A Word-dokumentumok rendezettségének megőrzésének módjai

Ha több időt tölt a Microsoft Word fájlok keresésével, mint a dokumentumok kidolgozásával, használja ki a Word és a számítógép által kínált szervezeti lehetőségeket.

A cikk utasításai a Microsoft Word for Microsoft 365, Word 2019, Word 2016, Word 2013 és Word 2010 programokra vonatkoznak.

Mentse el az összes Word fájlt miniatűrökkel

A Word fájlok előnézeti képpel vagy indexképpel történő mentése megkönnyíti a szükséges dokumentum azonosítását anélkül, hogy megnyitná.

Az összes Word-dokumentum előnézeti vagy indexképes mentése:

1. A Microsoft Word alkalmazásban nyisson meg egy üres vagy meglévő dokumentumot, majd lépjen a filé Tab.

   

2. választ Info.

   

3. Válassza ki a ingatlanok legördülő nyíl és válassza a lehetőséget Speciális tulajdonságok.

   

4. Ban,-ben ingatlanok párbeszédpanelen lépjen a összefoglalás Tab.

   

5. Válassza ki a Miniatűrök mentése az összes Word dokumentumhoz jelölőnégyzetet.

   

6. választ OK.

   

Frissítse a Word dokumentum tulajdonságait

Ha több hasonló nevű és helyű Word-dokumentummal dolgozik, használja a Word-dokumentum tulajdonságai funkciót.

1. Nyissa meg azt a dokumentumot, amelyhez leíró tulajdonságokat szeretne hozzáadni, majd lépjen a filé Tab.

   

2. választ Info.

   

3. Válassza ki a ingatlanok legördülő nyíl és válassza a lehetőséget Speciális tulajdonságok.

   

4. Ban,-ben ingatlanok párbeszédpanelen lépjen a összefoglalás Tab.

   

5. Írjon be megjegyzéseket, kulcsszavakat, kategóriákat, címet és tárgyi információkat a fájlok megkülönböztetéséhez.

   

6. választ OK a módosítások alkalmazásához és a párbeszédpanel bezárásához. Amikor eljön a keresés ideje, a Word pontosan megtalálja, amire szüksége van.

Készítsen mappákat a számítógépén, és használja őket

Állítson be egy mappát a Word dokumentumaihoz, és nevezzen el valamit, amit nem felejt el, például MyWordDocs. Töltse fel az Ön számára értelmes módon elnevezett mappákkal, és ezeket a mappákat használja a Word fájlok mentésére és rendezésére. Ha például heti értekezlet-jegyzeteket készít, készítsen mappát ezekhez a jegyzetekhez, és tegyen bele további mappákat hónapokig vagy évekig.

Ha több éves Word-dokumentumok vannak a számítógépén, és nincs ideje megnyitni mindegyiket, és eldönteni, hogy megtartja-e vagy sem, készítsen egy mappát minden évre, és helyezze át a dokumentumokat ezekbe a mappákba. Ez egy jó módszer a régebbi fájlok tárolására, amíg nem lesz ideje a fájlokat az Ön számára megfelelő módon rendezni.

Használjon következetes fájlnevezési rendszert

Hozzon létre egy névadási rendszert a kívánt fájlok gyors megtalálásához. A fájlok megnevezésének számos módja van. Válasszon elnevezési rendszert és használja következetesen.

Íme néhány javaslat:

• A fájlnévbe írja be a dokumentum típusát, például szerződés, bérleti szerződés vagy hírlevél. Így megnézheti a fájl nevét, hogy megtalálja a fájlt.
• Kezdje a fájl nevét az ügyfél nevével (vagy a címzett vezetéknevével, ha a dokumentumok betűk).
• Írja be a dátumot a fájl nevébe.

Szánjon rá időt

Ha a számítógép merevlemezén kevés a tárhely, ne foglalkozzon egyszerre a szervezeti feladatokkal. Szüntesse meg a munkát kezelhető darabokra, és napi 15 percet fordítson rá.

Amikor rendezi a Word fájlokat a számítógépén, tegye az egyes fájlokat a létrehozott mappák egyikébe, hozzon létre új mappát vagy törölje azokat a fájlokat, amelyekre már nincs szüksége. Ha nem biztos benne, mit kell tennie egy fájllal, tegye be egy mappába HoldUntilDate és válasszon egy dátumot a jövőben, hogy ha addig nem nyitotta meg a mappát, akkor nyugodtan törölheti azt.

Bármilyen típusú mappákat készítsen, tegye ezeket a mappákat a Word fő mappájába, így tudni fogja, hol keresse meg.