Megosztott postafiók hozzáadása és használata az Outlookban és a Microsoft 365-ben

Mit kell tudni

• A Microsoft Office 365 megosztott postafiókhoz rendelt mindenki hozzáférhet mindenhez: bejövő e-mailekhez, válaszokhoz, továbbításokhoz stb.
• Az Office 365 felhasználóknak Microsoft Exchange Online előfizetésre van szükségük a megosztott levelek eléréséhez.
• Létrehozhat egyet az MS 365 adminisztrációs központ alatt Csoportok> Megosztott postaládák. Válassza ki a Adjon hozzá egy postafiókot és kövesse onnan a lépéseket.

Ez a cikk elmagyarázza, hogyan kell felhasználókat hozzáadni egy megosztott Outlook postafiókhoz, valamint hogyan kell használni a megosztott postafiókokat az Outlookban, az interneten és egy mobilalkalmazásban.

Ezek az utasítások az Office 365 for Windows és a macOS rendszerre vonatkoznak; Outlook 2019, 2016, 2013 és 2010; Outlook iOS és Android rendszerhez; és az internetes Outlook.

Megosztott postafiók létrehozása az Office 365-ben

Annyi megosztott postafiókot hozhat létre, amennyire szüksége van, de a postafiókhoz rendelt minden felhasználónak rendelkeznie kell Microsoft 365-előfizetéssel. Megosztott postafiók beállítása:

1. Jelentkezzen be a Microsoft 365 felügyeleti központba a Microsoft 365 globális rendszergazdai fiókjával vagy az Exchange rendszergazdai fiók hitelesítő adataival.

   A Microsoft 365 adminisztrációs központ korábban Office 365 adminisztrációs központként volt ismert.

2. választ Csoportok > Megosztott postaládák a navigációs ablaktáblában.

   

3. választ Adjon hozzá egy postafiókot a Megosztott postaládák cimre.

4. A Adjon hozzá egy postafiókot oldalon írja be a megosztott postafiók nevét a név mező.

   

5. A postaláda álnév automatikusan létrejön a Email mezőbe, de tetszés szerint megváltoztathatja az álnevet. Amikor elnevezte a megosztott postafiókot, válassza a lehetőséget hozzáad.

   

6. választ Tagok hozzáadása ehhez a postafiókhoz alatt A következő lépések.

7. választ Tagok hozzáadása a Megosztott postafiók-tagok hozzáadása cimre.

8. Alatt Tagokjelölje be a négyzetet minden olyan személy mellett, aki hozzáférhet a megosztott postafiókhoz. Ha végzett, válassza a lehetőséget Megtakarítás és azután közel.

   Ha nem látja a személy nevét a listán, válassza a lehetőséget Keresés és írja be az illető nevét.

Az elküldött e-mailek mentése a megosztott postafiókba

Amikor a felhasználó e-mailt küld a megosztott postafiókból, az üzenet másolatát a felhasználó menti Elküldött elemek mappába, nem pedig a megosztott postafiókba. Ha ezeket az e-maileket a megosztott postafiókba szeretné menteni, akkor módosítania kell a megosztott postafiók beállításait.

Az elküldött e-mailek mentését a megosztott postafiókba hajtsa végre a következő lépéseket:

1. Jelentkezzen be a Microsoft 365 adminisztrációs központba, és válassza a lehetőséget Csoportok > Megosztott postaládák a navigációs ablaktáblában.

2. Válassza ki a megosztott postafiókot.

3. választ szerkesztése mellett Elküldött elemek.

   

4. Állítsa be mindkettőt Másolja a postaládaként elküldött elemeket és Másolja a postafiók nevében küldött elemeket nak nek On, Majd válassza ki Megtakarítás.

A megosztott postafiók használata az Outlook 2016, az Outlook 2013 és az Outlook 2010 alkalmazásban

A megosztott postafiók beállításakor a többi felhasználónak semmit sem kell tennie annak érdekében, hogy a megosztott postafiók megjelenjen az Outlook asztali verziójában. A megosztott postafiók automatikusan megjelenik az Outlook oldalsávjában.

E-mail küldéséhez a megosztott postafiókból hajtsa végre a következő lépéseket:

1. Válassza ki a FŐOLDAL fülre az Outlook tetején.

2. választ új Email új üzenet létrehozásához.

   

3. választ Tól től az új e-mail üzenetben, majd válassza ki a megosztott postafiókot.

4. Írja be az üzenetet, és válassza a lehetőséget Küldés.

Hogyan lehet hozzáférni a megosztott postafiókhoz az Outlook weben

Ha a megosztott postafiókkal szeretne böngészőben dolgozni, kézzel kell hozzáadnia a postaládát. A megosztott postafiók hozzáadásához a webes Outlookba tegye a következőket:

1. Jelentkezzen be Microsoft 365-fiókjába, majd válassza ki a kilátás app.

2. Kattintson a jobb gombbal mappák (vagy a postafiók nevét) a navigációs ablaktáblán, majd válassza a lehetőséget Megosztott mappa hozzáadása.

3. Írja be a megosztott postafiók e-mail címét a Megosztott mappa hozzáadása párbeszédpanelt, majd válassza a lehetőséget hozzáad.

Megosztott postafiókok hozzáadása az Outlook Mobile alkalmazáshoz

Ha okostelefonjáról vagy táblagépéről szeretne hozzáférni egy megosztott postaládához, kövesse az alábbi lépéseket:

1. Indítsa el az Outlook alkalmazást iOS vagy Android rendszerhez, és jelentkezzen be fiókjába.

2. Érintse Fiók hozzáadása a bal oldali ablaktáblán, majd érintse meg a elemet Megosztott postafiók hozzáadása. 

   Ha több Outlook-fiókja van, válassza azt, amelyik hozzáféréssel rendelkezik a megosztott postafiókhoz. 

3. Írja be az e-mail címet. Miután a folyamat befejeződött, meg kell jelennie a megosztott postafióknak a fiókjai alatt az Outlook alkalmazásban.

   Ha el akar távolítani egy megosztott postafiókot az Outlook alkalmazásból, lépjen a következőre: beállítások > Fiókok, majd érintse meg a megosztott postafiókot, és válassza a lehetőséget Fiók törlése.

Mi az a megosztott postafiók az Office 365-ben?

Minden, az Office 365 megosztott postafiókhoz rendelt személy teljes hozzáféréssel rendelkezik a benne található összes üzenethez. A tag felhasználók elolvashatják a beérkező e-maileket, válaszolhatnak az üzenetekre, továbbíthatják az üzeneteket, és megnézhetik, hogy mások hogyan reagáltak.

Amikor a csapattag a megosztott postafiókból érkező e-mailre válaszol, az e-mailt a megosztott címről küldi el, nem pedig az egyén e-mail címéről, így mindenki adatai bizalmasak maradnak. Ez azt jelenti, hogy a megosztott postafiókok általában nem rendelkeznek felhasználónévvel vagy jelszóval, ami biztonsági problémákat vethet fel.

Miért érdemes megosztott postafiókot használni?

A megosztott postafiókok ideálisak az ügyfélszolgálat vagy a marketing részlegek számára, amelyek azt akarják, hogy a beérkező e-mailekre a következő elérhető csapattag válaszoljon. A megosztott postaládákhoz megosztott névjegyzék és megosztott naptár is tartozik, így a csoport tagjai találkozókat hozhatnak létre egy központi helyen, amelyet az összes tag láthat.