A csatolt szöveg használata a Word Dokumentumok frissítéséhez

Ugyanazon szöveg frissítése több Word-dokumentumban időigényes lehet, különösen, ha több dokumentumot kell szerkesztenie. Az MS Word tartalmaz egy praktikus linkfunkciót, amely megkönnyíti ezt a folyamatot. Így kapcsolhatja össze az egyik Word-dokumentumot egy másik Word-dokumentummal.

Az ebben a cikkben szereplő utasítások a Microsoft 365, Word 2019, Word 2016, Word 2013 és Word 2010 szoftverekre vonatkoznak.

A linkelés megértése

A linkelés akkor hasznos, ha a szöveg minden dokumentumban megegyezik, és ha a szöveget frissíteni kell. Ez egy nagyon konkrét forgatókönyv, de sok időt takaríthat meg.

Például 20 Microsoft Word dokumentum, amely 20 lap címcímke kinyomtatására van beállítva, és minden oldalon több tucat címke található. Ha a 20 Word-dokumentumban szereplő címeket a jövőben frissíteni kell, ne frissítse manuálisan az egyes dokumentumokat. Ehelyett készítsen külön dokumentumot, amely felsorolja a címeket. Ezután kösse össze a 20 dokumentumot a címek egy oldalával, így amikor frissít egy címet, minden, a linket tartalmazó dokumentum is frissülni fog.

Egy másik példa, amikor több Word-dokumentum tartalmazza az újonnan felvett alkalmazott nevét és elérhetőségét, és ezeket a dokumentumokat minden új alkalmazott megkapja. Ahelyett, hogy ezeket az információkat beírná minden dokumentumba, illesszen be egy hivatkozást egy dokumentumra, amely tartalmazza a munkavállaló adatait. Így elérhetőségi adataik mindig helyesek és minden dokumentumban ugyanúgy vannak formázva.

Ez a típusú szöveges összekapcsolás nem azonos a hiperhivatkozásokkal, amelyek rákattintással weblapokat vagy más fájlokat nyitnak meg.

Szöveges hivatkozás beszúrása a Word-be

Szöveges hivatkozások segítségével egyszerre több Word dokumentumban is helyettesítheti a szöveget. A szöveges linkek hasznosak, ha ugyanazt a szövegblokkot több dokumentumba illeszti be, és ezt a szöveget egy bizonyos ponton frissíteni kell.

1. Egy új Microsoft Word dokumentumba írja be azt a szöveget, amelyre a többi dokumentumból hivatkozni fog. Formázza úgy, ahogyan szeretné, hogy megjelenjen a dokumentumokban. Például ez a dokumentum tartalmazhatja a 20 címet vagy az új alkalmazottak elérhetőségét.

2. Mentse a fájlt a hivatkozás létrehozásához. Mentse a fájlt bármely helyre, és jegyezze fel ezt a helyet.

   If áthelyezi a szöveget tartalmazó fájlt, beilleszt egy frissített hivatkozást a szövegre az összes összekapcsolt dokumentumban.

3. Jelölje ki az összekapcsolni kívánt szöveget.

4. Kattintson a jobb gombbal vagy tartsa megérintve a kijelölt szöveget, majd válassza a lehetőséget másolat.

   A billentyűzet használatához nyomja meg a gombot Ctrl + C PC-n vagy Command + C Mac számítógépen.

   

5. A hivatkozott szöveget tartalmazó dokumentumban vigye a kurzort oda, ahová a hivatkozott szöveget szeretné.

   A linkelt szöveg helye később megváltoztatható, akárcsak bármely szöveg áthelyezésekor.

6. Menj a FŐOLDAL Lapon válassza ki a Paszta legördülő nyíl és válassza a lehetőséget Speciális beillesztés.

   

7. Ban,-ben Speciális beillesztés párbeszédpanelen válassza ki Illessze be a linket.

8. Ha a hivatkozott szöveget pontosan az eredeti dokumentumban látható módon szeretné beilleszteni, válassza a lehetőséget Formázott szöveg (RTF).

   

9. választ OK.

10. Ismételje meg ezt a folyamatot annyiszor, ahányszor szüksége van minden dokumentumra, amelyet az eredeti szöveghez szeretne kapcsolni.