészület nélkül használhatja a Word levélösszevonási funkcióban. A levelek egyesítésének hibáinak elkerülése érdekében azonban célszerű az adatokat a táblázatba rendezni.

A levelezési egyesítés megkezdése előtt győződjön meg arról, hogy a táblázatban végrehajtott módosítások befejeződtek. Az egyesítés megkezdése után a módosítások hibákat okozhatnak a levelek egyesítésével.

Rendezze a táblázatkezelő adatokat

Rendezze az Excel levelezőlista adatait sorokba és oszlopokba. Gondoljon minden sorra, mint egyetlen rekordra, és minden oszlopra, mint egy mezőre, amelyet be kíván illeszteni a dokumentumába.

• Tegye az összes adatot egyetlen lapra: A levelezési lista adatainak, amelyeket a levélösszevonáshoz használni kíván, egy lapon kell lennie. Ha több lapra oszlik, kombinálja a lapokat, vagy hajtson végre több levél egyesítését. Ügyeljen arra is, hogy a lapok egyértelműen legyenek megnevezve, mivel meg kell választania azt, amelyet használni szeretne, anélkül, hogy megnézné.
• Hozzon létre egy fejléc sort: Hozzon létre egy fejléc sort ahhoz a munkalaphoz, amelyet a levélösszevonáshoz használni kíván. A fejléc sor olyan címkéket tartalmaz, amelyek azonosítják az adatokat az alatta lévő cellákban. Annak érdekében, hogy az Excel megkönnyítse az adatok és a címkék megkülönböztetését, használjon félkövér szöveget, cellahatárokat és a cellák árnyékolását, amelyek egyediak a fejlécsorban. Győződjön meg arról is, hogy a kiválasztott fejlécek egyeznek-e az egyesítési mezők nevével, ami szintén kevésbé valószínű hibákat fog előidézni.
• A numerikus adatokat formázza helyesen: Győződjön meg arról, hogy az olyan számok, mint az utcai számok és az irányítószámok, megfelelően vannak-e formázva a megjelenésük módjára, amint a levelek egyesítése befejeződött. A számok helytelen formázása hibákat okozhat az egyesítésben.

Hogyan adható meg a Levélösszevonás címzettjei lista

Így társíthatja a levelezőlistát tartalmazó elkészített Excel munkalapot a Word dokumentumhoz:

1. Nyissa meg a Word programban azt a dokumentumot, amelyet levélösszevonási sablonként fog használni. Ez lehet új vagy meglévő dokumentum. Válassza a lehetőséget Küldemények > Indítsa el a Levél egyesítését.

   

2. Válassza ki a futtatni kívánt fúzió típusát. Lehetőségei vannak

   • Betűk
   • E-mail üzenetek
   • Borítékok
   • Betűk
   • Könyvtár

   Ha szeretné, akkor a Levél egyesítése varázsló segítségével létrehozhatja az egyesítéseket is. Ebben a példában végigvezetjük az egyesítés kézi létrehozásának lépéseit.

3. Ezután menjen a Küldemények Lapot és válassza ki Válassza a Címzettek lehetőséget > Használjon meglévő listát.

   

4. Keresse meg és válassza ki az Excel-fájlt, amelyet előkészített a levélösszevonáshoz, majd válassza a lehetőséget Nyisd ki.

5. Ha a Word kéri, válassza a lehetőséget Sheet1 $ > OK.

   Ha az Excel oszlopfejlécekkel rendelkezik, válassza a ikont Az első adatsor oszlopfejléceket tartalmaz jelölőnégyzetet.

Hozzon létre vagy szerkesszen a Levélösszevonási dokumentum

Mivel az Excel táblázata csatlakozik a Wordben létrehozott levélösszevonási dokumentumhoz, itt az ideje, hogy szerkessze a Word dokumentumot.

Jelenleg nem módosíthatja az adatforrását az Excel programban. Az adatok módosításához zárja be a dokumentumot a Wordben, mielőtt megnyitja az adatforrást az Excel programban.

Helyezze be a mezők egyesítését a dokumentumba

A Wordben válassza a lehetőséget Küldemények > Egyesítse a mezőt hogy információkat vonjon le a táblázatból a dokumentumba. Válassza ki a hozzáadni kívánt mezőt (utónév, vezetéknév, város, állam vagy egyéb), majd válassza a lehetőséget betétlap.

Tekintse meg az Egyesítő dokumentumok elemet

Az egyesítési mezők dokumentumba illesztésekor a Word nem továbbítja az adatforrás formátumát. Ha olyan formázást szeretne alkalmazni, mint dőlt, félkövér vagy aláhúzás, akkor tegye meg Wordben.

Amikor a dokumentumot mezőkkel nézi, válassza ki a dupla nyilakat a mező mindkét oldalán, ahol a formázást alkalmazni kívánja. Az egyesített adatok megtekintésekor jelölje ki a módosítani kívánt szöveget.

Bármilyen formázási változás az összes egyesített dokumentumban megjelenik, nem csak az egyesítési dokumentumban, amelyben módosította.

Az egyesített dokumentumok előnézete

Az egyesített dokumentumok előnézetének megtekintéséhez lépjen a Küldemények > Eredmények előnézete. Ez a gomb úgy működik, mint egy váltókapcsoló, ezért ha csak a mezőket szeretné megtekinteni, és nem a bennük lévő adatokat, nyomja meg újra.

Navigáljon az egyesített dokumentumokban a Levelek fül gombjaival. Balról jobbra: Első felvétel, Előző rekord, Ugrás a felvételre, Következő rekord, és Utolsó rekord.

Mielőtt egyesítené a dokumentumokat, tekintse meg az összeset, vagy amennyit csak tud, nézze meg, hogy minden rendesen összeolvad-e. Fordítson különös figyelmet az egyesített adatok körüli írásjelekre és szóközökre.

Véglegesítse a Levél egyesítése dokumentumot

Amikor készen áll a dokumentumok egyesítésére, két lehetősége van:

• Dokumentumok nyomtatása: Egyesítse a dokumentumokat a nyomtatóba. Ha ezt a lehetőséget választja, a dokumentumokat módosítás nélkül elküldi a nyomtatónak. Ehhez válassza a lehetőséget Küldemények > Befejezés és egyesítés > Dokumentumok nyomtatása. 
• Egyedi dokumentumok szerkesztése: Ha a dokumentumok egy részét vagy mindegyikét személyre kell szabnia (alternatív megoldás lehet egy megjegyzési mező hozzáadása az adatforráshoz a személyre szabott jegyzetekhez), vagy más módosításokat kell végrehajtania a nyomtatás előtt, szerkessze az egyes dokumentumokat. Ehhez válassza a lehetőséget Küldemények > Befejezés és egyesítés > Egyedi dokumentumok szerkesztése.

Bármelyik módszert is választja, megjelenik egy párbeszédpanel, ahol megmondhatja a Word-nek, hogy egyesítse az összes rekordot, az aktuális rekordot vagy rekordtartományt. Válassza ki a nyomtatni kívánt rekordokat, majd válassza a lehetőséget OK.

Ha egyesíteni szeretne egy tartományt, írja be az egyesítésbe beilleszteni kívánt rekordok kezdő és végső számát, majd válassza a OK.